Передача печатей как оформить

Содержание:

Акт приема-передачи печати

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

  1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
  2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
  3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

  • наименование компании — владельца печати,
  • должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
  • и того, которому она передается,
  • нужно отразить причину передачи,
  • дату, до которой печать переходит в другие руки,
  • поставить оттиск печати,
  • подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

  • один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
  • второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
  • третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

  1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
  3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
    • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
    • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,

  • на основании каких документов действуют сотрудники
  • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
  • Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
  • В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
  • Как составить акт приема-передачи печати организации?

    Любая организация должна следить за сохранностью своих печатей. Для этих целей руководитель назначает лицо, ответственное за их надлежащее хранение, правомерное использование, применение для заверения только подлинных документов.

    Сотрудник в ходе своей деятельности использует ряд официальных бумаг. Одним из документов, служащих основанием для перемещения штампов, служит специальный акт приёма-передачи.

    Это специальный документ свободной формы, подтверждающий факт перемещения печати от одного лица к другому.

    Для обеспечения сохранности и правомерности использования штампы хранятся у ответственного сотрудника, назначенного руководителем предприятия. Однако в процессе деятельности организации иногда возникают ситуации, когда необходимо передать право владения другому человеку. К таким случаям относятся:

    • штамп передан во временное распоряжение другому должностному лицу компании, например, при необходимости заключения договора, подписания документов от имени директора;
    • назначено новое ответственное лицо, и печать должна перейти под его контроль, например, ситуация возникает в случае увольнения, отпуска, длительной болезни, командировки сотрудника;
    • печать отдана во временное использование стороннему юридическому лицу, например, для заверения документов от имени фирмы.

    Факт передачи оформляется особым актом, в котором содержатся сведения:

    • об участвующих в процессе сторонах;
    • о причинах смены ответственного лица;
    • о сроках временного использования.

    Как правильно заполнить журнал учета печатей и штампов — смотрите здесь.

    Кто его заполняет?

    Акт приёма-передачи должен оформляться во всех организациях, доверяющих использование штампа другому предприятию или сотруднику. Документ составляется несколькими лицами:

    • Сотрудник, у которого печать находилась на хранении. Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
    • Лицо, которому передаётся штамп. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:
      • доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
      • нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
      • работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.

    Для регистрации факта передачи необходимо указать в документе фамилию, имя и отчество, а также должность каждого участвующего в процессе лица.

    Инструкция составления

    Акт является внутренним документом фирмы, он предназначен для учёта передвижений печатей с целью предупреждения случаев их неправомерного использования, например, для заверения подложных платёжных поручений или заведомо неправильных отчётов.

    Законодательством не установлена унифицированная форма документа. Это значит, что предприятие может разработать и утвердить ее самостоятельно.

    Однако существуют определённые требования к оформлению. В документе обязательно должны содержаться следующие сведения:

    • фамилия, имя, отчество и должность передающего сотрудника;
    • данные получающего лица;
    • причина передачи;
    • реквизиты приказа о передачи печати;
    • период времени, в течение которого штамп может находиться у получающего лица.

    Также должен быть проставлен оттиск печати. Документ заверяется подписью руководителя предприятия.

    Оформленный акт должен храниться в организации три года. Это позволяет при выявлении злоупотреблений или ошибок, в результате которых были заверены незаконные или неправильно оформленные документы, установить, кто во время подписания этих бумаг владел печатью фирмы.

    Сколько печатей может иметь ИП?

    Здравствуйте! У меня открыто интернет-агентство, которое зарегистрировано на ИП. У меня есть печать с которой я открывал расчетный счет в банке и выставляю своим клиентам счета.

    Отдельно от интернет-агентства я открыл интернет-магазин с возможностью оплаты товаров по безналу. Но я не могу выставить счет с печатью интернет-агентства, так как ее дизайн не соответствует интернет-магазину.

    Вопрос: могу ли я использовать печать с другим дизайном?

    Все данные ИП на печати остаются те же. Банк тот же.

    Ответы юристов (14)

    Закон вообще не обязывает Вас иметь печать. Но так как она у вас есть то вы можете использовать только её и изготовление другой (дополнительной) будет являться нарушением.

    Так что можете вообще не ставить печать на документах интернет-магазин.

    Есть разъяснения пленума верховного суда о том, что обязательным требованием при документо-обороте является подпись уполномоченного лица. В случае наличия в документе печати, но отсутствии подписи документ является ничтожным.

    Смотрите так же:  Новый налог ип

    Есть вопрос к юристу?

    Андрей, добрый вечер. Законодательством не регламентировано количество печатей, которое должно быть или может быть как у ООО, так и у ИП. В данном случае все это остается на усмотрение ИП. Для того, чтобы разделить данные печати и официально закрепить ту или иную печать можно издать соответствующий приказ, в котором утвердить образец печати, которая будет использоваться для подписания счетов, которые выставляются в инетрнет-магазине.

    Если будет необходимость обращайтесь скину вам образец такого приказа, либо можете найти его сами в интернете.

    Здравствуйте, Количество печатей у ИП не лимитировано. Но
    Вы должны понимать, что использование Индивидуальным предпринимателем разных печатей, может насторожить клиентов либо контрагентов и вместо пользы, может причинить только проблемы. К тому же ИП не обязатлеьно иметь печать по закону. Но иметь конечно стоит хоть одну, это все таки дополнительная защита документов, к тому же крупные контрагенты предпочтут что бы на докумете стояла помимо подпись и еще и печать( для солидности), Некоторые банки будут ее требовать, но если заведете печать, то главный минус в том что ставить ее придется везде

    Андрей.здравствуйте.ИП может иметь сколько угодно печатей для разных целей. Но они должны быть утверждены приказом. Обращаю Ваше внимание, что для банка должна быть печать одного вида — оттиск которой оставлен в банковской карточке.

    Уточнение клиента

    Здравствуйте! У меня есть печать, которую я сейчас использую для счетов по безналу своим клиентам и она зарегистрирована в моем банке. Вопрос — Могу ли я выставить счет с реквизитами своего банка, но с печатью другого дизайна.

    К примеру у меня агентство апельсин и в центре печати написано «агентство Апельсин», тут я открываю интернет-магазин «Банан» и мне нужно выставить счет по безналу своему клиенту. Будет глупо выставлять счет с печатью агентства «Апельсин»

    05 Февраля 2014, 23:10

    Здравствуйте! Помимо основной печати, ИП может иметь неограниченное количество печатей, они нигде не регистрируются. ИП самостоятельно определяет их назначение, а также возможность нанесения на печать дополнительной информации.Несоответствие этих дополнительных печатей требованиям, установленным п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», не может рассматриваться как нарушение. Очень часто организации используют несколько печатей: для заверения финансовых документов, договоров, оформления кадровых документов и т.д.
    Кроме того, как уже отметил Сальников Алексей, «Закон вообще не обязывает Вас иметь печать.», поэтому, на мой взгляд, Вы можете не иметь основную круглую печать, но иметь другие по Вашему усмотрению разработанные печати.

    Не соглашусь с мнением, что если есть печать, то её нужно ставить везде. Ни первый раз уже слышу данную точку зрения.

    Чтобы развеять все сомнения — вот Вам судебная практика:

    Выдержка из представленного ниже решения

    Довод подателя жалобы о незаключенности договора аренды несостоятелен, поскольку отсутствие печати предпринимателя в договоре не является основанием для признания этого договора незаключенным. Кроме того, стороны достигли соглашения по всем его существенным условиям и заключение этого договора осуществлено с соблюдением положений главы 28 Гражданского кодекса Российской Федерации.

    Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа
    от 24 марта 2009 г. N А52-3612/2008

    Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в
    составе председательствующего Константинова П.Ю., судей Грачевой И.Л.,
    Сапоткиной Т.И.,

    при участии индивидуального предпринимателя Филатова А.С.,

    рассмотрев 23.03.2009 в открытом судебном заседании
    кассационную жалобу индивидуального предпринимателя Филатова Андрея Сергеевича
    на решение Арбитражного суда Псковской области от 27.10.2008 по делу N
    А52-3612/2008 (судья Рутковская Л.Г.),

    Общество с ограниченной ответственностью
    «Автотест» (далее — ООО «Автотест», Общество) обратилось в
    Арбитражный суд Псковской области с иском к индивидуальному предпринимателю
    Филатову Андрею Сергеевичу о взыскании 42 500 руб. задолженности по арендной
    плате за пользование нежилым помещением в период с февраля 2008 года по апрель
    2008 года по договору от 01.01.2008.

    Решением от 27.10.2008 иск удовлетворен в полном объеме.

    В апелляционном порядке дело не рассматривалось.

    В кассационной жалобе предприниматель, ссылаясь на
    неправильное применение судом норм материального и процессуального права и
    несоответствие его выводов фактическим обстоятельствам дела и имеющимся в нем
    доказательствам, просит отменить указанный судебный акт и дело передать на
    новое рассмотрение.

    Как указал податель жалобы, спорный договор аренды является
    незаключенным, поскольку при его подписании в разделе с реквизитами сторон
    имеется только подпись Филатова А.С., а печать индивидуального предпринимателя
    отсутствует.

    Кроме того, податель жалобы полагает, что фактически
    арендованное помещение ему не передавалось и им не использовалось. Это
    обстоятельство не было исследовано судом в установленном порядке.

    Отзыв на кассационную жалобу не представлен.

    В судебном заседании Филатов А.С. поддержал доводы,
    приведенные в жалобе.

    Общество, будучи уведомленным о времени и месте судебного
    разбирательства, своего представителя в заседание кассационной инстанции не
    направило, в связи с чем жалоба рассмотрена в его отсутствие в соответствии со
    статьей 284 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее — АПК РФ).

    Законность обжалуемого судебного акта проверена в
    кассационном порядке.

    Как следует из материалов дела, 01.01.2008 между ООО «Автотест»
    (арендодатель) и Филатовым А.С. (арендатор) заключен договор аренды нежилого
    помещения склада запасных частей (общей площадью 479,9 кв. м), находящегося на
    станции технического обслуживания автомобилей по адресу: г. Псков, ул. Н.
    Васильева, д. 89. Названный договор действует с 01.01.2008 по 29.12.2008 (пункт
    4.1 договора).

    Пунктом 2.2.2 указанного договора стороны предусмотрели
    обязанность арендатора производить расчеты по арендной плате в соответствии с
    условиями, указанными в разделе 3 договора, а также по прочим платежам,
    предусмотренным этим же разделом договора и последующими изменениями и
    дополнениями к нему.

    Согласно пункту 3.1 названного договора арендатор за
    пользование спорным помещением уплачивает арендодателю плату в размере 15 000
    руб. в месяц без учета НДС. В силу пункта 3.2 арендная плата вносится
    арендатором ежемесячно, наличным или безналичным платежом, не позднее первого
    числа оплачиваемого месяца.

    В связи с неисполнением предпринимателем обязанности по
    перечислению арендной платы за период с февраля 2008 года по апрель 2008 года
    Общество 30.04.2008 направило ответчику претензию о необходимости уплаты
    задолженности в сумме 42 500 руб.

    Указанное требование арендатор не исполнил в установленном
    порядке, что послужило основанием для обращения ООО «Автотест» в
    арбитражный суд с иском о взыскании этой суммы.

    Суд первой инстанции удовлетворил требования Общества,
    признав их обоснованными, подтвержденными материалами дела и соответствующими
    условиям договора и статьям 307-309, 606 и 614 Гражданского кодекса Российской
    Федерации (далее — ГК РФ).

    Суд кассационной инстанции не находит оснований для отмены
    обжалуемого судебного акта в силу следующего.

    Пунктом 1 статьи 606 ГК РФ установлено, что по договору
    аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить
    арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование
    или во временное пользование.

    В силу пункта 1 статьи 611 ГК РФ арендодатель обязан
    предоставить арендатору имущество в состоянии, соответствующем условиям
    договора аренды и назначению имущества.

    Как следует из пункта 1 статьи 614 ГК РФ, арендатор обязан
    своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату).

    Порядок, условия и сроки внесения арендной платы
    определяются договором аренды. В случае, когда договором они не определены,
    считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при
    аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

    Как установлено судом, расчет задолженности, представленный
    истцом, соответствует условиям договора и обстоятельствам дела; ответчик не
    представил доказательств уплаты заявленной суммы.

    Согласно статьям 309 и 310 ГК РФ обязательства должны
    исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями
    закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — в
    соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми
    требованиями. Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее
    изменение его условий не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных
    законом.

    Таким образом, суд обоснованно удовлетворил исковые
    требования Общества.

    Довод ответчика о том, что имущество ему фактически не
    передавалось, подлежит отклонению.

    Пунктом 1.3 спорного договора установлено, что арендатор
    произвел осмотр указанного нежилого помещения, качество и состояние которого
    его устраивает; настоящий договор является актом приема-передачи,
    подтверждающим передачу этого помещения арендодателем и принятие такового арендатором.

    Довод подателя жалобы о незаключенности договора аренды
    несостоятелен, поскольку отсутствие печати предпринимателя в договоре не
    является основанием для признания этого договора незаключенным. Кроме того,
    стороны достигли соглашения по всем его существенным условиям и заключение
    этого договора осуществлено с соблюдением положений главы 28 Гражданского
    кодекса Российской Федерации.

    Доводы кассационной жалобы направлены по существу на
    переоценку обстоятельств, установленных судом первой инстанции.

    Кассационная инстанция при рассмотрении дела проверяет
    законность принятых по делу судебных актов, устанавливая правильность
    применения судами норм материального и процессуального права, а также
    соответствие выводов о применении норм права установленным ими по делу
    обстоятельствам и имеющимся в деле доказательствам (статья 286 АПК РФ).

    Кассационная инстанция не вправе переоценивать
    доказательства, на основании которых суд сделал вывод относительно фактических
    обстоятельств дела.

    Нарушений либо неправильного применения судом первой
    инстанции норм материального или процессуального права, которые могли привести
    к принятию неправильного судебного акта, кассационная инстанция не усматривает.

    С учетом изложенного оснований для отмены обжалуемого
    судебного акта и удовлетворения кассационной жалобы не имеется.

    Руководствуясь статьями 286, 287 и 289 Арбитражного
    процессуального кодекса Российской Федерации, Федеральный арбитражный суд
    Северо-Западного округа

    решение Арбитражного суда Псковской области от 27.10.2008 по
    делу N А52-3612/2008 оставить без изменения, а кассационную жалобу
    индивидуального предпринимателя Филатова Андрея Сергеевича — без
    удовлетворения.

    Передача печати одного юридического лица другому

    Подскажите, имеет ли право одно юридическое лицо доверить (поручить) другому юридическому лицу заверять некоторые документы печатью первого лица? И можно ли вообще передавать печать от одного юридического лица другому по законодательству, и какими документами такая передача подтверждается? Такая ситуация возникла, потому что мы, второе юридическое лицо, покупаем товар у прямого производителя. Нам нужно большое количество заверенных производителем документов, которые подтверждают качество данного товара. Производитель согласен изготовить для нас вторую печать, но не знает на основании каких документов это нужно делать.

    Смотрите так же:  Гражданский кодекс статья 1081

    Ответы юристов (5)

    Для того чтобы вы могли пользоваться печатью другой фирмы, вам необходимо составить акт приема-передачи печати, руководитель передает свое право использования печати заместителю или другому лицу. Подобный акт составляется в свободной форме. Законодательством определенной формы бланка такого акта не предусматривается, и как правило, каждое предприятие или организация составляют собственную форму его заполнения. В любом случае, в какой бы форме ни был составлен акт, необходимо указать причины, по которым передается печать, срок на который она будет передана, а также номер приказа, на основании которого осуществляется прием-передача. На акте также должен присутствовать оттиск печати, передача которой им оформляется. С этой целью в оформлении акта приема-передачи печати предусматривается специальная широкая графа.
    На документе ставятся подписи лица, которое передает печать, и лица, которое ее принимает.

    Как отразить в 1С Предприятие 8.3 приобретение печати для организации?

    Подскажите, как отразить приобретение печати для организации.
    Приняла к учету по товарной накладной, расход на 44 счет, и сразу списала через требование-накладную.
    Печать — инвентарь и хоз. принадлежности.
    Сумма — 800 рублей.

    1С:Предприятие 8.3
    Конфигурация Бухгалтерия предприятия (базовая), редакция 3.0 (3.0.51.22)

    Проводки:
    Д 60.01 К 60.02 — зачет аванса поставщику
    Д 10.09 К 60.01 — поступление инвентаря
    Д 44.01 К 10.09 — списание материалов на издержки

    ну, вообще-то. странно как-то — тратить тысячи рублей на организацию и поддержание учета копеечных причиндалов . не должна, что-то я не наблюдаю этого в базах моих клиентов

    В законах рыться не хочется

    Цитата ( Сайт ИТС — Справочник хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8 — Поступление материалов):
    В целях обеспечения контроля за движением дорогостоящих объектов МПЗ и контроля за их сохранностью в процессе эксплуатации необходимо отразить их списанную стоимость на забалансовом счете МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации»

    == пропускаю, т.е. разрыв целостности текста

    Лимит стоимости активов в пределах 100 тыс. руб. принимаются к учету в составе материально-производственных запасов. Лимит стоимости отнесения МПЗ на забалансовый счет МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации» составляет более 10 000,00 руб

    == пропускаю, т.е. разрыв целостности текста

    В нашем примере учетной политикой организации предусмотрено, что затраты, связанные с реализацией товаров (работ, услуг) отражаются на субсчете 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность», а материально-производственные запасы, лимит стоимости которых превышает 10 000,00 руб., учитываются на забалансовом счете МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».

    Акт приема-передачи печати: правила оформления и образец 2018 года

    В случае перехода печати от одного ответственного лица к другому данный факт оформляется актом приема-передачи печати. В статье рассказывается, каково его назначение и как составить акт приема-передачи печати. По ссылке в статье можно скачать образец акта приема-передачи печати.

    Из статьи вы узнаете:

    Каково назначение акта приема-передачи печати

    Несмотря на возникновение электронных аналогов, печати и штампы в современном делопроизводстве сохраняют широкое распространение.

    Несколько лет назад законодательство упростило процедуру использования оттисков штемпельной продукции, сделав ее необязательной для ряда юридических лиц. К ним относятся все коммерческие организации любого вида деятельности и формы организации бизнеса: крупного, среднего или малого.

    Порядок использования штемпельной продукции в рамках учетной политики отдельного производства является исключительно добровольным и должен быть закреплен локальными-нормативными актами.

    Частные предприниматели (ПБЮЛ, ИП и т.д.) и раньше не были обязаны использовать штапельную продукцию в своем делопроизводстве, поэтому данные законодательные послабления их не коснулись. В 2018 году факт наличия собственной печати у частного предпринимателя определяется его личным желанием и представлением о собственном статусе.

    Любая штемпельная продукция организации относится к категории особо охраняемых объектов. Хранение и надлежащую сохранность печати обеспечивает исключительно одно лицо. В небольших организациях таким лицом является директор компании. На крупных производствах лицо, ответственное за сохранность печати, должно быть назначено соответствующим специальным распоряжением руководства. Хранятся печати в специальном сейфе. Доступ к сейфу имеет ограниченный круг лиц.

    Любая документация фирмы, вне зависимости от важности деловых бумаг и их назначения, должна быть завизирована при помощи оттиска соответствующего штемпельного изделия.

    Деловая бумага не будет иметь юридической силы, если на ней отсутствует оттиск штемпеля с реквизитами фирмы и другой информацией. По этой причине доступ к штемпельной продукции строго ограничен.

    Использование штемпельной продукции компании в целях, которые не соответствуют действующему законодательству, должно быть полностью исключено. Необходимо обеспечить ее хранение и исключить доступ к ней посторонних лиц.

    К сожалению, довольно распространенной практикой является передача печати одним лицом другому без оформления надлежащей документации. Следует иметь в виду, что лицу, ответственному за хранение печати, труднее будет доказать свою невиновность в случае возникновения внештатной ситуации или в случае использования печати в корыстных целях при совершении мошеннических операций.

    В каких случаях используется акт приема-передачи

    Среди причин, в силу которых может произойти передача печати от одного должностного лица другому, можно выделить три основные:

    Ответственное лицо отсутствует на предприятии по причине нахождения на больничном листе, в отпуске или длительной командировке.

    Назначено новое ответственное лицо. Это может сделать руководитель организации. Назначение нового ответственного может быть вызвано увольнением предыдущего или утратой к нему доверия.

    Ответственный другой компании по взаимному соглашению использует штемпельную продукцию вашей фирмы с целью заверения документации от ее лица.

    Как правильно составить акт приема-передачи печати

    Акт приема-передачи печати составляется от имени двух сторон: лица, которое хранило печать и лица, которому она передается. И то, и другое лицо должны заверить деловую бумагу своими подписями.

    Правила составления акта

    Форма акта-приема передачи печати сотруднику в 2018 году остается свободной, поскольку законом не установлено единого стандартного образца этого документа. Как правило, компании разрабатывают этот документ самостоятельно с учетом корпоративных правил ведения документооборота, закрепленных локальной нормативной документацией. Можно также использовать шаблон, который каждая фирма разрабатывает для внутреннего документооборота. Во всех случаях такой документ должен содержать ряд основных элементов:

    • название предприятия, которое владеет данной штемпельной продукцией;
    • должность, фамилия и инициалы сотрудника, который отвечает за хранение штемпельной продукции;
    • должность, фамилия и инициалы сотрудника, который принимает штемпельную продукцию;
    • причина передачи штемпельной продукции;
    • дата перехода;
    • образец оттиска штемпельной продукции;
    • подписи обоих лиц.

    После того, как данная деловая бумага подписана обоими участниками процесса, вся ответственность за сохранность штемпельной продукции переходит к принимающему лицу.

    Каковы правила оформления акта приема-передачи печати

    Оформление деловой документации по приему и передаче штемпельной продукции происходит либо на обычном листе формата А4, либо на специально разработанном бланке предприятия. Вы можете составить его от руки или распечатать на принтере.

    В стандартных ситуациях акт приема-передачи печати составляется в трех экземплярах:

    Первый экземпляр находится у лица, которое хранило штемпельную продукцию ранее.

    Второй экземпляр находится у лица, которое хранит штемпельную продукцию в настоящее время.

    Третий экземпляр поступает на хранение в канцелярию фирмы.

    После завершения всех формальных процедур, акт приема-передачи печати должен быть зарегистрирован в журнале, предназначенном для ведения учета внутренней документации фирмы, и передан в архив компании. Срок хранения в архиве определяется действующим нормативом для бумаг данного типа (как правило, от трех лет).

    Как уже было отмечено выше, единой стандартной формы акта приема-передачи печати не существует. Примерный образец акта представлен ниже.

    Образец. Акт приема-передачи печати

    Бывают ситуации, когда необходимо передать штемпельную продукцию между сотрудниками в процессе осуществления текущих трудовых операций. Такую передачу можно не оформлять специальным актом. Но отметка о факте передачи обязательно должна быть сделана в специальном журнале учета печатей и штампов.

    В некоторых случаях, акт приема-передачи печати может быть составлен только в двух экземплярах, каждый из которых получат представители сторон — участники передачи.

    В таком случае достаточно сделать отметку в Журнале учета печатей и штампов управляющей компании. В журнале принимающей стороны должна быть сделана аналогичная запись.

    Сотрудник административно-хозяйственной части получил в свое распоряжение новую печать, которую специально изготовили. Со временем возникла необходимость передать печать главному бухгалтеру той же компании. Как оформить эту процедуру?

    Необходимо поставить штемпельную продукцию на учет и сделать об этом соответствующую запись в журнале учета.

    Главный бухгалтер, которому передается штемпель, должен расписаться в специальной графе и поставить дату получения.

    Подпись является фактом подтверждения получения печати. Ответственность за использование и хранение печати с этого момента лежит на главном бухгалтере.

    Дубликат гербовой печати организации

    органами прокуратуры изъята гербовая печать. организация к этому вопросу не имеет отношения. так получилось. Для деятельности предприятия нужен дубликат печати. оттиск есть. Возможно изготовление или нет?

    Ответы юристов (32)

    Конечно, можно. Более того, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения» (то есть обязано). Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах ­с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.). Аналогичные положения содержит и ст. 2 ФЗ от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях». В отсутствие оригинала, Вы вправе использовать (изготовить) печать. Федеральным законодательством устанавливается только обязанность иметь печать и некоторые требования к ее оформлению. На уровне субъектов также может осуществляться регулирование, но в Вашем случае, такого нормативного акта также нет. Более того, в настоящее время нормативные правовые акты субъектов РФ и муниципальных образований по вопросам регистрации и использования печатей носят исключительно рекомендательный характер. Невыполнение организациями данных нормативных правовых актов не влечет за собой юридическую ответственность. В Вашей ситуации, не взирая на то, что печать изъята, Вы вправе самостоятельно обратиться за соответствующей услугой по изготовлению печати.

    Смотрите так же:  Как работают льготы жкх

    Уточнение клиента

    предприятие бюджетное (филиал). готов оплатить если укажите как всё законно сделать.

    23 Декабря 2012, 11:12

    Есть вопрос к юристу?

    Константин, Вы можете обратиться с ходатайством об исключении из числа изъятого имущества печати или заказать дубликат самостоятельно.

    Уточнение клиента

    предприятие бюджетное (филиал). готов оплатить если укажите как всё законно сделать. и на каком основании

    23 Декабря 2012, 11:14

    Гербовая печать подлежит изъятию из обращения в срок не более одного месяца со дня сдачи гербовой печати

    Уточнение клиента

    изъяли ещё 23 ноября и до сих пор невыдали

    23 Декабря 2012, 11:16

    Законно это исключить из описи. Но обычно просто заказывают дубликат:

    Идут с учредительными документами в соответствующую фирму.

    сегодня крайний день, а если срок падает на нерабочий день, то крайним днем срока считается следующий за ним рабочий. Во вторник обязаны отдать.

    Так как 23 декабря выпадает выходной день,то обязаны завтра обязаны Вам вернуть гербовую печать.

    А организация коммерческая? можно поподробнее указать организационно-правовую форму? В любом случае организация должна иметь печать, обратитесь в прокурату, возможно они отдадут печать, в противном случае закажите дубликат.

    Для изготовления гербового дубликата Вам необходимо разрешение.

    Уточнение клиента

    23 Декабря 2012, 11:30

    Головной организации и учредителя.

    > Для изготовления гербового дубликата Вам необходимо разрешение. От кого?

    Уточнение клиента

    приказ от головного предприятия? или как?

    23 Декабря 2012, 11:55

    Не нужно согласия предприятия, филиалом которого Вы являетесь. Нормативной обязанности получать такое согласие нет. Однажды филиал уже был наделен полномочием заключать сделки от имени предприятия, для чего требуется печать. Разве что, уведомить о количестве печатей, на случай изменения самим предприятием части функций филиала, например, прекращения у него права заключения сделки и изъятия, соответственно, печати, с целью избежать, в частности, риска неблагоприятных последствий заключения договора не уполномоченным лицом без ведома владеющим дубликатом печати.

    Изъяли печать не просто так.Нужно обязательное разрешение у соответствующих органов.

    Кто изымал печать у того и разрешение необходимо взять.

    Прокуратура изъяла печать не просто так.

    Уточнение клиента

    деятельность предприятия не остановлена. налоги не платятся. з/п не выплачивается. ссылку на отсутствие печати не принимают нигде. Органы дают ответ что пока не могут вернуть печать с отсутствием экспертов.

    23 Декабря 2012, 12:02

    Это при утере гербовой печати необходимо разрешение от главного в предприятии

    Фирмам изготавливающим печати никаких приказов не требуется. Только копии свидетельств о регистрации предприятия и о постановке на налоговый учет, ну, и описание оттиска или оттиск (если нужен точный дубликат). Для внутреннего учета и спокойствия можно сделать приказ.

    > Кто изымал печать у того и разрешение необходимо взять.

    > Прокуратура изъяла печать не просто так.

    Прокуратура не может ограничивать право организации на использование печати.

    Уточнение клиента

    а как же ведение хоз. деятельности если печать не отдают?

    23 Декабря 2012, 12:07

    Обратитесь в понедельник или во вторник в прокуратуру,так как по закону больше месяца они не имеет право удерживать печать.

    Уважаемый Андрей!Отвечайте на вопросы клиента,а не копируйте мои ответы!

    >А как же ведение хоз. деятельности если печать не отдают?

    Если административного приостановления деятельности (через суд) не было, право на ведение деятельности не ограничено.

    Право на деятельность остается.

    Любовь Владимировна, конструктивный диалог — только в помощь клиенту.

    Уточнение клиента

    Право то остаётся но фонды просят платить штрафы и пени. а наш юрист со ссылкой на гарант говорит что печать нельзя сделать никак

    23 Декабря 2012, 12:25

    Печать можно сделать,только с предварительного разрешения.Если Вы это сделаете без разрешения,то это может выйти боком.Так что самовольно делать я бы Вам не советовала.

    >печать нельзя сделать никак.

    На что Ваш юрист ссылается конкретно?

    Не нашел ни одного ограничения. А все, что не запрещено — разрешено (см. ст. 1 ГК РФ).

    Уточнение клиента

    столько мнений много. а кто может конкретно сказать и подготовить пакет документов со ссылками на правовые действия по изготовлению дубликата. Печать была изъята 2 месяца назад. Федеральное бюджетное учреждение. Готов оплатить.

    23 Декабря 2012, 12:47

    Ваше право иметь дубликат печати выводится из статей, на которые я сослался. Помимо прочего, когда нет ограничений, действуют в силу ст. 1 ГК РФ. Повторюсь, нет оснований, опираясь на которые можно составить программу действий по получению дубликата печати, нет такой инструкции, дубликат можно получить, исходя из общих положений действующего законодательства. Когда Вы его получите, Вас никто в этом не сможет упрекнуть, ссылаясь на закон.

    Для изготовления дубликата Гербовой печати по ГОСТ:
    1. Свидетельство о государственной регистрации предприятия (копия)
    2. Документ подтверждающий право на использование государственной символики.
    3. Заявление от руководителя организации, на изготовление дубликата печати, заверенное печатью организации.

    В ст 1 ГК ничего подобного нет!

    И еще доверенность на заказчика иногда спрашивают. Это в дополнение к ответу Любви Владимировны. И я к ней присоединяюсь.

    Уточнение клиента

    А возможноне спрашивать разрешения а заказать и потом всех информировать

    23 Декабря 2012, 13:35

    ГОСТы имеют рекомендательный характер (см. Закон «О техническом регулировании»). Единственно важное в приведенном примере — это документ, подтверждающий право на использование государственной символики. Действительно, его отсутствие делает невозможным получение гербовой (с государственной символикой) печати в принципе. Как я понимаю, такой документ у предприятия есть и предъявить его не составит труда, как и заявление.

    А возможноне спрашивать разрешения а заказать и потом всех информировать.

    Формально нет, но на практике бывает.

    Уточнение клиента

    Формально нет, но на практике бывает

    значит все таки нужно разрешение чьё-то

    23 Декабря 2012, 13:40

    > А возможноне спрашивать разрешения а заказать и потом всех информировать/

    Разрешение не нужно, информировать — вправе. Хотя, предприятие, то, что создало филиал информировать стоит.

    Прежде всего, если ваша бюджетная организация не является органом государственной власти, «гербовой», то есть содержащей государственную символику РФ, печати у вас быть не может.

    Порядок изготовления печатей и бланков с воспроизведением государственного гербаРФ регулируется Постановлением Правительства от 27 декабря 1995 г. N 1268, изданным в соответствии с ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» , гласящего, что

    «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.»

    В Постановлении установлено, что

    1. Установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
    (в ред. Постановления Правительства РФ от 14.12.2006 N 767)
    Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

    При этом нарушение порядка изготовления является административным правонарушением, предусмотренным ст. 19.11 КоАП

    Статья 19.11. Нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации

    Нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации —
    влечет наложение административного штрафа в размере от пятисот до одной тысячи рублей.

    А подделка — уголовным преступлением, предусмотренным ст. 327 УК.

    Так что ссылка юриста на «гарант» в этом случае будет весьма верной. Печать сделать можно, но придется соблюдать установленный порядок, иначе — наступление соответствующей ответственности.

    Это что касается именно «гербовой» печати.

    У вас же, насколько понимаю, печать изъята не гербовая, которой у вас нет и быть не может, а просто основная печать организации. И крайне желательно знать, чем же является ваше «Федеральное бюджетное учреждение» на самом деле, какая у него организационно-правовая форма. Исходя из этого можно будет сказать, обязательно ли вашей организации иметь печать вообще и какая именно информация должна обязательно присутствовать на данной печати.

    Что касается порядка изготовления основных печатей , а также их дубликатов, вторых экземпляров и так далее, то законодательство по этому вопросу не содержит никаких требований. Иначе говоря — вы вполне можете иметь две печати. Кроме того, закон обязывает вас иметь печать, не делая ссылок на возможности изъятия печати (вы не указали основание изъятия).

    Кроме того, вы имеете право ходатайствовать следователю о передаче вам этой печати на хранение, поскольку без печати нормальная хозяйственная деятельность организации невозможна, кроме того вы не имеете возможности исполнить требования законодательства о заверении текущих хозяйственных, трудовых, первичных бухгалтерских документов, налоговой отчетности и т.д.

    Если следователь ходатайство не удовлетворит, можно сделать вторую печать. Но исключительно для того, чтобы не нарушить какие-либо внутренние инструкции того ведомства, к которому относиться ваша бюджетная организация, директору желательно первоначально (и как можно быстрее) уведомить вышестоящее ведомство о сложившейся ситуации и исспросить разрешение на изготовление дубликата/второго экземпляра печати в связи со сложившимися обстоятельствами.

    В любом случае придет какой-то документ, который отчасти снимет ответственность (перед вышестоящими структурами) с директора.

    Уточнение клиента

    Печать сделать можно, но придется соблюдать установленный порядок,