Оформить штатное расписание

Составление и оформление штатного расписания

Штатное расписание составляется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности сотрудников организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Также в штатном расписании проставляют их оклад и размер надбавок. Прежде чем перейти к правилам оформления штатного расписания, нужно найти ответ на следующие вопросы: кто готовит проект штатного расписания, и входит ли это в обязанности секретаря руководителя?

Ответ на вопрос о том, может ли секретарь руководителя готовить проект штатного расписания, должен дать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37), содержащий квалификационные характеристики работников в соответствии с наименованиями должностей. Однако ни в одной квалификационной характеристике этот документ не упоминается.

На практике в организациях, где созданы отделы труда и заработной платы, экономические, плановые подразделения, работа по подготовке проекта штатного расписания обычно возлагалась на них. При отсутствии названных отделов штатное расписание готовил отдел кадров или бухгалтерия. Решение о том, какое структурное подразделение будет составлять этот документ, принимал руководитель организации.

Однако унифицированную форму Т-3 «Штатное расписание», в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. А это означает, что ответственность за составление этого документа несут названные должностные лица: кадровик — за структуру, штатный состав, штатную численность, бухгалтер — за тарифные ставки и надбавки.

На секретаря может быть возложено составление проекта штатного расписания лишь в том случае, если в его должностные обязанности включено ведение кадрового делопроизводства. Такая практика характерна для небольших организаций.

Штатное расписание является обязательным документом, который составляется в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности (п. 2. постанов­ления Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

Форма Т-3 предписывает при подготовке проекта штатного расписания указывать:

наименование организации (если данная организация подчиняется вышестоящей, ее наименование следует также указать);

коды по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО);

наименование вида документа «ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ»;

номер документа, т. е. порядковый номер его разработки (например, первое штатное расписание было введено в действие в 2001 г. На нем будет проставлен номер 1. А в штатном расписании 2007 г. — номер 7);

дату составления, т. е. дату подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером).

Текст штатного расписания имеет табличную форму, состоящую из десяти граф.

Графа структурные подразделения состоит из двух граф: в первой перечисляются наименования структурных подразделений организации: Управление делами, Отдел кадров, Бухгалтерия и т. д., а во второй — их код, который присваивается организацией. Как правило, это порядковый номер структурного подразделения.

Если это первые девять цифр, то перед каждой необходимо проставить 0: 01, 02, 03 и т. д. Наименования структурных подразделений, их расположение в штатном расписании нужны для разработки номенклатуры дел, а код структурного подразделения входит в состав индекса дела по номенклатуре.

В графе 3 указывают должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию), квалификацию.

Заполнение этой графы вызывает много споров, когда возникает вопрос о включении в штатное расписание должности, специальности, профессии. Основа спора — можно ли включать в штатное расписание должности произвольно, то есть те должности, которые не обозначены в законодательной базе РФ. Сторонники этой версии ссылаются на п. 3.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, в которой сказано: «Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. (Имеются в виду записи в трудовую книжку работника — авт.) В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками». Данная цитата говорит о том, что в штатное расписание должности вносятся в соответствии с квалификационными справочниками лишь в том случае, когда работнику начисляется льготная пенсия, или начисление пенсии осуществля­ется в соответствии с федеральными законами, как государственным служащим. Остается открытым вопрос, как же быть со всеми остальными наименованиями?

В РФ должности, специальности, профессии должны соответст­вовать документам, которые приняты на государственном уровне.

Эти документы действуют и до сих пор:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ОК-016-94, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.97 № 367

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Мин­труда России от 21.08.98 № 37

Общероссийский классификатор занятий ОК-010-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 298

В Российской Федерации также действуют документы, устанавливающие наименования должностей и профессий в отдельных отраслях, например: тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих утверждены постановлением Минтруда России от 19.11.92 № 31.

В некоторых негосударственных организациях, например, в ОАО «Газпром», действуют свои классификаторы, обладающие юридической силой, т. к. они утверждены на государственном уровне.

Названные документы должны лежать в основе наименований должностей и профессий рабочих, потому что каждое наименование имеет код по соответствующему классификатору. Код проставляется в форме Т-2 — «Личной карточке», заводимой на каждого сотрудника. Поэтому формируя штатное расписание нельзя забывать о его связи с трудовой книжкой и формой Т-2.

В графе 4 «Количество штатных единиц» указывают по каждой должности (профессии), проставленной в графе 3, количество штатных единиц, если они необходимы данной организации, хотя может быть проставлена только одна штатная единица. Тогда в 3 графе проставляют цифру 1.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, в соответствии с действующим законодательством РФ указывается в соответствующих долях, например, 0,25, 0,5, 0,75 и т. д.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6-8 «Надбавки, руб.» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

В графе 9 «Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)» проставляется сумма расходов в рублях в течение месяца. Показания графы 4 учитываются в том случае, когда количество штатных единиц по должности (профессии) превышает одну штатную единицу.

Обычно графы 5-9 заполняет бухгалтерия.

Графа 10 «Примечание» заполняется тогда, когда требуется внести какие-либо уточнения.

После заполнения всех граф штатного расписания в правом верхнем углу проставляют количество штатных единиц, отраженных в штатном расписании: Штат в количестве _ единиц.

Как было сказано выше, штатное расписание подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Нигде не разъясняется, кто подписывает штатное расписание в том случае, если ответственность за ведение делопроизводства в компании возложена на секретаря руководителя. На взгляд автора, в таких случаях подписывать этот документ может заместитель руководителя организации, курирующий работу с кадрами в организации.

После проставления подписей штатное расписание утверждает­ся распорядительным документом: приказом о введении штатного расписания в действие.

В указаниях по заполнению унифицированных форм ничего не сказано о необходимости визирования штатного расписания. Автор считает, что визировать его должны руководители структурных подразделений организации. В соответствии с существующими правилами визирования, визы проставляют на проекте документа до его подписания и утверждения. Визы могут быть проставлены на оборотной стороне последнего листа штатного расписания или на отдельном листе.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Штатное расписание (образец 2017) для ООО

Образец штатного расписания

Российские работодатели ведут документацию, связанную с необходимостью систематизации и учета трудовой деятельности наемных сотрудников. Примером такого документа является штатное расписание (далее также — ШР). Указанный документ является локальным актом работодателя. Утверждается ШР приказом работодателя. С этим документом надлежит ознакомить каждого работника в момент трудоустройства. Для этого документа существует нормативно установленная унифицированная форма, однако она не является обязательной. Штатное расписание для ООО (образец 2017 года) можно скачать по ссылке ниже.

Понятие штатного расписания

Штатное расписание – это необходимый документ для каждого работодателя, т.к. в нем должна быть собрана информация о сложившемся разделении труда между работниками.

О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 .

Смотрите так же:  Регионы где платят пособие до 3 лет

Из указанного письма, в частности, следует:

  • ШР – это обязательный локальный нормативный акт для работодателя;
  • законодательно установленных правил составления ШР не существует;
  • должность в заключаемом контракте надлежит указывать в соответствии со ШР.

Раньше в числе обязательных к применению бланков первичной документации, утвержденных Госкомстатом, числилось и штатное расписание. До 2013 года применение самостоятельных форм подобной документации не допускалось. Однако в настоящее время обязательность применения соответствующей унифицированной формы для коммерческих организаций утратила актуальность.

На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:

  • унифицированную (форма № Т-3 );
  • разработанную и утвержденную самостоятельно.

В качестве примера рассматриваемого документа предлагаем скачать штатное расписание строительной организации (образец по ссылке ниже).

Скачать образец штатного расписания

Срок, периоды, случаи утверждения штатного расписания законодательством не установлены. Следовательно, решение этих вопросов является прерогативой работодателя.

Штатное расписание признается локальным нормативным актом работодателя, непосредственно влияющим на его трудовую деятельность. Следовательно, существует обязанность ознакомления работников с этим документом под роспись при трудоустройстве до подписания трудового договора.

Оформление штатного расписания

Штатное расписание, в частности, должно включать в себя:

  • структуру организации с указанием должностей, профессий и (или) специальностей, конкретных видов работ;
  • штатную численность;
  • заработную плату.

Трудовые договоры с работниками заключаются в соответствии со сведениями, содержащимися в ШР.

Чтобы правильно отразить в ШР конкретный вид работ, рекомендуем руководствоваться Порядком, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Рассматриваемое расписание утверждается распорядительным документом, который подписывает руководитель организации или иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями.

В унифицированной форме содержатся реквизиты, свидетельствующие о необходимости подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.

При отсутствии соответствующих должностей в организации обе эти функции выполняет ее руководитель.

Образец штатного расписания на 2018 год

Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2018 год подробнее.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2018 ) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

  • Устав;
  • структура предприятия (при ее наличии);
  • учетная политика;
  • профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в некоторых случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит также руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение ( постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если принебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке будет указана фактически вымышленная профессия, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой можно делать только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу. Кроме того, за несоблюдение требований ТК РФ на работодателя могут наложить административный штраф.

Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Смотрите так же:  Отзыв на исковое заявление заполненный

Порядок внесения изменений

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

  • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
  • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
  • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
  • изменением окладов;
  • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.05.2018, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.07.2018). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)

Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.

Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

О кадровых документах просто и понятно

Задайте свой вопрос

По телефону +7 (905) 337-22-25

Супер-предложение!

Подпишись на сообщения группы и получи книгу в подарок!

  • перейдите в группу
  • станьте участником
  • нажмите красную кнопку «Получать сообщения» — потом «Разрешить»

Стань участником группы

Как правильно оформить штатное расписание (заполняем унифицированную форму Т-3)

Унифицированная форма штатного расписания впервые была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Чуть позже, в 2004 году данная форма претерпела некоторые изменения (Постановление № 1 Госкомстата России от 05.01.2004). И на протяжении следующих 10 лет эта форма УФ Т-3 считалась обязательной к применению. С 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы документов, в том числе для первичных учетных документов. Но многие работодатели продолжают пользоваться унифицированной формой штатного расписания (ШР), поскольку она привычна, удобна, содержит все необходимые реквизиты.

Следует помнить, что каждая компания обязана утвердить выбранные к применению формы документов, в том числе форму ШР. В соответствии с частью 4 статьи 9 Закона №402-ФЗ утвердить формы документов можно либо приказом руководителя (или ИП), либо в качестве приложений к учетной политике.

Руководствоваться при заполнении формы мы будем Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением №1 от 05.01.2004.

Оформляем «шапку»

Вверху в поле «Наименование организации» (ИП вправе это поле назвать «Фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя») необходимо указать наименование в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании указываются оба.

Такое требование к указанию реквизита «наименование» предъявляет ГОСТ Р 6.30-2003. В п.3.8 мы читаем: «Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним».
Новый ГОСТ, который с 01.07.2018. заменит ныне действующий стандарт, также содержит аналогичное положение в пункте 5.5.

Рядом предусмотрено поле для указания кода ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Но не только юрлица имеют ОКПО, индивидуальным предпринимателям этот код также присваивается в автоматическом режиме на основании сведений из ЕГРИП.
Код ОКПО можно узнать самостоятельно, без обращения в Росстат, на следующих официальных сайтах (приказ Росстата от 29.03.2017. № 211):
http://statreg.gks.ru

В «шапке» документа мы должны указать регистрационный номер и дату составления ШР. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, 2 — ШР).

Реквизит «на период ______ с «___» ______ 20__ г.» заполняется на основании приказа, которым ШР было утверждено. Ведь именно в приказе мы оговариваем, с какой даты документ вступает в силу.
А вот строку, где нужно указать период, заполнить затруднительно, потому что нельзя точно спрогнозировать, когда понадобится изменить данное расписание. Поэтому можно не заполнять строку «на период ____ » или вообще убрать ее из формы (в том случае, если вы утверждаете свою форму документа).

Содержательная часть

Для удобства заполнения графы штатного расписания пронумерованы. Всего их 10.

В графе 1 («наименование») указывается наименование структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.
Для удобства в крупных организациях структурные подразделения принято располагать по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь указывают дирекцию, бухгалтерию, отдел кадров, затем основные отделы и цеха, в конце административно-хозяйственную службу, отдел снабжения, склад.

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений. Эти коды работодатель присваивает сам. Как правило, коды обозначаются двузначными числами: 01, 02, 03 и т.д.
Если структура сложная (внутри одного подразделения несколько служб или отделов), то коды должны помогать определить место каждого отдела в общей организационной структуре. К примеру, финансовой службе присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента планово-экономический отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

Если структура компании простая, то подразделения и, соответственно, их коды можно вообще не указывать, проставляя в графах 1 и 2 прочерки.

В графе 3 указывают должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации. Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.
Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то названия этих должностей, специальностей и профессий должны соответствовать наименованиям в квалификационных справочниках или принятым профессиональным стандартам.
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

  • ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
  • Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
  • ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Предположим, в трудовом договоре вы указали наименование должности, отличающееся от наименования в штатном расписании. В этом случае противоречие решается всегда в пользу трудового договора. И менять (приводить в соответствие) нужно будет именно штатное расписание.

В графе 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по каждой должности (профессии). В том случае, если в компании предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество можно указывать в долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и т.п.

Сколько штатных единиц нужно указать в ШР, если по должности курьер работают 2 человека на полставки, а один – полную ставку? В этом случае указываем суммарное количество – 2 единицы. И при необходимости работодатель может принять двух человек — каждого на полную ставку.

Количество ставок в ШР не может быть меньше, чем количество полных ставок, на которые реально приняты работники по трудовым договорам. Если появилась необходимость расширить штат (компания растет, нужны новые работники или новые должности), то в ШР придется вносить изменения.

Это важно!

На некоторых весьма авторитетных сайтах можно прочитать рекомендацию «на перспективу» закладывать в штатное расписание больше единиц, чем нужно в данный момент. Не советую так делать.

Дело в том, что обо всех вакансиях (и даже о тех, которые «на перспективу») работодатели обязаны ежемесячно сообщать в службу занятости. И автоматически вам будут присылать кандидатов, в которых нет надобности. Если попытаться схитрить, и не показывать в отчете для службы занятости эти пока ненужные вам вакансии, можно схлопотать штраф за нарушение статьи 25 ФЗ О занятости населения». Штраф выписывают по статье 19.7 КоАП РФ (должностным лицам от 300 до 500 руб., организациям — от 3 тыс. до 5 тыс. рублей).

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») могут указываться разные величины. Систем оплаты труда – великое множество, и не все они подразумевают определение конкретной постоянной суммы.
В этой графе можно указать:

  • оклад (твердая конкретная оплата за месяц),
  • тарифную ставку (оплата за час, день или единицу продукции),
  • тарифную сетку (разряд в этой сетке или повышающий коэффициент к оплате по 1 разряду),
  • коэффициент трудового участия (доля в общем фонде заработной платы) и проч.

Все эти величины определяются либо в денежном выражении, либо в долях (%), либо в коэффициентах.

Напомним, что размер зарплаты во всех случаях не может быть ниже законодательно установленного МРОТ (если работник отработал полный месяц на полную ставку).
Зарплата устанавливается и выплачивается в рублях, а для некоторых категорий работников с 16.02.2018. допускается вариант получения зарплаты в валюте (это граждане России, которые выполняют свои обязанности за пределами РФ)

Смотрите так же:  Сколько стоит госпошлина на номерные знаки

Внимание:
штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, а не вознаграждение конкретному работнику.

Например, в ШР предусмотрена должность бухгалтера (1 единица) с окладом 20 000 руб. Если вы приняли работника на 0,5 ставки, то его зарплата составит всего 10 000 руб., потому что оклад – это оплата целой единицы за полный месяц.

Можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, предусмотрев в ШР «вилку окладов»?

Российская законодательная система не предусматривает установления персональных окладов, в отличие, например, от американской. Но если есть необходимость выделить какого-то работника, заплатить ему больше, чем другому в такой же должности, можно найти законный выход из данной ситуации.

Вариант № 1
Можно ввести в названия должностей слова: старший, младший, ведущий, главный и др.

Для этого необходимо прописать в должностных инструкциях разные обязанности. То есть, обязанности младшего специалиста будут отличаться от обязанностей старшего, ведущего и главного, у них должны быть разные требования к образованию, опыту работы и др. И, соответственно, в трудовом договоре и трудовой книжке нужно указать, на какую именно должность принят работник. Тогда в штатном расписании каждая составная должность указывается в отдельной строке, и для неё устанавливается свой оклад, учитывающий сложность работы.

Вариант № 2
Можно установить надбавки для данной должности

То есть, оклад устанавливается всем на данной должности равный, а все остальные суммы оформляются в виде надбавок: за опыт работы, за образование, за объем работы и др.
При этом необходимо в локальном акте подробно прописать критерии установления данных надбавок, чтобы они не начислялись всем автоматически.

Например, в компании работают два менеджера. Штатным расписанием для данной должности предусмотрен оклад 20 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (2 000 руб.) и за интенсивность работы – 20% (4 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 26 000 руб. (20 000 руб. + 2 000 руб. + 4 000 руб.). Второму работнику была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 22 000 руб. (20 000 руб. + 2 000 руб.).

В графах 6–8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные надбавки, установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), или введенные работодателем (например, надбавки за вредность, за напряженность и прочие, связанные с режимом или условиями труда).

Надбавки могут быть указаны:

  • В виде фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки не меняется);
  • в виде процента от оклада (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом),
  • в виде коэффициента (в этом случае размер надбавки также зависит от оклада)

Некоторые надбавки меняются на протяжении трудовой деятельности (например, надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности “северного” стажа), поэтому невозможно определить размер надбавки. В этом случае можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов.

Иные стимулирующие выплаты в штатном расписании не показываются. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Наверное, потому что премии втиснуть в рамки ШР вообще невозможно.
Если в вашей компании нет никаких надбавок, то в графа 6-8 ставятся прочерки.

В графе 9 («Всего») отмечается результат по каждой строке. Чтобы посчитать результат, нужно сложить числа в графах 5 (оклад), 6-8 (надбавки) и умножить получившуюся сумму на количество штатных единиц по этой должности (графа 4).

В этом примере мы посчитали так:
(20 000 + 5 000 + 1 500) *2 = 53 000.

Но такая красота получается далеко не всегда. Посчитать корректную сумму в графе 9 можно только тогда, когда все начисления выражены в одинаковых единицах и начисляются за одинаковый период времени. Если же в графах указаны и рубли, и коэффициенты, а проценты начисляются не на оклад, то посчитать результат невозможно. В этом случае графа 9 просто НЕ заполняется.

Графа 10 («Примечания») предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

Строка «Итого», расположенная внизу таблицы, заполняется после того, как заполнены все строки таблицы. Сначала складываем количество штатных единиц в графе 4, затем выводим фонд оплаты труда – подсчитываем числа в графе 9.
Вывести сумму чисел в графах 5-9 получается далеко не всегда из-за того, что надбавки или ставки указаны в разных величинах, поэтому эти столбцы не подсчитываем.

В некоторых организациях результаты подсчитывают не только по организации в целом, но и по структурным подразделениям. Это дает наглядную картину, позволяя анализировать долю затрат на персонал и сравнивать ее с эффективностью работы каждого подразделения и компании в целом.

Подписи и печать

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.
Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Штатное расписание на 2019 год

Одним из внутренних нормативных актов компании является штатное расписание, основное назначение которого — показать разделение труда, численность работников, а также фонд заработной платы за месяц. Как оформить штатное расписание в 2019 году — расскажем в статье. У нас есть образец и бланк формы в формате эксель с комментариями.

В статье:

  • Как правильно составить штатное расписание
  • Бланк документа по новой в формате эксель
  • Образец заполнения

Что такое штатное расписание

Работодатель заполняет штатное расписание в самом начале своей деятельности, а в дальнейшем при наличии изменений вносит корректировки. Основанием для этого служит приказ.

Штатка относится к категории внутренних документов компании, которое используется не только для анализа кадровой структуры, но и, например, для составления статистических отчетов, подтверждения расходов на оплату труда при проверках трудовых и налоговых инспекторов.

Помимо этого, документ поможет обосновать увольнение работников в связи с сокращением штата (Письмо Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).

Документ включает в себя:

  • наименование структурного подразделения
  • количество штатных единиц
  • должность каждого работника
  • величина оклада
  • надбавки к заработной плате
  • фонд оплаты труда за месяц

Обратите внимание, что при приеме нового сотрудника в организацию в трудовом договоре указывается должность по штатному расписанию. Принять в штат работника на должность, не предусмотренную в расписании недопустимо (Письмо Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).

Как заполнить штатное расписание

При составлении документа необходимо руководствоваться нормами ТК РФ и локальными нормативными актами компании: уставом, учетной политикой, профессиональными стандартами и другими нормативными документами.

Внештатных работников не нужно учитывать, так как в соответствии со ст. 11 ТК РФ трудовое законодательство на них не распространяется.

До 2013 года работодатель был не вправе выбирать бланк штатного расписания — только унифицированная форма № T-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Форму могут использовать ООО, АО, ИП, а также магазин, склад и др. Это и есть новая форма, более новой нет.

Однако в 2019 года такого ограничения нет, форму можно разработать самостоятельно с учетом обязательных реквизитов.

Порядок заполнения формы № T-3:

  • заполняем поле «наименование организации»
  • указываем ОКПО компании
  • ставим № и дату составления документа
  • пишем период, с которого штатное расписание вступает в силу
  • вносим сведения о приказе, на основании которого утверждено штатка
  • указываем суммарное количество штатных единиц
  • в графе 1 заполняем структурное подразделение (администрация, отдел бухгалтерии, отдел закупок, отдел продаж, транспортный отдел и т.д.)
  • в графе 2 поставьте код структурного подразделения
  • в графе 3 укажите должность, разряд, класс квалификации

Учтите, что должность нельзя придумывать, берите наименования из квалификационных справочников или профстандартов. Особенно важно следовать данному правилу в случае, если какая-либо из должностей или специальностей подразумевает предоставление компенсаций/льгот.

  • в графе 4 поставьте количество штатных единиц

Например, если в головной компании 2 менеджера по продажам, а в обособленном подразделении -3, то в графе 4 напротив должности «менеджер по продажам» необходимо указать «5».

  • в графе 5 – оклад
  • графы 6,7 и 8 предназначены для надбавок к окладу (например, за знание иностранного языка)
  • графа 9 – это итоговая сумма заработной платы с учетом всех надбавок по конкретной должности
  • графа 10 отведена для примечаний (ссылки на нормативные акты, пояснения по процентам и прочее)

Образец штатного расписания

Ниже приводить образец документа в формате эксель, который вы можете скачать и использовать в работе.

Документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утверждает генеральный директор или другое уполномоченное на это лицо.

Печать на бланке ставить не обязательно, но ее наличие не будет ошибкой.

Законодательство не устанавливает срока штатного расписания, поэтому руководитель решает данные вопрос на свое усмотрение.

Как внести поправки в штатное расписание

Изменения в штатном расписании могут быть вызваны разными причинами:

  • ввод новых штатных единиц в связи с расширением организации
  • изменение тарифной ставки (оклада)
  • переименование структурного подразделения
  • реорганизация
  • сокращение численности работников

Существует два способа внесения поправок. Первый – утвердить новую форму, которой будет присвоен следующий регистрационный номер по порядку, и оформить приказ. Второй способ – изменения штатного расписания указываются в приказе. При этом новый бланк не утверждается.