Договор эцп уже получен

Подписание договора через интернет

Есть ИП (6% УСН), который занимается разработкой ПО для зарубежных клиентов. Вопрос: правомерно ли использование сервисов типа echosign.com или docusign для подписания договоров/актов приёмки?

Вариант отправки документов по почте не рассматривается в связи с ненадежностью и медлительностью.

И вообще, кому-нибудь кроме налоговой такие бумажки нужны?

29 Сентября 2013, 02:44 Сергей, г. Омск

Ответы юристов (4)

Добрый день, Сергей!

Запрета на использование цифровой подписи при подписании договоров в законе не содержится. Главное, чтобы Вы и Ваши контрагенты договорились об использовании такой подписи в Ваших сделках.

Если Вы заключите соглашение с Вашими деловыми партнерами о том, что вы признаете легитимность подписей, полученных через услуги «сервисов типа echosign.com или docusign », то такая подпись признается правомерной. Налоговой нужны только те бумажки, которые подтверждают Ваши доходы/расходы. Особенно налоговая может придраться к документам, связанным с расходами. К оформлению таких документов нужно подходить особенно тщательно и обосновать применение цифровой подписи на них.

пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ

«Использование при совершении сделок… цифровой подписи… допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон»;

пункт 1 статьи 434 Гражданского кодекса РФ

«Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась».

пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ

«Договор в письменной форме может быть заключен… путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

С уважением, Роман.

Есть вопрос к юристу?

Для ИФНС при системе УСН «доходы» интересна в процессе существования Вашего статуса ИП только ваша выручка. Причем, что касается электронных кошельков, то Вы либо поступившую выручку сами показываете на основании реестра платежей, заказываемого у оператора платежной системы за определенные периоды времени (о чем желательно с ним договориться заранее в переписке, регистрируя у него кошелек) и учитываете книге учета доходов и расходов, (либо не показываете, но это незаконно, хотя, ИФНС пока никак не может проверять такие кошельки), либо выручку с кошельков можно выводить на р/c ИП (в этом случае, снимается вопрос с реестрами платежей оператора кошелька). При прекращении деятельности в качестве ИП, по общему правилу, проводится налоговая проверка. Проверку осуществляют в Вашем случае по доходам, а точнее по их подтверждению. Тут нужны договоры и акты (накладные). Расходы не проверяются — коллега неверно указал.

При создании программного обеспечения используется смешанный договор подряда и возмездного оказания услуг, потому как программа ЭВМ, с одной стороны, находится до исполнения договора и после на материальном носителе свойство предмета договора подряда), с другой — нематериальна сама по себе (свойство предмета договора возмездного оказания услуг), с элементами договора отчуждения исключительного права на программу (ст. 1234 ГК РФ), если права полностью передаются, либо лицензионного договора, если передаются только права пользования (ст. 1235 ГК РФ). Кроме того, если программа уже сделана без чьего-либо заказа и выпущена для приобретения в свободный рынок, то имеет место просто договор отчуждения исключительного права или лицензионный.

В любом из этих договоров Вы должны подтвердить факт перехода прав на программу — составить акт приемки-передачи. Это самое важное для налоговой при УСН 6 %.

Сам договор можно заключить через интернет. Указанные Вами сервисы подойдут, но в случае, каких-либо споров с налоговиками в суде будет сложно проводить техническую экспертизу, подтверждающую факт заключения договора, потому как сложно будет обращаться к владельцу сервиса, истребуя доказательства, что именно Вы и Ваш контрагент заключили на их площадке договор.

Действующее гражданское законодательство допускает заключение договоров путем обмена письмами, сообщениями через интернет, но так, чтобы можно было доподлинно установить, что документ исходит от Вас и, соответственно контрагента — п. 2 ст. 434 ГК РФ. Касательно ЭЦП — это действительно веское доказательство подписания Вами документа, если такая подпись зарегистрирована удостоверяющим центром в соответствии с законом «об электронной подписи». Но тут возникают сложности с ЭЦП иностранного партнера, если она у него есть. Опять же, при спорах с ИФНС, потребуется делать запросы в другое государство, проводить экспертизу таковой.

В судебной практике по разному относятся к договорам заключенным онлайн. Однако общий подход — признают (даже без ЭЦП), однако, надо доказывать. В соответствии со ст. 64 АПК РФ, доказательства — любые материалы.

Есть несколько вариантов доказывания, что договор заключен конкретными лицами. В самом электронном тексте договора должны быть указаны полные реквизиты обоих и их электронные адреса, с которых происходит обмен документами. Если электронные адреса не указаны — процесс усложняется доказыванием принадлежности ящиков, что крайне проблематично, особенно если ящики некорпоративные, а созданы на почтовом сервере и никак не индивидуализированы. Дополнительно делаются обычные запросы через суд (или так) контрагенту на предмет отправки им электронных писем с целью заключения договора. И прочее. Доказывание идет в совокупности всех возможных источников получения информации о заключении договора. Процедурно же в суд представляются доказательства переписки в распечатанном в виде (с приложением электронных документов на материальном носителе). Можно также сделать протокол осмотра вашей почты у нотариуса (в порядке обеспечения доказательств, предусмотренном «Основами законодательства РФ о нотариате»).

По актам. В договоре можно предусмотреть, что акт считается подписанным, если в течение стольких-то дней после отправки его по электронной почте (с дублированием обычной), от контрагента не поступят возражения. Тогда просто прикладываете подписанный с одной (своей) стороны акт и документ об отправке почтой. Например заказная бандероль в Австралию весом в 5 г. (один акт) будет стоить 70 рублей.

В остальном договор и акт нужны Вам, в случае претензий контрагента по товару.

Да, при УСН 6% расходы подтверждать не нужно, Андрей правильно меня поправил.

Подписание договоров и актов, оптравка счетов в Диадок

Диадок — одна из систем электронного документооборота с контрагентами. Вопрос — нужно ли нам договорах прописывать (т.е. обязательно ли это), что для подписания будет использоваться система Диадок (или любая другая). можно ли подписывать договор с помощью Диадок? какую юридическую силу имеют такие документы?

Ответы юристов (4)

Да, такой договор будет иметь юридическую силу. В самом договоре хотя формально не обязательно, но лучше прописать, что договор заключается с использованием системы диадок. При этом если документооборот по договору и в дальнейшем будет осуществляться с помощью данной системы, этот момент также нужно отразить в самом договоре.

«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.08.2016)ГК РФ Статья 434. Форма договора
1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса.

4. В случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, договор в письменной форме может быть заключен только путем составления одного документа, подписанного сторонами договора.

С Уважением.
Васильев Дмитрий.

Есть вопрос к юристу?

Вопрос — нужно ли нам договорах прописывать (т.е. обязательно ли это), что для подписания будет использоваться система Диадок (или любая другая).
Евгений

Да, нужно предусмотреть в договоре оговорку о том, что договор заключается путем путем использования электронной подписи посредством обмена электронными документами в системе «ДИАДОК».

ГК РФ

Статья 434. Форма договора
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
можно ли подписывать договор с помощью Диадок?
Евгений

Да, это возможно. Но рекомендую предусмотреть соответствующее положение о порядке его заключения через данную систему.

В противном случае формально есть риск оспаривания данного договора, о чем свидетельствует судебная практика:

Постановление ФАС Уральского округа от 27.06.2014 N Ф09-4117/14 по делу N А07-19056/2013

В подтверждение факта заключения с обществом ПК «ОПТАН-Смарт»
договора поручительства истец представил копию договора от 21.08.2013
№ УОЛ-ПК-08-0761/СЗ, полученную посредством обмена электронными
документами в системе «ДИАДОК».

В силу ст. 161 Гражданского кодекса Российской Федерации сделки
между юридическими лицами заключаются в простой письменной форме.
Согласно п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса Российской Федерации
договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного
документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами
посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной
или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от
стороны по договору.
Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления
документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами,
совершившими сделку (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса Российской
Федерации).
В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской
Федерации использование при совершении сделки факсимильного
воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного
копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога
собственноручной подписи, допускается в случаях, предусмотренных законом
или соглашением сторон.
В силу ст. 362 Гражданского кодекса Российской Федерации договор
поручительства должен быть совершен в письменной форме. Несоблюдение
письменной формы влечет недействительность договора поручительства.
Как следует из материалов дела, в текст спорного договора
поручительства включена оговорка о необходимости собственноручного
свидетельствования руководителем поручителя подписи на договоре (лист 3
договора).
Условие о возможности использования при его заключении аналогов
собственноручной подписи уполномоченных лиц, равно как и возможности
заключения договора путем обмена документами посредством электронной
связи в тексте договора от 21.08.2013 № УОЛ-ПК-08-0761/СЗ отсутствует.

Соответственно, данный договор считается заключенным после его подписания уполномоченными лицами сторон договора.
Обществом ПК «ОПТАН-Смарт» отрицает факт подписания им договора
поручительства от 21.08.2013 № УОЛ-ПК-08-0761/СЗ.
Проанализировав содержание спорного договора, суды пришли к
правильному выводу о том, что при отсутствии соглашения кредитора и
поручителя о возможности заключения договора с использованием
электронной связи и придании электронно-цифровой подписи юридической
силы, рассматриваемый договор поручительства не является надлежащим
обеспечением обязательств покупателя
. Представленная истцом копия договора
от 21.08.2013 № УОЛ-ПК-08-0761/СЗ не позволяет считать письменную форму
сделки, на обязательность которой указано в ст. 362 Гражданского кодекса
Российской Федерации, соблюденной.

Смотрите так же:  Экспертиза по оценке стоимости автомобиля

Добрый день, Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. (п. 1ст. 6 ФЗ о ЭЦП)

Можете предусмотреть в договоре, что для подписания будет использоваться система Диадок.

Здравствуйте. В системе ДИАДОК происходит электронный документооборот с использованием цифровых элетктронных подписей. Согласно ГК РФ

«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.08.2016)ГК РФ
Статья 160. Письменная форма сделки
1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.
Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.
Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162).
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

То есть, если условиями сделки будет предусмотрено возможность использования электронной подписи, то такие сделки будет иметь юридическую силу. Поэтому в договоре следует указать о приминени при его подписании электронной подписи в системе ДИАДОК.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Договор с иностранной компанией

Хочу работать через ИП с иностранной компанией. Хотим заключить договор.

1. Можно ли считать действительным договор, который подписан ими и мне прислана копия по электронной почте без реальной подписи?

2. Кому кроме банка этот договор должен быть предоставлен для просмотра? Проверяется ли договор при проверках налоговых, например?

3. Действителен ли договор на английском языке с отдельным переводом без заверения нотариуса, так как нет реальной подписи? Если нет, как лучше оформлять договор с переводом?

Ответы юристов (6)

Можно ли считать действительным договор, который подписан ими и мне прислана копия по электронной почте без реальной подписи?

Договор заключается путем проставления подписи и печати либо только подписи (для физ лица и ИП)- к тому же устная договоренность между участниками предпринимательской деятельности не устанавливает прав и обязанностей- то есть обязательно должно быть формально выраженное согласие лица с условиями договора- с помощью подписи и печати на бумажном носителе или ЭЦП на электронном варианте договора. Только тогда договор будет признан действительным, то есть устанавливающим для его сторон права и обязанности.

Кому кроме банка этот договор должен быть предоставлен для просмотра? Проверяется ли договор при проверках налоговых, например?

Договора никому не надо предоставлять. Для проверок юр лиц (и речь идет не только о налоговой)- если это входит в компетенцию проверяющего органа,- проверять могут также и договора проверяемого лица.

Действителен ли договор на английском языке с отдельным переводом без заверения нотариуса, так как нет реальной подписи? Если нет, как лучше оформлять договор с переводом?

Обязательного требования к языку договора нет- то есть он будет действительным и на русском и на английском, и даже на двух сразу ) — нотариально заверенный перевод вам может понадобиться в случае судебного спора.

Есть вопрос к юристу?

Олеся, в случае возникновения судебного спора, договор в такой форме не будет признан заключенным. Поэтому, в любом случае просите прислать Вам экземпляр договора по почте (обычной).

Припятсятвием для разрешения спора так же является его изложение на иностранном языке, в лучшем случае, если он будет составлен сразу на двух языках (оформляется в две колонки), в противном случае, Вам потребуется его нотариально заверенный перевод.

1. Можно ли считать действительным договор, который подписан ими и мне прислана копия по электронной почте без реальной подписи?

Подпись является одним из обязательных составляющих письменной формы сделки. В идеале нужно иметь оригинал договора. В самом договоре можно прописать о том, что факсимильные копии договора имеют юридическую силу наравне с оригиналом. При этом копии присланные вам по эл. почте должны содержать подпись другой стороны, а также желательно и печать компании.

Также договор должен содержать реквизиты организации, так чтобы можно было ясно определить что это конкретная организация.

Кроме того на всякий случай хотел бы обратить внимание на процедуру разрешения споров по договору и советовал бы прописать вам пункт о том что ко всем спорам применяется законодательство РФ, а также о том все споры разрешаются в арбитражном суде РФ.

2. Кому кроме банка этот договор должен быть предоставлен для просмотра? Проверяется ли договор при проверках налоговых, например?

Налоговая вправе запросить копии договора при проведении проверки, помимо них такие полномочия есть у довольно широкого круга гос органов (ФАС, Прокуратура, Полиция и т.д… все зависит от ситуации)

3. Действителен ли договор на английском языке с отдельным переводом без заверения нотариуса, так как нет реальной подписи? Если нет, как лучше оформлять договор с переводом?

Лучше оформлять на двух языках как вам советует Коливанов Сергей. Только проверьте соответствие русского перевода английскому.

Согласно п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в надлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенным условием договора поставки в силу ст. 432 ГК РФ является предмет договора.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ простая письменная форма договора считается соблюденной, когда договор заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей установить, что документ исходит от стороны по договору.

То есть необходимо, чтобы в вашем договоре было условие о признании юридической силы договоров, полученных по электронной почте.

ЭЦП (электронная цифровая подпись) в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении условий, указанных в ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Если договор получен по электронной почте без использования ЭЦП, то может возникнуть проблема при доказывании того, что договор отправлен именно поставщиком (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Поэтому, для таких договоров вам следует приобрести ЭЦП. В этом случае проблем возникать не будет.

Либо произвести заключение договора путем направления экземпляров заказным писмом, после подписания Вы отправите также письмом обратно.

Представлять кому либо договор необходимости нет. Единственное, что у Вас его вправе запросить в случае проведения проверки. Это может сделать не только налоговая но и множество других уполномоченных органов — прокуратура, полиция и т.д.)

Лучше заключить договор на двух языках. Так Вы обережете себя от дальнейших проблем. Либо сразу сделать нотариальный перевод договора.

В случае если договор будет только на иностранном языке, то это будет препятствием для разрешения спора в судебном порядке на территории РФ.

Целесообразным видится также указать, в каком суде будут разрешаться споры в случае их возникновения — иностранном или Российском. Вам конечно же предпочтительнее указать, что к возникшим спорам будет применяться законодательство РФ.

1. Можно ли считать действительным договор, который подписан ими и мне прислана копия по электронной почте без реальной подписи?

Обычно, обмен договорами происходит по эл. почте следующим образом — каждая сторона присылает договор по эл почте в виде приложения (договор) в формате PDF, где стоят подписи. Такой договор признается заключенным и действительным. Впоследствии стороны обмениваются по почте оригиналами договоров. Но если Вы будете иметь договор с подписями в формате PDF, то этого тоже будет достаточно. Главное — четкое указание на реквизиты стороны (ИНН, адреса и пр. ), и в обязательном порядке — указать адреса эл почты сторон.

2. Кому кроме банка этот договор должен быть предоставлен для просмотра? Проверяется ли договор при проверках налоговых, например?

ну в банк договор также предоставляется только в случае проводки (платежей) денежных средств в соответствии с договором. Но договор может быть представлен в таможенные органы (если будет доставка какого либо товара, экспорт/импорт) в обязательном порядке, также в органы, которые занимаются сертифицированием продукции. В том числе и налоговые органы при проверке предприятия могут потребовать представить договор. Поэтому договоры, заключаемые предприятием, обычно хранятся в отдельной папке в бухгалтерии.

3. Действителен ли договор на английском языке с отдельным переводом без заверения нотариуса, так как нет реальной подписи? Если нет, как лучше оформлять договор с переводом?

Договор без отсутствия подписи сторон даже заверенный нотариусом НЕ является действительным, ибо договор должен быть подписан сторонами в обязательном порядке. По практике договор с иностранными партнерами (особенно из стран дальнего зарубежья) изготавливаются в виде таблицы, где, например, левая сторона, пункт договора исполнен на русском языке, а справа идет текст пункта договора на английском (или ином выбранном сторонами иностранном языке). Тексты пунктов на русском и английском языках тождественны. Важным представляется — приоритет какому языку будет отдан при наличии разночтений в договоре, обычно указывают, что в случае наличия разногласий (разночтений) в тексте договора преимущественным будет — язык. И особое значение имеет юрисдикция договора и применимое право. Например, все споры и разбирательства, связанные с данным договором будут переданы на рассмотрение Арбитражного суда Санкт Петербурга или Арбитражного института Торговой палаты Стокгольма (далее идет применимое право).

Из существа Ваших вопросов делаю вывод, что вы планируете начать деятельность с иностранной организацией — резидентом или нет? В случае если вы начинаете деятельностьс нерезидентом то Ваши отношения подпадают под действие закона о Валютном регулировании и тогда в зависимости вы подпадаете под валютное регулирование, возникает обязанность по открытию паспорта сделки. И обязанность предоставить контракт в орган валютного регулирования — обслуживающий банк.

Касательно договорных отношений. Ваш контракт может быть подписан посредством обмена скан копиями по электронной почте если ссылка об этом есть в контракте. Но желательно иметь оригинал. А касательно англоязычной версии контракта, это уже сложнее. Риски возникают с пониманием содержания текста. Но в целом данная форма может иметь жизнь если устраивает стороны, но для предоставления в налоговую, банк или таможню нужно будет иметь официальный, нотариальный перевод, а лучше делать двуязычную версию и подписывать ее сторонами.

Смотрите так же:  Договор благотворительной помощи услуга образец

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Электронная цифровая подпись: исследуем важные тонкости

  • Новинский Д.Ю. | налоговый консультант, аттестованный аудитор

Э лектронные документы, подписанные электронными цифровыми подписями, являются не только основанием для проведения операций, но и первичными документами, подтверждающими операции для целей обложения налогом на прибыль и НДС, как важнейшими налогами, уплачиваемыми организациями-налогоплательщиками. В статье рассмотрены практические ситуации по включению в состав расходов затрат, подтвержденных электронными документами, использование электронных счетов-фактур и порядок применения электронных цифровых подписей на электронных документах.

Особенности документов, имеющих ЭЦП

Согласно ч. 1 ст. 2 Федерального закона РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписавшего информацию. То есть электронная цифровая подпись (ЭЦП) равнозначна собственноручной подписи на документе, выполненном на бумажном носителе.

В настоящее время оборот документов, заверенных ЭЦП, постоянно увеличивается. Электронные цифровые подписи, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ, используются в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Наиболее важным моментом является волеизъявление сторон в обмене «электронными документами», заверенными ЭЦП. Документы, заверенные ЭЦП, могут быть использованы во всех видах гражданско-правовых сделок.

В некоторых случаях документы, заверенные ЭЦП, носят обязательный характер. Так, в письме Федеральной антимонопольной службы от 15.07.2011 № АЦ/27696 указано, что при проведении открытых аукционов в электронной форме на поставку товаров (работ, услуг) для государственных и муниципальных нужд весь документооборот должен осуществляться только в электронной форме. Государственный (муниципальный) контракт, оформляемый по результатам открытого аукциона в электронной форме, в обязательном порядке должен быть зафиксирован в электронной форме. При этом ФАС ссылается на ст. 168 ГК РФ и предупреждает о том, что госконтракт на бумажном носителе будет считаться ничтожным. Желание антимонопольного ведомства увеличить электронный документооборот и приблизиться к мировым стандартам понятно. Однако следует отметить, что не все поставщики и подрядчики товаров, работ и услуг для государственных нужд обладают электронными подписями. Большинство субъектов малого предпринимательства (индивидуальные предприниматели, «упрощенцы») об ЭЦП и не слышали и получать ее не собираются. А не допускать их к участию в конкурсах, аукционах или иным формам закупок заказчик не имеет права, так как в этом случае его та же антимонопольная служба оштрафует за создание условий допуска, не предусмотренных законодательством о государственных закупках. Таким образом, вышеуказанное письмо ФАС России — в какой-то степени документ с потенциалом на будущее.

Ряд федеральных органов исполнительной власти полностью перешел на электронный документооборот. В частности, органы ФНС принимают налоговые декларации только в электронной форме. Согласно ст. 80 НК РФ налоговая декларация представляет собой письменное заявление или заявление, составленное в электронной форме и переданное по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, налогоплательщика об объектах налогообложения, о полученных доходах или произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, об исчисленной сумме налога и/или о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога. Порядок направления требований о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по специальным телекоммуникационным каналам связи в настоящее время регулируется приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/[email protected] «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». В соответствии со ст. 93 НК РФ, если затребованные у организации-налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным форматам, такие документы могут быть отправлены в налоговый орган по защищенным каналам связи также в электронной форме.

Согласно письму Минфина РФ от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409 организация может оформлять первичные и сводные учетные документы как на бумажных, так и на электронных носителях. Если организация составляет документы на электронных носителях, то она обязана за свой счет сделать копии таких документов на бумажных носителях для представления в контрольные органы, органы прокуратуры и суды различных инстанций (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ, далее – Закон № 129-ФЗ). В соответствии со ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. То есть электронный документ, подписанный ЭЦП, имеет те же права, что и документ, подписанный собственноручной подписью должностного лица и скрепленный печатью организации. Аналогичная позиция изложена и в письме УФНС РФ по г. Москве от 22.09.2010 № 16-15/[email protected]

В настоящее время Закон № 63-ФЗ вступил в силу, но ряд статей из него начинает действовать только с 01.07.2012, а до этого момента действует Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 1-ФЗ), и все имеющиеся нормативные акты были подготовлены с учетом норм этого закона. Закон № 1-ФЗ, безусловно, явился серьезным шагом в дальнейшем развитии электронного документооборота, хотя он и имеет некоторые недостатки. Так, ст. 3 Закона № 1-ФЗ установлено, что владельцем сертификата ключа ЭЦП (т.е. тем, кто проставляет ЭЦП) является физическое лицо, а не организация. То есть организация оформляет ЭЦП на свое определенное должностное лицо. В этом случае возникают риски того, что после увольнения (а в условиях экономического кризиса эта вероятность велика) данное должностное лицо может совершить мошеннические действия от имени организации. Другая ситуация связана с тем, что в случае отсутствия физического лица (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) его сертификатом ключа может воспользоваться кто-либо из коллег или это может быть сделано по поручению руководства организации с целью подписания контракта или иных документов. В этих случаях велика вероятность того, что сделку могут признать ничтожной.

В настоящее время арбитражные суды в основном исходят из формальных признаков в отношении контрактов, то есть требуется их оформление на бумажном носителе, наличие подписей, печатей. Не всегда арбитражные суды принимают в качестве доказательства контракт в электронной форме в качестве доказательства правомерности действий одной из сторон. На практике, чтобы представить в качестве доказательства «электронный контракт» с ЭЦП, необходимо распечатать его скриншот с экрана в присутствии нотариуса и получить заверительную подпись этого же нотариуса на распечатанном документе. Также надо будет представить в качестве доказательства документы, подтверждающие факт наличия у должностного лица сертификата ключа подписи и внутренние документы организации, подтверждающие факт того, что данный сотрудник обладал правом подписывать ЭЦП-контракты.

Важнейшим фактом, определяющим возможность представлению в суды контрактов и иных документов, подписанных ЭЦП, является наличие соглашений между сторонами об использовании электронного документооборота.

Согласно определению ВАС РФ от 28.05.2009 № ВАС-662/09 в случае отсутствия между сторонами соглашения о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи договора подписанный таким образом договор признается незаключенным. Данная норма распространяется и на электронные документы, подписанные ЭЦП.

В ч. 4 ст. 2 Закона № 63-ФЗ указывается, что владельцем сертификата ключа проверки ЭЦП является лицо, которому выдан сертификат проверки ключа ЭЦП. Данный закон устанавливает следующие виды электронных подписей: простую и усиленную. Последняя подразделяется на квалифицированную усиленную подпись и неквалифицированную электронную подпись. Простой электронной подписью является подпись, которая путем использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭЦП определенным лицом. Такая подпись является подписью физического (должностного) лица.

Согласно ст. 5 Закона № 63-ФЗ неквалифицированной электронной подписью является подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭЦП. Также неквалифицированная электронная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений или дополнений в документ уже после его подписания ЭЦП. Квалифицированная электронная подпись выполняет те же функции, но защищена более надежно. В соответствии со ст. 9 Закона № 63-ФЗ соглашения между участниками электронного взаимодействия устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанных собственноручной подписью. При этом такие соглашения должны предусматривать правила определения лица, подписавшего электронный документ, по его простой электронной подписи и обязанность данного лица соблюдать конфиденциальность. То есть использование ЭЦП без письменного согласия физических лиц не допускается. Квалифицированная ЭЦП признается действительной до ее отмены решением суда (ст. 11 Закона № 63-ФЗ). Таким образом, Закон № 63-ФЗ снижает риски противоправных действий с незаконным использованием ЭЦП.

Вопросы применения ЭЦП для целей налогообложения прибыли

Наиболее важным вопросом является возможность признания для целей исчисления налога на прибыль доходов и расходов, подтвержденных документами, составленными в электронной форме и/или заверенными ЭЦП. Данная проблема является ключевой. Однако вопрос равнозначности бухгалтерских и налоговых документов, оформленных в электронном виде, и документов, выполненных на бумажных носителях, до конца еще не урегулирован. При проведении проверок налоговые органы в этом вопросе ссылаются на норму п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Согласно п. 2 ст. 9 этого же закона первичные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Налоговые органы очень внимательно относятся к документам, выполненным на электронных носителях в качестве подтверждения осуществленных операций. К этому вопросу они подходят с формальных позиций.

Организация, расположенная в Москве, часто посылала сотрудников в командировку в свои филиалы в Тулу, Рязань и Брянск. Для поездок им приобретались электронные железнодорожные билеты, имеющие ЭЦП и все необходимые реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Однако при проведении проверки налоговики не посчитали наличие электронных билетов основанием для принятия расходов в расчет налоговой базы по налогу на прибыль. Свою позицию они мотивировали тем, что электронные билеты доказывают только факт их приобретения, а поездки сотрудника на поезде они не доказывают. Возражения организации о том, что сотрудники действительно находились в командировке, что подтверждается отметками в командировочных удостоверениях, авансовыми отчетами и т.п., приняты не были. Организация была вынуждена произвести перерасчет налога на прибыль, подать уточненную налоговую декларацию и уплатить штраф. После этого организация отказалась от приобретения электронных билетов и перешла только на билеты на бумажном носителе.

Однако ситуация для организаций-налогоплательщиков не является потенциально критической. Согласно ст. 4 Закона № 1-ФЗ электронная подпись считается равнозначной собственноручной подписи под документом, выполненном на бумажном носителе, в следующих случаях: сертификат ключа подписи не утратил действие на момент подписания электронного документа, при наличии доказательств, определяющих момент подписи; подлинность ЭЦП подтверждена. Налоговые органы придерживаются позиции, что если иное не предусмотрено законодательством, то первичные учетные документы налогового и бухгалтерского учета могут составляться в электронном виде и заверяться ЭЦП лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении требований Закона № 1-ФЗ (см., в частности, письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.09.2011 № 16-15/[email protected]). Аналогичной позиции придерживается и Минфин России (см., в частности, письмо Минфина РФ от 27.10.2008 № 03-03-06/1/605, от 26.11.2009 № 03-03-08/85).

Смотрите так же:  Требования к пластырям

Наибольшую проблему вызывает требование ст. 4 Закона № 1-ФЗ доказать момент подписания документа ЭЦП и правомочность должностного лица, проставившего ЭЦП. Таким подтверждением могут быть: приказ о наделении должностного лица полномочиями проставлять ЭЦП на электронных документах, а в случае если ЭЦП наделен руководитель организации, то его приказ по организации о том, какие документы составляются в электронном виде и подписываются ЭЦП; соглашения с контрагентами об электронном документообороте, в котором указано, кем и какие документы заверяются ЭЦП. При этом главным будет правильное оформление всех необходимых документов. Момент подписания электронного документа определяется с помощью программных продуктов. Если передача электронных документов сторонами осуществляется через специализированную организацию, использующую средства криптографической защиты для передачи конфиденциальной информации, в этом случае будет достаточно сделать официальный запрос – и можно будет получить информацию о времени совершения ЭЦП.

Как уже отмечалось, документы в электронном виде, заверенные ЭЦП, имеют ту же правомочность, что и документы на бумажных носителях, заверенные подписью должностного лица и печатью организации. На практике встречаются ситуации, когда документооборот между организациями происходит только в электронной форме. В частности, в электронной форме происходит выставление счетов от интернет-провайдеров за услуги связи, за приобретение авиационных и железнодорожных билетов и т.п. Чтобы налоговые органы не предъявили претензий в необоснованности затрат и отсутствии их документального подтверждения, организации-налогоплательщики должны выполнить следующие обязательные условия.

Во-первых, четко определить круг контрагентов и операций, по которым будет осуществляться электронный документооборот и совершаться ЭЦП.

Во-вторых, должны быть в наличии соглашения между сторонами об использовании электронного документооборота, составление электронных документов, подписанных ЭЦП, и порядке обмена электронными документами.

В-третьих, компьютер, на котором будет осуществляться работа с электронными документами, подписанными ЭЦП, и их прием-передача контрагенту, должен быть аттестован и использоваться только для указанных целей.

В-четвертых, весь документооборот должен проходить только по защищенным каналам связи и/или через специализированную организацию.

В-пятых, приказом по организации должны быть установлены должностные лица, имеющие право проставлять ЭЦП, и типы документов, на которые эти электронно-цифровые подписи проставляются.

В-шестых, все составленные в электронном виде документы должны отвечать формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а те документы, формы которых не содержатся в альбомах унифицированных форм, должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; измерение хозяйственной операции в денежном и натуральном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции; личную подпись этого должностного лица (на электронном документе – его ЭЦП).

В-седьмых, электронные документы будут служить основанием для включения расходов в расчет налоговой базы по налогу на прибыль только в том случае, если контрагент организации-налогоплательщика будет их подписывать ЭЦП.

Организация заключила договор на услуги Интернета. Договор был заключен в электронной форме, счета выставлялись так же. Весь документооборот между сторонами осуществлялся в электронной форме. Для того чтобы расходы были произведены, в целях обоснования оплаты подключения, использования и технического обслуживания системы Интернет были подготовлены следующие документы: приказ об использовании системы Интернет сотрудниками, правила ее эксплуатации и порядок осуществления документооборота. Обмен документами между сторонами осуществлялся только с заверением их ЭЦП. Все полученные в электронной форме счета, дополнения, тарифы и пр. помещались в отдельную электронную папку и дублировались копиями.

На практике ряд бухгалтеров задает вопрос о необходимости дублировать электронные документы документами на бумажных носителях. Такая необходимость не является обязательной, так как законодательство приравнивает к документам на бумажных носителях документы на электронных носителях (при соблюдении последними ряда определенных условий). Поэтому наличие дополнительных экземпляров договоров, контрактов, счетов и т.д. на бумажных носителях не будет считаться нарушением. Также в определенных установленных законодательством случаях копии электронных документов выполняются на бумажных носителях в обязательном порядке.

Некоторые налоговые инспекции при проведении проверок неправомерно истребуют от организаций-налогоплательщиков бумажные аналогии электронных документов. Такое требование является нарушением нормы ст. 93 НК РФ. Согласно письму Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521 в тех случаях, когда запрашиваемый налоговыми органами у организации-налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленной форме, представление документа производится организацией-налогоплательщиком на бумажном носителе в виде заверенной им копии с отметкой о подписании документа ЭЦП. Однако в своем письме главное финансовое ведомство не указало, должна ли организация-налогоплательщик представлять на бумажном носителе документ, составленный не по унифицированной форме, но содержащий весь необходимый перечень обязательных реквизитов? По мнению автора, наличие в электронном документе всех обязательных реквизитов, указанных в п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, не приравнивает его к документу, составленному по унифицированной форме. Возможны различные точки зрения на данный вопрос, но для избежания санкций со стороны налоговых органов будет наиболее оптимальным представить копии таких документов на бумажных носителях.

Вопросы применения ЭЦП для целей налогообложения добавленной стоимости

С налогом на добавленную стоимость ситуация обстоит проще. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Пункт 9 данной статьи вообще очень широко трактует возможность использования электронного документооборота при уплате и исчислении НДС: счета-фактуры, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж могут вестись в электронной форме по образцу, утвержденному федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным осуществлять контроль и надзор в сфере налогов и сборов, то есть по образцу и форме, утвержденным ФНС.

Счета-фактуры, выполненные в электронной форме, согласно п. 9 ст. 169 НК РФ, подписываются ЭЦП руководителя организации или ЭЦП иных должностных лиц, уполномоченных на это приказом или иным распорядительным документом организации. Законодательство разрешает использовать при этом доверенности, но, по мнению автора, это влечет дополнительные риски.

Порядок составления и обмена счетами-фактурами аналогичен всему хозяйственному документообороту в электронной форме. Счета-фактуры в электронной форме составляются по взаимному согласию сторон и при наличии у сторон соответствующих технических средств и возможностей приема и обработки счетов-фактур. Аналогичной позиции придерживается и Министерство финансов России (см., в частности, письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26). Ведомство рекомендует при оформлении согласия исходить из обычаев делового оборота (правил делового оборота). Однако во избежание рисков невыставления счетов-фактур все-таки лучше заключить между организациями-контрагентами соглашение об обмене счетами-фактурами в электронной форме, подписанными ЭЦП.

Организации подписали договор на поставку товара. В качестве дополнения к контракту было подписано соглашение об обмене электронными счетами-фактурами. В этом дополнительном соглашении отдельным пунктом были прописаны должностные лица сторон, имеющие ЭЦП, и их полномочия. Также в дополнительном соглашении был прописан порядок документообмена и оператор, через которого осуществляется документооборот по закрытым каналам связи.

В настоящее время порядок электронного обмена счетами-фактурами регламентирован «Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи», утв. приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н (далее – Порядок). Согласно п. 1.5 Порядка счет-фактура считается исходящим документом от участника электронного документооборота, если он подписан ЭЦП, принадлежащей уполномоченному лицу, при условии, что он направлен через оператора электронного документооборота. Сертификаты ключей подписей выдаются участникам электронного документооборота удостоверяющими центрами, что позволит серьезно снизить риски несанкционированного использования ЭЦП и мошенничества. Согласно п. 1.9 Порядка электронный документооборот осуществляется по каждому счету-фактуре в отдельности, пересылка счетов-фактур одним файлом не допускается. Отличительной особенностью Порядка является то, что все взаимоотношения между сторонами по поводу обмена счетами-фактурами, внесения в них изменений и дополнений и пр. будут проходить только через специального оператора. Безусловно, Порядок является «шагом вперед» в части электронного документооборота. Однако его недостаток заключается в том, что он подготовлен на основании Закона № 1-ФЗ и не связан с нормами Закона № 63-ФЗ. Между тем уже с 01.07.2012 Закон № 63-ФЗ вступает в силу, поэтому будет очень сложно при выставлении и получении счетов-фактур и возникающих спорных вопросах опираться на нормы отмененного законодательного акта.

В случае с применением электронных счетов-фактур возникает вопрос о датах их выставления и получения. Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления покупателю счета-фактуры в электронной форме по специальным каналам связи считается дата его поступления оператору от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. Электронный счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение от оператора. Датой получения покупателем счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором электронного счета-фактуры.

Продавец выставил счет-фактуру в электронной форме, подписанный ЭЦП уполномоченного должностного лица 3-го октября. Файл с электронным счетом-фактурой поступил оператору, о чем тот известил продавца. В этот же день оператор направил счет-фактуру покупателю, о чем последний известил оператора. Таким образом, датой выставления и датой получения является 3-е октября. Стороны обмениваются между собой сообщениями, заверенными ЭЦП.

Однако возможна и такая ситуация, когда счет-фактура будет получен оператором от продавца в один день, а отправлен покупателю – в другой. Или же произойдут сбои в электронной системе, и отправленный файл со счетами-фактурами не будет получен. В случае неполучения необходимых сведений стороны извещают об этом оператора. Взаимоотношение сторон происходит только в случае неполучения счетов-фактур и по вопросам внесения изменений в счета-фактуры. Причем все сообщения подписываются ЭЦП уполномоченных лиц.

Вопрос ведения в электронном виде журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж, их заверение ЭЦП и представление в налоговые органы в настоящий момент еще не регламентирован нормативными актами Минфина России. Однако уже имеется ряд специальных бухгалтерских программ, позволяющих вести журналы учета и книги покупок и продаж в электронном виде. Но эти программы носят прикладной характер, их данные не имеют утвержденного электронного формата, не подписываются ЭЦП и не могут быть представлены в налоговые или любые другие контрольные органы в качестве доказательства и претендовать на возмещение НДС. Поэтому организации могут вести журналы и книги в электронной форме, но лишь для своих нужд. В налоговые же органы они должны представлять их только на бумажном носителе.

Срок хранения электронных счетов-фактур, подписанных ЭЦП, составляет четыре года. При этом Минфин РФ в письме от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83 указал, что течение данного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. Установленный четырехлетний срок хранения подтверждается и судебными решениями.

Согласно определению ВАС РФ от 04.03.2010 № ВАС-1745/10, основываясь на норме подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщик обязан обеспечивать в течение четырех лет.

Но когда речь идет об электронных документах, то, по мнению автора, необходимо делать их резервные копии.

Таким образом, имеющаяся система обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, в целом решила главную проблему электронного документооборота: приравняла электронные документы с ЭЦП к документам на бумажных носителях, оформленных соответствующим образом.