Как оформить командировочные в табеле

Содержание:

Делопроизводство

Как в табеле отметить командировку?

При направлении сотрудника в командировку у работников бухгалтерии предприятия возникает вопрос – как правильно отметить в табеле учета рабочего времени те дни, которые были проведены сотрудником в командировке?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Существует несколько обстоятельств, при которых пометки в документе будут различаться. Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Табель учета рабочего времени – это необходимый документ, который должен быть в любой организации.

Он необходим для документального подтверждения дней, в которые сотрудник тем или иным образом осуществлял трудовую деятельность. В случае возникновения споров данный документ расценивается как доказательство присутствия или отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Табель может быть использован для контроля проверяющих органов за производимой трудовой деятельностью на предприятии.

За отсутствие документа работодателя могут привлечь к ответственности.

Нормативная база

На работодателя возложена обязанность по ведению учета времени, которое отработали сотрудники, закрепленная в части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Табель должен заполняться по формам № Т-12 и Т-13.

Поскольку табель является первичным учетным документом, в нем должны содержаться сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 402 “О бухгалтерском учете”.

Общие правила заполнения документа

Существуют основные правила, по которым должно производиться заполнение табеля.

Рассмотрим их более подробно:

  • Требуется заполнять в течение расчетного периода.
  • В конце периода нужно указывать часы, которые отработал сотрудник, и результаты по первой и второй половине месяца.
  • Явки и неявки должны быть зафиксированы при помощи способа сплошной регистрации или посредством метода регистрации отклонений.
  • В верхней строке необходимо проставлять обозначение (к примеру, явка на работу, выходной день и др.).
  • В нижней строке ставится количество часов.

Командировка в табеле учета рабочего времени

Существуют определенные правила, по которым проставляются дни в табеле, проведенные сотрудником в командировке.

Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Итак, как в табеле отметить командировку и какое обозначение для этого можно применить?

При проставлении в табеле командировочных дней не следует ставить часы.

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ за работником на все время поездки сохраняется средний заработок. Таким образом, отпадает необходимость учитывать часы, в которые сотрудник осуществляет трудовую деятельность в командировке.

Общепринятое обозначение для дней, которые сотрудник проводит в командировке – “К”.

Как считается — рабочим днем или неявкой?

Командировка – это поездка сотрудника для исполнения служебного поручения не по месту постоянной трудовой деятельности.

Таким образом, во время поездки сотрудник выполняет отдельное служебное задание, а не трудовую функцию, которая закреплена в договоре. Время, проведенное в командировке, не является рабочим по смыслу положений статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Однако и неявкой данное время считать также нельзя согласно нормам статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Соответственно, командировку необходимо выделять в отдельную категорию дней с соответствующим отражением в первичной документации – табеле учета рабочего времени.

Как оформить увольнение сотрудника за прогулы без уважительной причины? Читайте тут.

Как правильно отобразить?

Существует несколько обстоятельств, при которых отметки в табеле о командировке будут отличаться.

Рассмотрим основные ситуации, с которыми могут встретиться сотрудники бухгалтерии предприятия при простановке буквенных или численных значений в табеле.

Если поездка выпала на выходной

Довольно-таки часто встречаются ситуации, когда служебная поездка выпадает на выходные дни.

Возникает резонный вопрос – как отмечать такие командировочные в табеле учета рабочего времени – как обычные выходные или как дни, проведенные в командировке?

Рассмотрим несколько ситуаций, которые могут возникнуть:

  • Сотрудник находился в командировке в выходной, но не осуществлял трудовую деятельность. В этом случае необходимо проставлять код “В”.
  • Работник осуществлял трудовую деятельность в выходной, находясь в служебной поездке. Данный аспект необходимо отразить в табеле буквенным кодом “РВ”.

Если работник вышел на работу в последний день командировки

Последний день служебной поездки – это дата прибытия транспортного средства к месту осуществления постоянной трудовой деятельности.

Рассмотрим варианты, которые могут быть:

  • Если транспорт приезжает к месту работы до 24 часов текущих суток, днем приезда будет считаться этот же день. Следующий день будет обычным выходным или рабочим днем в зависимости от графика сотрудника. Пример: работника доставили в 21:25 18 мая 2018 года. Таким образом, 18 мая будет являться последним командировочным днем.
  • Если транспортное средство приезжает после 24 часов, днем приезда будут считаться последующие сутки. Пример: работника доставили в 6:50 20 мая 2018 года. 20 мая будет являться последним командировочным днем.

Обязать сотрудника выйти на работу в последний день командировки нельзя. Он может это сделать только по собственному желанию.

Рассмотрим ситуации:

  • Сотрудник не выходит на рабочее место в последний командировочный день. В таком случае, за этот день в табеле проставляется код “К”.
  • Сотрудник выходит на рабочее место в такой день. Действующие нормативно-правовые акты не регламентируют, какие значения проставлять в табеле и как оплачивать работнику такой день. Двойная оплата не допускается. Следовательно, руководителям организации необходимо закрепить в локальных актах возможность оплачивать работнику и средний заработок, и заработную плату за отработанное время в этих условиях. В противном случае сотрудник может претендовать только на сохранение средней зарплаты или только на выплату денежных средств за отработанные часы в последний день командировки.

Если сотрудник уехал в поездку, находясь на больничном

Действующее законодательство не допускает возможности одновременной выплаты и заработной платы, и государственного пособия по нетрудоспособности.

Допустить работника к командировке в данной ситуации можно только с его письменного согласия.

Таким образом:

  • сотрудник не может уехать в командировку, находясь на больничном, по инициативе работодателя;
  • по личной инициативе работник теряет компенсационную выплату, положенную ему из-за нетрудоспособности, а в табеле проставляется код “К” (как за обычный день в командировке).

Если работник оформил больничный во время выполнения задания

Периоды временной нетрудоспособности, наступившие уже во время командировки, отмечаются сразу двумя кодами через дробь – “К/Б”.

Если в ее период была сверхурочная работа

Если сотрудник осуществлял сверхурочную трудовую деятельность, в табеле во время служебной командировки проставляется код “К/С” с указанием числа сверхурочных часов.

Как оформить перенос командировки? Узнайте тут.

Образец приказа о направлении в командировку директора — здесь.

Образец заполнения (пример)

Рассмотрим пример, как заполнить табель во время сверхурочной работы в командировке:

Командировка в табеле учета рабочего времени: образец

В большинстве коммерческих и некоммерческих организаций предусмотрено направление сотрудников в служебные командировки. Здесь необходимо не только правильное оформление приказов и отчетов, но и табеля учета рабочего времени, ведь этот документ считается одним из самых важных для бухгалтерии.

Для чего нужен табель учета рабочего времени:

  • В нем отражаются дни, когда сотрудник работал, был выходной или его отправляли в командировку.
  • С его помощью можно проконтролировать соблюдение рабочего графика: когда работник опаздывал, пропускал работу по неуважительным причинам или наоборот – являлся на рабочее место. Все эти данные в нем фиксируются.
  • На основании данных в табеле рассчитывается заработная плата или составляется статистическая отчетность.

Чаще всего ведением табеля занимается сотрудник отдела кадров, если на предприятии небольшая численность работников, но в более крупных организациях назначается другое ответственное лицо. Например:

ООО «Помощь» занимается предоставлением диспетчерских услуг, в организации несколько профильных отделов. В каждом из них есть старший диспетчер, который ведет табель учета рабочего времени на работников из своего подразделения, затем в конце каждого месяца передает его на согласование начальнику отдела, который после проверки направляет документ в отдел кадров. Кадровик сверяет информацию, заполняет свои внутренние документы и передает табель в бухгалтерию.

Если организация не поделена на несколько подразделений, необходимость в соблюдении вышеуказанной цепочки отпадает, т.к. кадровик может самостоятельно заниматься внесением данных в табель.

На данный момент существует два способа заполнения табеля, и ответственный сотрудник по согласованию с руководителем может самостоятельно выбрать наиболее удобный из них:

  • Ежедневно отмечать присутствие или отсутствие каждого сотрудника на рабочем месте.
  • Вносить в документ только опоздания или неявки на работу вне зависимости от причин.
Смотрите так же:  Как уплатить налог на землю

Табель учета рабочего времени – документ, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. За его отсутствие при проверке трудовой инспекцией может быть наложен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ в зависимости от того, санкции какой части данной статьи будут применены к работодателю.

Нормативная база

Обязанность по ведению учета рабочего времени на всех руководителей возлагается ст. 91 ТК РФ. Что касается самого табеля, то, несмотря на то, что применение унифицированной формы стало необязательным с 1 января 2013 года, многие продолжают пользоваться готовыми образцами, утвержденными Постановлением Госкомстата от 05.01. 2004 №1:

Сейчас придерживаться вышеуказанных форм необязательно, и на предприятиях могут самостоятельно разрабатываться другие образцы табелей.

Так как табель учета времени является первичным документом и используется для проведения бухгалтерских расчетов, то он должен отвечать требованиям, указанным в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  • Его можно вести на бумаге, а по окончании отчетного периода предоставлять в бухгалтерию с подписью руководителя.
  • Табель разрешается заполнять в электронном виде, но на нем должна присутствовать квалифицированная подпись.
  • Если в табель вносятся исправления, то в нем необходимо отразить дату корректировки и фамилию произведшего ее лица.
  • Если табель по каким-либо причинам был изъят, его копия должна быть включена в бухгалтерский учетный документооборот.

В любом случае табель учета рабочего времени должен содержать в себе следующие сведения:

  • Наименование и дату составления документа.
  • Название предприятия.
  • Графы для отражения явки или неявки сотрудников на рабочие места.
  • Единицы измерения (часы, дни).
  • Данные (Ф.И.О и должность) сотрудника, ответственного за ведение табеля.
  • Подписи лиц, утвердивших документ.

Если хотя бы один из вышеуказанных пунктов отсутствует, документ может быть признан недействительным, т.к. такая информация является в нем основополагающей.

Каковы общие правила заполнения документа?

Существуют общие правила оформления табеля учета времени, которые должны неукоснительно соблюдаться во всех организациях:

  • Документ заполняется в течение расчетного периода, т.е. месяца.
  • В конце периода указываются все отработанные сотрудниками часы.
  • В табеле обязательно отражаются явки и неявки.
  • В самой верхней строке проставляются обозначения: например, командировка, выходной день и т.д.
  • В конце табеля указывается количество отработанных часов.

Также можно выделить отдельные правила заполнения табеля в зависимости от ситуации (командировка, больничный и т.д.):

  • Командировка: в документе обозначается буквой «К». Указываются только дни, часы в расчет не берутся. Если служебная поездка пришлась на выходные дни и работник не осуществлял трудовую деятельность (отдыхал), в табеле указывается выходной – «В». Если же он выполнял служебное задание, то отображается работа в выходной день – «РВ», т.к. в этом случае она подлежит двойной оплате или компенсации часами «отгула». Если сотрудник заболел во время командировки и оформил больничный лист, дни нетрудоспособности отмечаются как «КБ».
  • Явка на работу отмечается буквой «Я» и цифровым кодом 01. Если сотрудник трудился ночью, то ночные часы должны быть обозначены как «Н».
  • При сверхурочной работе необходимо вписать «С», если есть приказ руководителя о необходимости дополнительных часов трудовой деятельности, подписанный самим работником.
  • Ежегодный основной оплачиваемый отпуск обозначается как «от», а дополнительный – «од».
  • Если сотрудник находился в учебном отпуске, указывается «У».
  • В отношении тех, кто находится в отпуске по беременности и родам, в табеле проставляется «р».
  • При прогулах в табель необходимо внести обозначение «ПР».
  • Выходные и нерабочие праздничные дни, когда сотрудники не задействовались для трудовой деятельности на предприятии – «В».

Чаще всего сотрудники, ответственные за заполнение табелей, путаются при командировках других работников, поэтому данную ситуацию стоит рассмотреть подробнее:

  • Работник вышел на работу в последний день командировки. Здесь все зависит от времени прибытия: если он вернулся до 24 часов текущего дня, то он будет считаться днем возвращения. Если после, то датой приезда считаются следующие сутки. И в том, и в другом случае приказать выходить ему на работу нельзя, если он не сделает это по собственному желанию. Так или иначе, двойная оплата не допускается и в табеле фиксируется «К», когда за ним сохраняется средний заработок.
  • Сотрудник не явился на работу в последний день служебной поездки. В такой ситуации в табеле проставляется «К», т.к. он еще находится в служебной командировке.
  • Сотрудник поехал в командировку, находясь на больничном. Работодатель не имеет права направлять в поездку болеющего работника, но если он поехал по собственной инициативе, он теряет компенсационные выплаты в связи с временной нетрудоспособностью, за ним на период командировки сохраняется средняя зарплата, а в табеле указывается «К».
  • Работник заболел во время командировки и оформил больничный. В табеле проставляется «К/Б», а дни нетрудоспособности вычитаются из общей продолжительности поездки.
  • Во время командировки выполнялась сверхурочная работа. В табеле это должно быть отражено как «К/C».

Особое внимание следует уделить правильному закрытию табеля учета рабочего времени. Несмотря на то, что он должен заполняться в течение месяца, закрывать его необходимо в конце расчетного периода, т.е. в последний день месяца. Если сделать это раньше времени, могут возникнуть ситуации, при которых его придется переделывать:

  • Один из работников заболеет и возьмет больничный, что непременно должно быть отображено в табеле.
  • Кому-то понадобится неоплачиваемый отпуск.

Предугадать такие ситуации сложно, поэтому лучше всего заниматься закрытием табеля в последний день расчетного периода.

Командировка в табеле учета рабочего времени: пример

Как говорилось ранее, именно командировки вызывают трудности у кадровиков при заполнении табелей, но, ознакомившись с наглядными примерами, можно быстро разобраться со всеми нюансами.

Маматов О.Н. работает в ООО «Стимул» менеджером. С 01.02. 17 по 10.02.17 он находился в служебной командировке. 4 и 5 февраля выпали на выходные дни, когда он отдыхал, а не занимался рабочими вопросами. Соответственно, в табеле эти дни обозначаются как «В», а все остальные – «К».

Афанасьев А.И. трудоустроен в ООО «Сервис» сварщиком. С 16.01.17 по 31.01.17 он был направлен в командировку для проведения работ в новом филиале предприятия. 21,22, 28,29 числа пришлись на выходные дни, когда он работал, и они подлежат двойной оплате. В табеле они указываются как «РВ», а все остальное время – «К».

Атаманский К.В. работает на предприятии менеджером по рекламе. Он был направлен в командировку для организации пиар-акций с 06.02.17 по 15.02.17. 07.02 он заболел и оформил больничный лист, который был закрыт 10.02.17. В связи с этим его командировка была продлена до 18.02.17, а дни нетрудоспособности отображены в табеле как «К/Б».

Правильное оформление табеля учета рабочего времени имеет большое значение, т.к. от этого зависит не только подсчет общего количества отработанных часов каждым из сотрудников, но и размер зарплаты, особенно на предприятиях с ненормированным или сменным графиком.

Командировка в табеле учета рабочего времени — образец

Командировка в табеле учета рабочего времени — образец ее оформления мы предложим далее в статье. Также в ней мы опишем моменты, на которые следует обратить внимание лицам, ведущим учет рабочего времени и использующим табель как первичный документ.

Какая форма используется для учета рабочего времени?

Все факты хозяйственной жизни организации подлежат закреплению в первичной документации. Это обязательство вытекает из норм ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Одновременно с принятием этого закона отпала необходимость в обязательном порядке использовать унифицированные формы ряда первичных документов.

В частности, в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 приведены унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 и Т-13. Именно в этих формах отображаются данные как о явке/неявке рабочего на свое рабочее место, так и о причинах неявки. Теперь эти формы необязательны к применению организациями, т. е. допускается, что кадровая служба может разработать свою форму табеля.

На практике же большинство компаний продолжает пользоваться табелем учета рабочего времени по форме Т-12 (если он заполняется от руки) или Т-13 (при автоматическом заполнении отдельных граф). Если необходимо, эти формы корректируются с учетом специфики деятельности компании.

При этом в любом случае используемая форма первичного документа должна содержат в себе реквизиты, указанные как обязательные в ст. 9 закона «О бухучете»:

  • наименование документа (в данном случае — «Табель рабочего времени»);
  • дата составления табеля;
  • наименования компании, где используется табель для учета рабочего времени сотрудников;
  • графы для отображения явки/неявки (с указанием причин неявки);
  • указание единиц измерения (дни и/или часы);
  • наименование должности и Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение графика;
  • подписи лиц, уполномоченных утверждать табель.

Только при наличии всех этих реквизитов в форме табеля его можно считать действительным.

Какими обозначениями отмечается командировка в табеле учета рабочего времени?

При заполнении табеля дни или часы, которые сотрудник отработал, отмечаются простановкой «Я» в предназначенных для этого графах, причем в нижней части граф проставляется количество часов (ознакомьтесь с образцом табеля, размещенным на нашем сайте, — там можно увидеть, что это за графы).

Дни же, проведенные в командировке, принято отмечать буквой «К», причем количество часов не проставляется. Это связано с тем, что согласно ст. 167 ТК РФ за работником на время всей его командировки сохраняется средний заработок, для исчисления которого продолжительность рабочего дня, проведенного в командировке за исполнением служебного задания, не важна.

Смотрите так же:  Льготы за электроэнергию инвалидам 2 группы

Отдельно стоит оговорить вопрос выходных, выпавших на период командировки. Связанные с этим моменты частично урегулированы в постановлении Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года. С одной стороны, эти выходные сотрудник проводит вне дома, с другой — он не всегда их использует для выполнения служебного задания.

Именно поэтому тут важно фиксировать, когда сотрудник в выходной день привлекался к работе, если тому есть подтверждение (соответствующий приказ), дополненное согласием работника на выход на работу в выходной. В таком случае многие кадровые служащие считают, что нужно проставлять в выходные «К», хотя иногда ставят «РВ» (работа в выходной). Если же сотрудник отдыхал в выходной, в табеле ставится «В».

При этом есть и иная точка зрения, согласно которой буквой «К» отмечаются в табеле все дни, перечисленные в приказе о направлении в командировку. Зарплата же бухгалтерией начисляется на основании документов, подтверждающих выход сотрудника на работу в выходной день, или с учетом их отсутствия.

По сути, табель используется для упрощения расчетов зарплаты, сам же расчет в части дней неявки по болезни, из-за командировки или прогула делается на основании других документов: приказов, распоряжений, больничных листов, справок и др.

Как поступить, если сотрудник заболел перед командировкой или во время нее?

Рабочее время спланировать вполне реально, а вот предугадать, кто и когда уйдет на больничный, невозможно. В табеле дни болезни помечаются буквой «Б». И от того, какая буква стоит в графе — «К» или «Б», зависит, зарплату надо будет выплачивать сотруднику или больничные.

Рассмотрим две ситуации:

  1. Сотрудник заболел перед командировкой, при этом соответствующий приказ уже был издан. Нельзя заставить работника поехать в командировку, если он на больничном, но вот попросить — можно. И лучше будет, если он закроет больничный перед отъездом — тогда все дни в табеле будут помечаться «К».
  2. Сотрудник заболел, находясь в командировке. В этом случае дни после начала болезни помечаются «Б» вплоть до даты закрытия больничного, даже если она наступает после окончания планируемого срока командировки. В такой ситуации предполагается, что сотрудник прервал исполнение служебного задания в связи с болезнью.

Важно понимать, что сотрудник не может одновременно находиться и на больничном, и в командировке, точно так же, как не может получать одновременно пособие по временной нетрудоспособности и зарплату.

Как в табеле отражается сверхурочная работа?

Многие кадровые работники придерживаются позиции, что для отображения в табеле сверхурочной работы в командировке можно применять сочетание «К/С» (командировка/сверхурочные), причем в нижней графе указываются только часы переработки. И такой подход действительно себя оправдывает.

Отдельный вопрос — сбор работником документов, подтверждающих, что он работал сверхурочно. Для этого он может обратиться в организацию, куда был командирован, для получения соответственной справки. После чего уже бухгалтер будет учитывать при расчете зарплаты и то, что сотрудник был в командировке, и то, что он там работал сверхурочно.

Командировка предусматривает выполнение служебного задания, и время, затраченное на это, особо отмечается в табеле. С отметками обычных рабочих дней, проведенных в командировке, вопросов обычно не возникает: для этого используется код «К», причем сотруднику даже не нужно подтверждать количество часов, которое он отработал. Болезни же во время командировок требуют особого внимания, т. к. нередко вызывают проблемы с учетом. То же самое касается выходных и сверхурочной работы. Все эти моменты должны быть разъяснены лицу, ответственному за ведение табеля.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Командировка в табеле учета рабочего времени — образец

Табель рабочего времени представляет собой основной акт, в котором отображаются отработанные служащими дни. Данный табель содержит полную и исчерпывающую информацию о трудовой деятельности в выходные дни, периодах командирования и других обстоятельствах.
Значение его заключается в том, что на основании информации табеля бухгалтерия производит начисление зарплаты, а также компенсационных и поощрительных вознаграждений.

Как отразить в табеле учета рабочего времени командировку?

Правильность указания командировки имеет принципиальное значение. В случае неверного отображения кода в табеле учета времени, работник не получит средний доход за время пребывания в командировке.
Между тем, законодательные нормы содержат ряд гарантий работникам, отправленным в командировки:

  • его должность сохраняется за ним. Вернувшись из поездки, он вновь приступит к своим должностным обязанностям на прежнем месте;
  • ему платится средний заработок на время командировки. Каждый день в командировке должен отмечаться в табеле учета времени как отработанный. Работник и получит оплату за работу. Ведь должностная поездка включается в трудовое время в полном объеме, в том числе и выходные дни;
  • ему должны компенсироваться затраты, понесенные в связи с отправлением в командировку. В данные затраты включаются средства на оплату билетов, проживание и так далее. Без правильного учета в табеле рабочего времени, оснований для компенсации указанных затрат, не будет.

Основа соблюдения прав служащих в командировке заключается в правильности оформления табеля учета рабочего времени.

И такое оформление зависит от отраженных кодировках. Надо сказать, что мнения специалистов на этот счет существенно расходятся. Дело в том, что закон и подзаконные нормативные акты не дают однозначного ответа на данный вопрос. Поэтому, мнения некоторых специалистов различны.
Большинство сходится во мнении, что служебную поездку в табеле рабочего времени следует отражать кодом «К».

Какая форма используется для учета рабочего времени?

Очевидно, что только учет рабочего времени отражает и сохраняет данные о проведенных в работе днях, прогулах, проведенных на больничном или в должностной поездке.
Поэтому, данный учет является единственным возможным способом. Его ведение предусмотрено Постановлением государственного комитета по статистическому учету от 2004 года. Данный нормативный акт возложил на работодателей обязанность по ведению указанных документов. Постановлением предусмотрено две основные формы документа:

  • форма Т-12. Этот документ служит для отображения сведений о проведенном за работой времени и оплате труда. Таким образом, указанная форма дает возможность отражать 2 основные позиции в деятельности любого предприятия;
  • форма Т-13, которая служит исключительно для отображения отработанного времени.

Обе указанные формы предусматривают специальные графы для каждого служащего учреждения. В них прописываются рабочие и нерабочие дни, а также проработанное время.

Время, проведенное в должностной поездке отмечается кодом «К». Но следует разделять рабочие и нерабочие дни в поездке. По мнению специалистов их следует кодировать по-разному. Это объясняется требованиями закона. Ведь выходной в поездке является отработанным днем. Он должен быть оплачен бухгалтерией в двойном объеме среднесуточного оклада. А обычный день будет оплачиваться в стандартном среднем размере дохода за сутки.

Практика идет по пути отражению кода «В» при нахождении в должностной поездке в нерабочий день. Это может являться как выходным днем, так и праздником.

Командировка в табеле учета рабочего времени – образец записи

Поездка отображается двумя способами. Код «К» предназначен для определения рабочего срока в поездке, за исключением выходных. А выходные кодируются обозначением «В».
Указанные обозначения подтверждают факт исполнения сотрудником своих должностных обязательств. Следовательно, бухгалтерия будет начислять денежные средства работнику и обязана будет возместить все расходы, затраченные при исполнении поручения нанимателя.

Как в табеле отражается сверхурочная работа в командировке?

Сверхурочная работа в командировке предполагает дополнительную оплаты служащего. Однако специального обозначения для такой работы в служебной поездке, нет. Служащий получит средний доход за день. Поэтому, не ставится конкретный отрезок времени, который проработал служащий в тот или иной день.
Если следует учесть сверхурочную работу, то следует собрать документы, которые смогут это подтвердить. Собранные документы следует представить работодателю по возвращении на работу.
Исходя из бумаг, руководство примет решение о дополнительной выплате. Но отобразить сверхурочные часы в табеле не удастся, так как определенных кодов просто нет.

Командировка в табеле учета рабочего времени — образец заполнения

Часто для производственных целей, работникам необходимо уезжать в другой город или страну. Такая деловая поездка называется командировкой и может проходить даже в выходные дни (детали такого варианта — здесь). Как правильно учитывать ее в табеле? Как отобразить, что во время поездки, работник заболел? На эти и другие вопросы, вы найдете ответы в нашей статье.

Как отразить в табеле учета рабочего времени командировку?

Реестр учета трудового времени — важный документ на предприятии. Правильность его заполнения влияет на сумму заработной платы. Ее начисление и выплаты, часто проверяет налоговая инспекция. При этом они поднимают и сверяют все сопутствующие документы и пересчитывают зарплату.

Суть заполнения реестра, состоит в том, чтобы правильно отобразить использование трудового времени работника. Таблица заполняется по кодовым названиям, расшифровка которых указана на самом бланке.

К основным требованиям по заполнению относят:

  • Необходимость заполнять его в режиме текущего времени, так как на основании него происходит начисление заработной платы;
  • Вносят явки и неявки с помощью одного из способов: внесения отклонений или сплошной регистрацией;
  • Заполняется две строчи — в верхней части ставят кодовое обозначение, например, Я — явка на работу, К — командировка и т. п.; в нижней ставят количество отработанных часов. Бывают и оба значения кодовые.
Смотрите так же:  Экспертиза телефонов sony

Отражение в табеле учета рабочего времени командировки обозначается буквенным кодом — К. Отмечается как день поездки — день выезда и день приезда домой, дни простоя.

Командировка в табеле учета рабочего времени как заполнять?

Основанием для отправки сотрудника в поездку является приказ по предприятию. Дни деловой поездки можно считать на основании: билетов на дорогу; служебной записки; соответствующего удостоверения.

Днями пребывания в поездке по производственным или деловым целям считают дни:

  • Выезда и прибытия;
  • Трудовые дни;
  • Выходные и праздничные дни, если так совпало;
  • Больничные.

Как заполнять просто трудовой день, всем понятно и особых вопросов по этому поводу нет — в реестре обозначается код К. Но как быть, если поездка совпала с еще одним событием? Все нюансы пребывания необходимо отображать в реестре учета времени, так как это влияет на расчет суточных. Рассмотрим на примерах.

Сотрудник с отчетными документами предоставляет больничный лист — в реестре это отражается в двух строках. В верхней — К и в нижней Б — больничный. Сотрудник выехал вечером в воскресенье — днем поездки считается день выезда, то есть выходной. В реестре обозначается в верхней строке — К, в нижней — В. Оплата суточных и зарплаты за выходной день идет по двойному тарифу, согласно законодательству РФ, компенсация стоимости билета — по его номиналу.

Работник вернулся с поездки в выходной или праздничный день — в реестре отражается также – К/В, оплата по двойному тарифу. Если сотрудник в командировке работал в выходной или праздничный день, в табеле заполняют как К/РВ — рабочий выходной.
Все выходные или праздничные рабочие дни, оплачивают по двойному тарифу или работник может взять себе один день выходного, но оплата В или РВ будет по обычной ставке. Работник работал в ночное время, например, при устранении аварии — обозначают как К/Н. При этом, должно быть письменное подтверждение деятельности в ночное время в виде служебной записки, подписанной руководителем на предприятии, куда был откомандирован сотрудник.

Пример табеля учета рабочего времени при командировке

Реестр учета времени по правилам ведения — простой документ. При его заполнении, важна внимательность в деталях и отражение всей информации. А также сами работники, должны понимать правила начисления им зарплаты и ведения документооборота, чтобы представлять необходимые документальные подтверждения – служебные записки о работе в ночное время, больничные листы, вовремя сдавать командировочное удостоверение и авансовый отчет.

Командировка в табеле учета рабочего времени — образец заполнения

День командировки – К, считается, как полный трудовой день, в том числе с учетом дороги и простоев. Поэтому при подведении итоговых часов в табеле, эти дни необходимо учитывать как полные рабочие дни.

Когда в табеле учета рабочего времени не проставляется командировка?

Не каждая поездка считается командировкой. Это определение прописано в Трудовом Кодексе РФ. Однодневные поездки или разъезды по местности к ним не относятся. Не отмечаются в табеле кодом К, поездки длительностью один день, разъездная работа. Они отражаются в таблице учёта, как обычный рабочий день, через буквенный код Я.

Дни командировки в табеле закрыты «8»: исправляем ошибку

Такое может случиться, если табельщик неправильно проставит отметки о командировке в табеле учета рабочего времени. А иногда «восьмерки» появляются просто из-за несвоевременного получения информации о командировке.

Если табель с неправильными записями еще не закрыт, то достаточно просто его переписать, указав нужные коды. А если расчет с работником уже произведен и дни командировки оплачены исходя из оклада, а не среднего заработк а ст. 167 ТК РФ; п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 , придется исправлять табель и пересчитывать зарплату. О том, как это сделать, мы и поговорим.

Исправляем табель учета рабочего времени

Это следует сделать сразу после того, как выяснилось, что произошла ошибка. Необходимости издавать отдельный приказ для того, чтобы исправить табель, на наш взгляд, нет. У вас уже есть приказ о направлении работника в командировку, в нем указаны ее даты, есть служебное задание с заполненным разделом «Краткий отчет о выполнении задания». Если приказ о командировке не отменялся или не изменялся по каким-либо причинам, то он и будет являться основанием для исправления табеля.

Внесение изменений в табель должно быть заверено подписями тех лиц, которые его первоначально подписывали, и печатью организации.

Исправленному в отношении Волкова И.И. за 4— 6 числа месяца с «Я» на «К», с «11» на «8», с «20» на «17», с «88» на «64», со «159» на «135» верить.

Приказ от 01.02.2013 № 17-к

Руководитель структурного подразделения

Пересчитываем выплаты работнику

Теперь следует рассчитать средний заработок за дни командировки и сравнить его с выплаченной работнику за эти дни зарплатой. Возможны ситуации:

  • работнику выплачено ровно столько, сколько и положено. Такое возможно в ситуации, когда средний заработок и зарплата за дни командировки одинаковы. Кроме того, многие организации практикуют доплаты работникам до оклада в случаях, когда средний заработок меньше текущей зарплаты за время командировки. Если и в ваших документах (коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о командировках) есть такие положения, перерасчета выплат делать не придется;

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Переплата из-за неверного отражения сведений в табеле не является ни счетной ошибкой, ни результатом недобросовестности сотрудник а ст. 137 ТК РФ; п. 1 ст. 1102, п. 3 ст. 1109 ГК РФ; Определение ВС от 20.01.2012 № 59-В 11-17; Определение Мособлсуда от 12.10.2010 № 33-19764 . Поэтому взыскать ее с работника нельзя.

  • зарплата выше среднего заработка. Тогда все, что вам остается, — попросить работника вернуть переплаченную сумму. Удерживать деньги с работника без его согласия организация не вправе. Не получится взыскать эту сумму и через суд ст. 137 ТК РФ ;
  • зарплата ниже среднего заработка. В этом случае сотруднику надо доплатить, причем с уплатой компенсации за несвоевременную выплату. Она рассчитывается исходя из 1/300 ставки ЦБ РФ, действовавшей в период просрочки выплаты, и не уплаченной вовремя суммы (то есть без НДФЛ) ст. 236 ТК РФ .

В любом случае лучше составить бухгалтерскую справку и зафиксировать в ней, к чему привела ошибка в табеле — переплате или недоплате. А теперь рассмотрим порядок учета в последних двух случаях.

Работнику переплатили

Если работник откажется вернуть деньги, скорректируйте только налог на прибыль. Ведь излишне выплаченные суммы за время командировки — это необоснованные выплаты. То есть за период командировки нужно подать уточненную декларацию по налогу на прибыль, уменьшив расходы на оплату труда (в части зарплаты), доплатить налог и заплатить пен и п. 1 ст. 54, ст. 75, абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ . А НДФЛ и взносы уменьшать не надо (выплата-то работнику была), поэтому здесь никакие изменения вносить не нужно.

Предположим, работник согласился вернуть переплату добровольно. Для этого он должен написать заявление о том, что просит удержать переплаченную сумму из следующей выплаты. Либо работник может вернуть деньги прямо в кассу по приходному ордеру.

Переплата работнику означает, что у вас возникла недоимка по налогу на прибыль в том налоговом (отчетном) периоде, к которому относится командировка (в части излишне начисленной зарплаты и страховых взносов с нее, которые были учтены в «прибыльных» расходах). Поэтому необходимо уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот перио д п. 1 ст. 54, ст. 75, абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ . В уточненке нужно указать правильную сумму налога, исчисленную с учетом изменений.

А к занижению взносов переплата не приводит, поэтому вносить изменения в расчеты не нужн о ч. 2 ст. 17 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ . Можно просто скорректировать базу текущего периода с учетом этой переплаты.

Работнику недоплатили

Если вы доплачиваете работнику деньги, вносить исправления в отчетность, сданную ранее в ИФНС и фонды, не потребуется. Ведь вы начисляете полагающуюся работнику сумму в текущем периоде. Следовательно, именно в этом периоде она включается и в состав «прибыльных» расходов на оплату труд а подп. 6 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ , и в базу по страховым взноса м ч. 3 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 № 1376-19 . Таким образом, у вас не возникло ни недоимок по налогам и взносам, ни ошибок в ранее представленных расчетах и сведениях персонифицированного учета.

Вносим исправления в бухучет

Внесение изменений в бухучет нужно оформить бухгалтерской справкой. Порядок действий в данном случае зависит от момента обнаружения ошибки в табеле. Рассмотрим возможные ситуации.

Ошибки в учете, явившиеся следствием неправильного заполнения табеля по командированным работникам, обычно считаются несущественным и п. 3 ПБУ 22/2010 .

СИТУАЦИЯ 1. Ошибка в табеле текущего года обнаружена до его окончания (так чаще всего и бывает). Исправления вносятся в месяце обнаружения ошибк и п. 5 ПБУ 22/2010 на основании исправленного табеля и бухгалтерской справки.