Секретарь работа обязанности и требования

Содержание:

Секретарь руководителя

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Должностная инструкция секретаря, должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция и требования навыков секретаря – функции и необходимый опыт + повышение квалификации

Иногда административная роль может быть в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге. Секретари и администраторы играют вспомогательную роль в организациях, где они работают, чтобы выполнять различные административные задачи. Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, которые делают ее работоспособной. Название должности «администратор» и «секретарь» можно использовать взаимозаменяемо, чтобы описать одну и ту же роль, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем для личного помощника или помощника руководителя.

Секретарь или администратор предоставляет как административную, так и административную поддержку профессионалам, либо как часть команды, либо индивидуально. Они участвуют в координации и осуществлении служебных процедур и часто несут ответственность за конкретные проекты и задачи. В некоторых случаях они могут контролировать работу младшего персонала. Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли или работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.

В качестве секретаря человек возьмет на себя ответственность за административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Он будет помогать коллегам и руководителям, поддерживая их при планировании и распространении информации. В ходе карьеры, как и в другие времена жизни, его могут попросить принять протокол собрания. Могут даже попросить взять на себя официальную роль секретаря для группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая. В этом качестве важно, чтобы он мог принимать четкие и точные примечания, поскольку роль секретаря заключается прежде всего в создании официального отчета о встрече. Роль секретаря в какой-либо официальной группе — быть хранителем процесса встреч. Как правило, это лицо, которое организует собрания, включая годовые, и ведет официальные отчеты о процессе и решениях группы: протоколы собрания. Это может включать в себя ведение учета корреспонденции.

Он станет точкой отсчета для всех запросов или проблем и будет неотъемлемой частью рабочей силы компании. Основная задача секретаря — поддерживать менеджеров в организации. Каждое рабочее место отличается — некоторые из них достаточно сложны или заняты настолько, что каждый человек в команде управления имеет личную секретаршу. В других случаях один секретарь может поддерживать нескольких старших менеджеров, в то время, как только главный исполнительный директор имеет личную секретаршу.

Обязанности работы

Ваша роль административного секретаря может включать работу с менеджерами, руководителями и другим персоналом в офисе. Быть помощником врача или юриста является более специализированным и может потребовать дополнительной подготовки.

Административный секретарь, обычно известный как помощник администратора, работает в одной из трех областей: общий бизнес, юридическая профессия или медицинское поле. В общей офисной среде обязанности обычно состоят из ввода данных, обработки текстов, управления офисами, подготовки и подачи документов, создания презентаций и выполнения основных задач бухгалтерского учета. В качестве помощника по медицинским вопросам нужно работать в офисах врачей, клиниках и больницах. Помимо общих служебных обязанностей, задачи в этой области обычно включают в себя управление медицинской записью, медицинское кодирование и страховой биллинг. Обязанности помощника по административным вопросам в правовой сфере включают общие служебные практики, а также подготовку юридических документов и юридические исследования.

Смотрите так же:  Приказ по уходу за ребенком до 1.5 лет с выплатой ежемесячного пособия

Административная роль иногда может быть способом в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают играть административную роль и «работают на своем пути». Аналогичным образом, студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через агентство по набору персонала во время каникул или после окончания.

Однако, если специализироваться на административной роли, продвижение по службе может происходить от более старших административных должностей; то, что они точно будут отличаться в зависимости от организации. В некоторых случаях можно стать старшим администратором или руководителем группы; в других — личным или исполнительным помощником; в еще большем, офисным менеджером. Также секретарю и административному персоналу не известно специализироваться на работе в организациях в конкретных секторах: например, фармацевтических препаратов или законов. Основные обязанности секретаря:

  • Отвечать на звонки, принимать сообщения и обрабатывать корреспонденцию.
  • Ведение дневников и организация встреч.
  • Организация и обслуживание совещаний (подготовка программ и принятие протоколов).
  • Управление базами данных.
  • Внедрение новых процедур и административных систем.
  • Взаимодействие с соответствующими организациями и клиентами. Поддерживать связь с персоналом в других отделах и с внешними контактами.
  • Координация почтовых рассылок и подобных рекламных задач. Обрабатывать запросы по телефону и электронной почте, используя систему электронной почты (например, Outlook).
  • Регистрация, обработка счетов или расходов.
  • Выступая в качестве администратора и/или встречи и приветствуя клиентов.
  • Вербовка, обучение и контроль младшего персонала. Набирать, обучать, контролировать младший персонал и делегировать работу по мере необходимости.
  • Использование пакета обработки текста, такой как Microsoft Word. Использовать различные программные пакеты (включая Excel, Access и Powerpoint) для управления данными и создания документов и презентаций.
  • Организовывать, хранить документы и компьютерную информацию. Копировать и печатать различные документы, иногда от имени других коллег. Писать письма. Аудио и тип копирования.
  • Планировать и посещать собрания, создавать повестки дня и принимать минуты — может потребоваться стенография.
  • Заказать и сохранить канцелярские принадлежности и оборудование. Вводить инвентарь канцелярских товаров путем проверки запасов для определения уровня запасов; прогнозирование необходимых поставок; размещение и ускорение заказов на поставки; проверяя получение расходных материалов.
  • Организовать поездки, проживание для персонала и других внешних контактов.
  • Использовать системы управления контентом (CMS) для обслуживания и обновления веб-сайтов и внутренних баз данных
  • Управлять и поддерживать бюджеты и осуществлять выставление счетов.
  • Сортировать и распространять входящие сообщения, а также организовывать и отправлять исходящие (это может быть связано с использованием франкирующей машины).
  • Манипулировать статистическими данными. Подготавливать отчеты, собирая информацию. Предоставлять историческую информацию, используя системы подачи и поиска. Сбор, подготовка и сопоставление отчетов.
  • Организовать обучение сотрудников. Поддерживать технические знания, посещая учебные семинары; чтение секретарских публикаций.
  • Производит информацию путем расшифровки, форматирования, ввода, редактирования, извлечения, копирования и передачи текста, данных и графики.
  • Организовывать работу путем чтения и маршрутизации корреспонденции; сбор информации; инициируя телекоммуникации.
  • Поддерживать график отделов, сохраняя календари для сотрудников отдела; организацию встреч, конференций, телеконференций и поездок.
  • Заполнять запросы, приветствуя клиентов, лично или по телефону; отвечать или направлять запросы.
  • Поддерживать доверие клиентов и защищать операции, сохраняя конфиденциальность информации. Защищать информацию путем заполнения резервных копий базы данных.
  • Сохранять оборудование в соответствии с инструкциями производителя и установленными процедурами.
  • Способствовать усилиям команды, выполняя соответствующие результаты по мере необходимости.

Хотя конкретные обязанности по работе варьируются от одной организации и специальности к другой, все секретари должны иметь возможность выполнять задачи, которые помогают организации работать эффективно. Некоторые секретари могут покупать расходные материалы, управлять корпоративными библиотеками или создавать презентации, отчеты или документы. Исполнительный секретарь может проводить исследования, вести переговоры с поставщиками или руководить другими канцелярскими сотрудниками. У юридических секретарей могут быть специальные задачи, такие как подготовка сообщений, жалоб, ходатайств, ответов и повесток. Медицинские секретари могут расшифровать диктовку о историях пациентов или медицинских жалобах, организовать госпитализацию пациентов или взаимодействие со страховыми компаниями.

Все секретари выполняют некоторые подобные задачи, многие из которых связаны с управлением информацией. Секретарь управляет бумажными и электронными системами подачи, обрабатывает, направляет почту и управляет различными офисными машинами, такими как компьютеры, телефоны, факсимильные аппараты, оборудование для проведения видеоконференций. Некоторые секретари берут диктовку и создают отчеты или письма, а другие пересматривают черновики, написанные менеджерами. Секретари должны обладать отличными навыками правописания и грамматики, должны набирать быстро и точно и быть квалифицированными в обслуживании клиентов. Многие секретари используют множество компьютерных программ, таких как базы данных, электронные таблицы или графики.

Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь вытягивает файл каждого пациента во время назначения медсестры или врача. Она заменяет его, когда назначение закончено. Сохранение файлов в алфавитном порядке и использование локальной системы регистрации для удобства хранения и поиска — это ключи к успешной организации файлов.

Секретари — это общая связь для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечают на вопросы или пересылают вызовы. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами. Записки с менеджером, подготовка памятки или письма, а также проверка почты — это обычные письменные корреспонденции.

Секретарям часто поручается копирование документов для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять документы от компании или клиентам и получать входящие факсы для передачи соответствующему лицу. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц, документов и передачи их сотрудникам или клиентам. Корректировка документов до их отправки из офиса — это еще одна обязанность.

Особенно в небольших офисах, секретарю может быть предложено выполнять обычные канцелярские задания и поручения, чтобы помочь другим. Это может включать отмену или перепланирование контрактов, заказ канцелярских принадлежностей, заметок на собраниях и получение напитков для руководителя и гостей.

В общих служебных положениях секретари обычно помогают новым сотрудникам и посетителям находить дорогу. Это включает в себя обращение посетителей к людям, которых они встретили, и показ новых сотрудников, где они отправятся в свой первый день. В целом, секретарша проектирует образ бизнеса, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Секретарь некоммерческой организации играет решающую роль в содействии коммуникации и обеспечении надлежащего управления и использования важных организационных записей. Как правило, уставы организации устанавливают обязанности секретаря, однако обязанности могут время от времени меняться, которые могут быть назначены советом.

Секретарь будет наиболее полезен для организации, когда его или ее роль будет соответствовать уникальной структуре и потребностям организации, а не заполнению стандартного описания работы.

Как правило, секретарь должен быть подготовлен для решения следующих вопросов:

  • Коммуникация — основная роль секретаря. Секретарь корпорации является активным каналом связи между советом директоров, руководством и членами (если таковые имеются), путем надлежащего уведомления о любых встречах и своевременном распространении таких материалов, как повестки дня и протоколы заседаний. Секретарь должен быть осведомлен о документах организации и связанных с ними материалах и должен быть в состоянии давать советы и ресурсы по соответствующим темам о которых идет речь Секретарь должен стремиться быть полезным для совета, поскольку они выполняют свои фидуциарные обязанности.
  • Планирование, уведомление и материалы. Секретарю поручается знание и соблюдение требований к уведомлению, составления расписаний для размещения директоров. Секретарь отвечает за составление расписания заседаний совета директоров и должен обеспечить достаточное количество совещаний в год в соответствии с уставом организации. Как правило, совет может более эффективно проводить заседание правления, когда секретарь готовит и отправляет материалы для собраний перед совещанием для каждого директора для рассмотрения таких материалов, исправления любых ошибок, подготовки вопросов и комментариев.
  • Протоколы совещаний. Секретарю также поручено записывать протоколы заседаний. Протокол является важным организационным документом и обеспечивает памятную хронологию ключевой информации, такой как действия совета директоров, выборы должностных лиц или директоров, а также некоторые доклады комитетов и персонала. Протоколы заседаний могут иметь жизненно важное юридическое значение в экзамене и в качестве доказательств в судах, если, например, кто-то бросает вызов действительности определенных действий или позиций.
  • Ведение корпоративных отчетов. Как хранитель записей организации, секретарь отвечает за поддержание точной документации и соблюдение правовых требований, таких как ежегодные сроки подачи заявок. Секретариату может быть полезно иметь календарь подачи сроков, который может включать подачу в государственный секретарь корпорации, генеральный прокурор, и налоговой службы. Секретарь отвечает за проверку и обновление документов по мере необходимости и обеспечение безопасного хранения всех документов, их доступности для проверки директорами и/или членами.

Позиция секретаря имеет широкие обязанности, требующие гораздо большего, чем просто присутствовать на всех заседаниях совета. Эти обязанности, вероятно, будут увеличиваться, если у корпорации есть структура членства в голосовании, которая требует дополнительных процедур уведомления и голосования.

Огромный круг организаций в государственном и частном секторах используют секретарей и администраторов.

Рабочие места обычно можно найти на досках рабочих мест, непосредственно через веб-сайты работодателя, через агентства по набору персонала и в печатных или онлайн версиях национальных газет.

Рабочая неделя обычно составляет от 35 до 40 часов, причем рабочий день обычно находится где-то между 8 и 18 часами. Перерывы в работе возможны, если навыки, особенно ИТ, поддерживаются. Поскольку административная работа настолько разнообразна, занятость можно найти практически во всех секторах, в том числе:

  • Работа почти полностью офисная и необходимость путешествий является необычной, хотя иногда это может потребоваться в зависимости от организаций или секторов.
  • Характер роли заключается в том, чтобы поддерживать коллег и проекты, а не брать на себя инициативу самостоятельно, что может стать разочаровывающим.
  • Рабочие места доступны во всех областях и возможности широко распространены.
Смотрите так же:  Имущественный вычет налоговый кодекс 2019

Характер и разнообразие работы будут варьироваться в зависимости от размера бизнеса. Крупные организации могут обеспечить более рутинную работу, но могут предложить больше возможностей для продвижения и опыта работы в других отделах. Некоторые малые предприятия могут ожидать выполнения традиционной административной функции, но другие могут дать дополнительную ответственность, если у них будет только небольшой штат.

Требуемый уровень образования

Формальная академическая квалификация не всегда необходима, хотя некоторые работодатели это требуют. Небольшое меньшинство может потребовать получения степени, и в этом случае степень английского языка, бизнеса, информационных технологий или информатики может быть полезной. Большинство работодателей требуют, чтобы заявители имели офисный или административный опыт работы. Соответствующий опыт может быть получен путем установления контактов через агентства по подбору персонала. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе. Некоторые организации запрашивают возможность вводить определенное количество слов в минуту или иметь опыт в аутопинге. Курсы для секретарей доступны в Интернете или в колледжах дополнительного образования. Для этой роли требуются различные уровни квалификации, в зависимости от работодателя и сектора. Некоторые из них могут быть больше связаны с предшествующим опытом и навыками, тогда как другие могут нуждаться в формальной квалификации.

Существуют специальные курсы для выпускников, которые часто проводятся в частных колледжах. Специальная секретарская подготовка полезна для вступления в юридические или медицинские роли. Выпускник средней школы может получить должность секретаря начального уровня, хотя дополнительное образование часто считается плюсом для работодателей. Программы профессионального образования, колледжи и профессионально-технические училища предлагают множество основных навыков в области управления, компьютерной и английской грамматики, необходимых секретарю. В некоторых отраслях желательно или требуется свободное владение вторым языком. Юридическим секретарям может потребоваться специальная подготовка или сертификация, а секретари, работающие в сфере здравоохранения, нуждаются в знаниях в области медицинской терминологии или практики выставления счетов.

Профессиональная сертификация доступна для административных помощников через различные организации. Одним из таких сертификатов является сертифицированный административный специалист, который предлагает Международная ассоциация административных. Сертификация обычно требует завершения аккредитованной программы обучения, опыта работы в качестве помощника администратора и прохождения сертификационного экзамена.

Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:

  • Хорошая коммуникация, обслуживание клиентов и навыки построения отношений.
  • Коллективные навыки.
  • Умение работать с организацией и временем.
  • Внимание к детали.
  • Навыки ведения переговоров.
  • Напористость.
  • Гибкость.
  • Такт, осмотрительность и дипломатия.
  • Сильные организационные навыки.
  • Навыки презентации и внимание к деталям.
  • Возможность планировать свою работу, работать по собственной инициативе и соблюдать сроки.
  • Способность управлять давлением и противоречивыми требованиями и определять приоритетность задач и рабочей нагрузки.
  • Способность принимать и понимать инструкции.
  • Устные и письменные навыки общения.
  • Такт, осмотрительность и соблюдение конфиденциальности.
  • Приятная, уверенная телефонная манера.
  • Умение работать в команде.
  • Надежность и честность.
  • Навыки управления проектами.
  • Опыт работы с бухгалтерией, бухгалтерским учетом и обработкой данных.
  • Опыт сохранения и определения приоритетности календаря менеджера.
  • Возможность работать независимо.
  • Дружелюбное и профессиональное поведение.
  • Стрессоустойчивость.

По словам Бюро статистики труда имеющиеся должности для помощника по административным вопросам должны расти, отчасти из-за нынешних работников, покидающих эту конкретную область. Занятость секретарей и административных помощников может увеличиться на 3% в период между 2014 и 2024 годами. Некоторые отрасли промышленности, такие как медицинская отрасль, должны обеспечивать возможности для новой занятости, что увеличивает потребность в административных помощниках. Поскольку технология будет продолжать расти, те, кто умеет использовать компьютер и программное обеспечение, могут найти больше возможностей для трудоустройства. Для участия в более специализированных областях, таких как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация. Ряд необходимых ИТ-навыков будет зависеть от конкретной роли, но можно пройти обучение в Microsoft PowerPoint, Excel, Access, статистических пакетах или веб-разработке и дизайне.

Можно развивать свою карьеру несколькими способами. Можно специализироваться в одной отрасли или области, например, в юридической или медицинской секретарской работе; стать личным помощником директора компании или другого старшего менеджера.

Если есть языковые навыки, можно решить, перейти ли к более специализированной роли, такой как двуязычный секретарь. Можно использовать свои организационные навыки в качестве офисного менеджера или секретаря команды, координируя работу других в рамках отдела или организации.

В некоторых организациях, таких как благотворительность и собственность, можно продвигаться по внутренним вакансиям и возможностям или, возможно, переходить в другие сферы деятельности компании, такие как продажи, маркетинг. Поэтому работа с администрацией в интересующем секторе может предложить большой потенциал с точки зрения будущих карьерных перспектив. Чтобы расширить возможности для развития карьеры, можно присоединиться к профессиональному органу, например, Институту профессиональных администраторов. Кроме того, можно развить другие конкретные навыки для определенной должности. Например, можно использовать свои стенографические навыки, чтобы стать стенографическим репортером, присутствовать на судебных слушаниях и делать записи об итогах.

Профессия секретарь

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

  • прием посетителей;
  • прием телефонных звонков;
  • ведение делопроизводства;
  • планирование рабочего дня руководителя;
  • организация совещаний;
  • заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
  • заказ канцтоваров для офиса;
  • выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

  • среднее или высшее образование;
  • владение ПК;
  • знание основ делопроизводства;
  • знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

  • пунктуальность;
  • умение хорошо выглядеть (презентабельность);
  • организованность.

Образец резюме секретаря

Как стать секретарем

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Как составить инструкцию должностного типа по профессии секретарь-делопроизводитель: Какие функции, обязанности и требования импонируют профессии

Профессия делопроизводителя-секретаря у каждого руководителя трактуется по-своему. То есть, все должностные инструкции формируются в зависимости от направления деятельности предприятия, а также от индивидуальных потребностей руководства. В некоторых компаниях такой секретарь выполняет минимальное количество функций, таких как ответы на звонки и приготовление кофе директору. На других предприятиях делопроизводитель для руководителя выступает «правой рукой».

Если в компании формируется значительный документооборот, то создается разветвленный административный аппарат. В такой ситуации делопроизводитель-секретарь выступает в роли специалиста занимающегося документами, а функции приема звонков и пр., выполняют иные сотрудники. В маленьких фирмах такое распределение кадров, является недопустимым. В такой ситуации секретарь является универсальным специалистом.

Соответственно становится понятно, что все требования к кадрам непременно должны отражаться в инструкциях должностного порядка. Таким образом, руководство предприятия грамотно описывает все обязанности, обязательства, функции, которые должен выполнять тот или иной специалист на предприятии.

В инструкции должностного порядка в первую очередь отражаются данные, которые касаются в первую очередь выбора специалиста на вакантную должность. То есть указывается возраст, стаж, образование, наличие опыта в той или иной сфере деятельности, наличие необходимых знаний, умений и навыков. Четкое определение указанных параметров это возможность подобрать специалиста, который всецело будет импонировать должности. В документе также нужно будет указать на функции, обязанности и права специалиста которого вы примите на работу. Законодательство трудового плана не устанавливает жестких требований касательно составления инструкции должностного плана. А все по той причине, что требования к квалификации и должностным обязанностям у разных компаний – разные.

Какие устанавливаются требования по профессии делопроизводитель-секретарь

Само наименование должности уже говорит о том, какие обязанности и обязательства могут быть возложены на работника. В инструкции должностного плана следует очень внимательно отнестись к описанию этого раздела. Чаще всего к основным требованиям относят:

  • Профессиональные умения, навыки и знания архивного дела и делопроизводства. По сути, практически любой руководитель желает специалиста, который уже имеет определенный багаж знаний. Поэтому определяется необходимость наличия образования, чаще всего высшего. В инструкции можно указать даже наименование специализации;
  • Наличие какого-либо опыта. В определенных ситуациях руководитель может потребовать наличие опыта в сфере делопроизводства. В иных случаях достаточно будет предоставить данные о наличии опыта в сфере деятельности секретаря;
  • Список навыков, умений, и качеств. Сегодня специалист данной сферы деятельности непременно должны иметь опыт работы с персональным компьютером, а также с определенным знанием ряда программ;
  • К обязательным требованиям руководитель может отнести определенные, дополнительные нюансы, знание английского языка, умение использовать оргтехнику, знание электронных систем документооборота и пр.
Смотрите так же:  Возврат ндфл с маминого выбора

Многие руководители крайне внимательно подходят к вопросу составления основных требований должностной инструкции. Это позволяет исключить прием на работу сотрудников, не имеющих соответствующих знаний, качеств, навыков и умений. Многие руководители игнорируют требования по поводу наличия специального образования, считая, что каждый ответственный и внимательный человек может справиться с поставленной задачей. В тоже время, работа со значительным количеством документации, непременно потребует от секретаря знаний по срокам хранения документов, правилам и стандартам оформления, данные о разновидности, учете и регистрации. А также специальные познания в области организации архивов, ведения специализированных электронных баз, создание номенклатуры дел.

В определенных случаях в инструкции должностного порядка рекомендуется указывать данные о том, какой техникой, а также программами для компьютера специалисту придется пользоваться. Это поможет найти специалиста имеющего соответствующие навыки. Руководитель по своему желанию может внести требования по умению будущего работника пользоваться, а также обслуживать (заправлять, менять расходники, заказывать, устранять незначительные поломки или же обеспечивать ремонт) определенную технику.

Внимательность в работе с документами – основное требование, которое ставится перед делопроизводителем-секретарем. Многие руководители считают, что секретарь выступает своеобразным «лицом» предприятия. В данном случае могут формироваться дополнительные требования, например, четкое следование дресс-коду (если он существует на предприятии), или следование деловому стилю в одежде. Нередко указывается требование по знанию правил этикета.

Обязанности и их определение в инструкции должностного порядка

В процессе разработки инструкции обязательно указываются данные касательно обязательств. Естественно список таких данных определяется индивидуально в зависимости от того какие именно функции будут возложены на специалиста. Руководителю в разработке данной инструкции лучше руководствоваться шаблонными текстами модернизируя их под индивидуальные потребности. Чаще всего при составлении инструкции используется описание следующих обязанностей:

  • К основным обязанностям специалиста относят выполнение действий по приему, а также обработке корреспонденции. Речь идет о том, что на любом предприятии формируется возможность получения корреспонденции. Ее нужно проверять, причем систематически, оценивать и распределять в зависимости от назначения. Данные функции возлагаются на делопроизводителя;
  • Специалист обязан осуществлять различные переговоры телефонного характера. В определенных ситуациях на специалиста возлагается обязанность осуществлять прием звонков направленных руководству, производить записи на встрече и пр.;
  • Делопроизводитель выполняет все необходимые функции, которые касаются составления документации. Причем в данной ситуации определяется необходимость производить процесс составления документов в четко установленные сроки;
  • На определенных предприятиях и в компаниях специалист данного формата принимает документы от секретарей иных подразделений. Осуществляет процесс анализа данных документов, а также составляет отдельную отчетность, на основании которой руководитель получает точные данные, которые касаются работы предприятия в целом;
  • К основным обязанностям специалиста относят наличие профессиональных знаний в сфере сбора, анализа, оценки информации а также составление определенной отчетной документации. При этом если речь идет о маленьком предприятии, то также можно указать в основных обязанностях специалиста необходимость проведения контроля по вопросу своевременной сдачи документации в государственные инстанции надзорного порядка;
  • Также существует необходимость указать в инструкции должностного формата данные о том, каким программным обеспечением должен пользоваться специалист, какие программы должны использоваться для составления отчетности и иной подобной документации;
  • Очень важно в инструкции указать все данные, которые касаются документов необходимых в работе компании, и которые в обязательном порядке должен составлять делопроизводитель.

Соответственно можно сделать логический вывод, что в процессе составления должностных инструкций важно руководствоваться исключительно теми требованиями, которые формируются на вашем производстве или в вашей компании. По сути, должность является весьма многогранной, что и провоцирует необходимость достаточно четкого описания обязательств, чтобы в дальнейшем полностью исключить, какие бы то ни было сложные и спорные ситуации с сотрудником.

Какими функциями наделяется должность?

Фактически функции определяют основное направление деятельности специалиста. Нередко функции сочетаются с обязательствами, в тоже время более рациональным считается указание функции как основного направления деятельности, а описание обязательств как формирование дополнительных данных четко структурирующих все нюансы профессии. Рекомендуется в инструкции должностного типа, по данной профессии, указать следующие данные:

  • Специалист должен исполнять функции делопроизводителя. То есть на него возлагаются все обязательства, которые касаются сбора, составления, анализа документов. При этом на каждом предприятии четко формируется описание тех документов, с которыми должен работать специалист;
  • Выполнение функций, которые касаются, осуществления взаимодействия руководства и иных подчиненных. Речь идет о том, что делопроизводитель–секретарь несет на себе обязательства по приему различных звонков руководству, записи работников, партнеров, контрагентов, инвесторов и пр. на прием, передача различных документов и корреспонденции директору;
  • Специалист должен знать, какие существуют программы для ведения той или иной документации, должен уметь их использовать в своей профессиональной деятельности. Сегодня ведение документооборота осуществляется на основании применения специальных программ, что обеспечивает скорость и качество выполняемых работ. Наличие знаний и опыта в сфере программного обеспечения и применение программ в процессе выполнения профессиональной деятельности – одна из основных функций делопроизводителя;
  • В процессе ведения профессиональной деятельности специалист должен опираться на глубокие знания нормативных документов, внутренних правовых актов, знание регламента и пр.

Все данные, которые касаются знаний по законодательным актам, другим документам, которые нормируют процесс составления анализа и проверки документации на предприятии должны быть указаны в инструкции должностного типа. Эти данные лучше всего отразить в первом разделе инструкции – общее положение. Также рекомендуется указать меры ответственности специалиста с учетом необходимости соблюдения правовых норм. Эти данные указываются в разделе инструкции – ответственность.

Функциональный потенциал специалиста нормируется исключительно требованиями, которые формирует руководитель предприятия. Соответственно список функций, которые должен будет исполнять специалист, формируется в индивидуальном порядке.

Как правильно составить инструкцию должностного типа для делопроизводителя-секретаря?

Трудовое законодательство не содержит указаний на то, что инструкция является обязательным элементом трудоустройства. Это значит, что в процессе составления документа нужно будет руководствоваться письмами Роструда, в которых дается детальное описание важных нюансов и деталей составления данного документа. Существует масса шаблонных образцов, которые вы можете использовать в процессе составления столь важного документа. По сути, такой документ можно модернизировать и видоизменять с учетом индивидуальных особенностей должности на вашем предприятии. Заметим также то, что нередко возникает вопрос о необходимости составления инструкции. Тут сразу же можно сказать о том, что наличие инструкции позволяет предотвратить многие негативные аспекты.

Например, трудовое законодательство гласит о том, что работодатель при приеме на работу не имеет права необоснованно отказать в предоставлении вакантной должности соискателю. Если у вас есть инструкция, в которой указаны все требования к кандидату, то формируется отказ с учетом отсутствия определенных качеств или данных, которые являются необходимыми для этой профессии.

Как вы понимаете, наличие инструкции в данной ситуации предотвращает массу неприятностей. К тому же, в инструкции вы четко указываете на все обязательства профессионального характера, и в случае если работник не исполняет возложенные на него обязательства, у руководства возникает законное основание для проведения увольнения. Запомните, что составлением документа в виде инструкции, занимается либо сам руководитель, либо ответственное лицо, чаще всего сотрудник отдела кадров. В качестве основы создания документа используется шаблон. Он дополняется нужными данными по вопросу квалификации, отбору кандидатов, требованиям к кандидатам, прав, полномочий, обязанностей.

Шаблон инструкции

Процесс составления инструкции является достаточно сложным, но есть прекрасная возможность воспользоваться готовыми образцами. Мы предлагаем вам ознакомиться с образцом, который можно дополнить под ваши индивидуальные требования:

В этом разделе следует указать основные данные, которые касаются вопроса выбора кандидатов:

  1. Указываются данные по образованию;
  2. В случае необходимости указываются данные по стажу, наличию профессионального опыта, дополнительных навыков, умений и пр.;
  3. В обязательном порядке формируется описание нормативной базы, которую должен знать специалист, определяются все нюансы подчинения.
  • Обязанности

Выше мы описали стандартный список обязательств, который предъявляется специалисту-делопроизводителю. Фактически есть основные нюансы, на которые непременно нужно сделать акцент:

  1. Специалист обязан осуществлять все действия по делопроизводству;
  2. Специалист оказывает различную помощь руководству (формирование записи на прием, принятие телефонных звонков и пр.);
  3. Обеспечение взаимодействия с остальными специалистами и сотрудниками.

В процессе создания инструкции следует помнить о необходимости указания прав, а также полномочий специалистов. Формируя описание прав секретаря-делопроизводителя следует учитывать компетенцию специалиста. В основном к полномочиям относят возможность делопроизводителя осуществлять систематический запрос тех или иных документов, которые необходимы для создания отчетности, анализа и других действий входящих в компетенцию специалиста. Специалист имеет право запрашивать информацию, которая необходима для осуществления выполнения поставленных задач и целей. Определенные документы, сотрудники имеют право подписывать самостоятельно без предварительного согласования с руководством. Данные полномочия обеспечивают перспективу сокращения расхода времени на выполнение тех или иных операций и мероприятий. В тоже время руководитель имеет полное право ограничить такие полномочия. Соответственно работник должен будет предварительно согласовывать свои действия с руководством.

В обязательном порядке пропишите все данные, которые касаются вопросов ответственности. Данный пункт можно расписать весьма детально, но на самом деле нет такой необходимости. Укажите на то, что специалист несет ответственность прямых обязанностей сформированных инструкцией, а также укажите на необходимость исполнения всех норм законодательства, которые касаются профессионального направления деятельности.

Как вы видите, структура документа достаточно проста. Если на вашем предприятии секретарь-делопроизводитель будет выполнять какие-то особые поручения, то все данные по ним в обязательном порядке должны быть внесены в инструкцию должностного формата. По сути, используя стандартный вариант шаблона документа, вы можете быстро составить свой, немного изменяя толкование и понятия.