Требования к архивным шкафам

Содержание:

Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве

Е.А. КОШЕЛЕВА,
зам. директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Охранный режим хранения документов
Ответственность за нарушение архивного законодательства

Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длитель. ного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально.технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,
см. НАК, № 2 2005
В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:

– хранилища для хранения документов;
– помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
– помещение для работы исследователей (читальный зал);
– рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу документов предъявляются следующие требования:

– оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
– в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
– электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
– расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
– расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания взакрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно.влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

– для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
– для документов на пленочных носителях:
а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
– для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Организация хранения первичных бухгалтерских документов

Организация хранения первичных бухгалтерских документов в течение установленных сроков — одна из обязанностей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Порядок хранения бухгалтерской и налоговой документации регулируется следующими нормативными актами:
— Налоговый Кодекс РФ;
— Приказ Министерства Культуры РФ №558;
— Федеральный закон №402 «О бухгалтерском учете»;
— Федеральный закон №125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Положение Минфина №105 «О документах и документообороте в бухгалтерском учете».

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

Согласно Положению №105 Министерства Финансов и Приказу №558 Министерства Культуры, по истечении 4-летнего срока документацию не выбрасывают, а передают на дальнейшее хранение в архив:
— первичные учетные документы сроком на 5 лет (при условии проведения проверки);
— документы учетной политики сроком на 5 лет;
— годовая финансовая отчетность на бессрочное хранение;
— квартальная финансовая отчетность сроком на 5 лет;
— месячная финансовая отчетность сроком на 1 год.

ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ

Обеспечение безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета и их за­щиту от изменений возлагается на руководителя организации. Документы должны находиться в бухгал­терии в специальных помещениях или закрывающихся металлических шкафах под ответственно­стью уполномоченных лиц.

Для надлежащего хранения документов предназначены специальные, так называемые «бухгалтерские» шкафы. Их внутреннее пространство позволяет свободно размещать папки-регистраторы формата А4, оборудовано переставляемыми по высоте съемными полками. Кроме того, большинство из них оборудовано запираемым кассовым отделением, в котором удобно хранить бланки строгой отчетности и различные ценности. Защиту содержимого гарантирует усиленная конструкция и высокосекретные замки. Необходимую вместимость шкафов и их количество определяют в зависимости от объема документооборота.

Смотрите так же:  Правила заполнения договора дарения

Качество бухгалтерских шкафов должно быть подтверждено сертификатами на соответствие санитарным требованиям и ГОСТам.

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Первичные документы комплектуют в хронологическом порядке и сопровождают справкой для архива. Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты подшивают в папки или переплетают в хронологическом порядке. Это делается во избежание потери или злоупотребления.

Предприятие вправе самостоятельно выбирать место размещения архивных документов. Оно может отправить их на хранение в государственный или муниципальный архив, либо создать свой собственный. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ устанавливает ряд требований:
— выделить отдельное помещение или здание, учитывая при этом нормативные требования к организации архива;
— создать надлежащие условия для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
— обеспечить безопасное хранение документов в течение установленных сроков.

Под архив выделяют отдельное помещение, оборудованное полками, металлическими стеллажами и архивными шкафами. Во избежание выцветания документов, окна должны быть зашторены или оснащены жалюзи. Для предотвращения несанкционированного доступа рекомендуется установка металлической двери, а если помещение на первом этаже — и решеток на окна.

По сравнению с бухгалтерскими, архивные шкафы не такие прочные, однако, полностью соответствуют своему назначению и отличаются повышенной вместимостью (некоторые модели вмещают до 90 папок-регистраторов формата А4). Их конструкция может быть дополнена разделителями, выдвижными ящиками и антресолями, что делает хранение документов максимально комфортным. Архивные шкафы могут иметь распашные или раздвижные двери. Благодаря вторым, можно организовать архив даже в небольшом помещении.

Бухгалтерские и архивные шкафы не только обеспечивают сохранность документов, но и удобство работы с ними. Грамотно организованное хранение позволит быстро найти нужный документ даже через несколько лет после передачи его в архив.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Отсутствие бухгалтерских документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, является грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Потеря даже части документов при налоговой проверке чревата штрафами и пенями, вплоть до 20% от суммы не уплаченного обязательного платежа.

Согласно Федеральному закону №402 (статьи 7 и 29), ответственность за хранение документации руководитель компании делит с главным бухгалтером. За утрату текущих или архивных документов вследствие халатности предусмотрена административная ответственность согласно КоАП РФ.

Законодательная база Российской Федерации

Бесплатная консультация
Федеральное законодательство

  • Главная
  • ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК»
  • «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 20, 14.05.2007

Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей

2.11.4.2. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй — в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

  • Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
  • Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
  • Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
  • Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

  1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
  2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
  3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
  4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
  5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Требования к архивным шкафам

ГОСТ Р 56513-2015

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ШКАФЫ МЕТАЛЛИЧЕСКИЕ АРХИВНЫЕ

Metal cabinets for archives. Specifications

ОКС 97.140
ОКП 56 0000

Дата введения 2016-05-01

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью «Промет» (ООО «Промет»)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 135 «Мебель»

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на металлические архивные шкафы (далее — шкафы) для хранения документов.

Настоящий стандарт определяет требования к конструкции шкафов, обеспечивающие безопасность эксплуатации и устойчивость к взлому, и устанавливает методы испытаний.

Требования, обеспечивающие безопасность шкафов при эксплуатации, изложены в 5.1.9, 5.1.15, 5.1.16, 5.2.2, 5.3.

Смотрите так же:  Договор фрахтования в рб это

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 9.032-74 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия лакокрасочные. Группы, технические требования и обозначения

ГОСТ 9.301-86 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования

ГОСТ 9.303-84 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования к выбору

ГОСТ 12971-67 Таблички прямоугольные для машин и приборов. Размеры

ГОСТ 16371-93 Мебель. Общие технические условия

ГОСТ 16523-97 Прокат тонколистовой из углеродистой стали качественной и обыкновенного качества общего назначения. Технические условия

ГОСТ 19195-89 Мебель. Методы испытаний крепления дверей с вертикальной и горизонтальной осью вращения

ГОСТ 19882-91 Мебель корпусная. Методы испытания на устойчивость, прочность и деформируемость

ГОСТ Р 51053-2012 Замки сейфовые. Требования и методы испытаний на устойчивость к несанкционированному открыванию

ГОСТ Р 55148-2012 Средства надежного хранения. Шкафы сейфовые. Требования, классификация и методы испытаний на устойчивость к взлому

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 шкаф металлический архивный: Изделие с запирающимися дверцами, предназначенное для хранения документов.

3.2 антресоль металлическая: Шкаф высотой не более 1000 мм, который может быть использован как самостоятельное изделие, так и в виде надстройки на шкаф.

3.3 полка: Элемент шкафа, на котором размещают грузы.

3.4 запирающий механизм двери: Механизм (замок и ригельный механизм), предназначенный для блокирования дверей в запертом состоянии.

3.5 эксплуатационная нагрузка на полку: Нагрузка на полку, установленная изготовителем изделия, позволяющая безопасно эксплуатировать шкаф.

3.6 эксплуатационная нагрузка на шкаф: Нагрузка на шкаф, установленная изготовителем изделия и позволяющая безопасно эксплуатировать шкаф.

3.7 пломбировочное устройство: Персонально идентифицируемое устройство одноразового действия, обеспечивающее защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения.

3.8 несанкционированный доступ: Нарушение регламентированного доступа к объекту защиты.

4 Классификация

4.1 В зависимости от устойчивости к взлому шкафы подразделяют на классы: Б0, Б1, Б2. Класс шкафа, тип и количество замков, входящих в комплектацию шкафа, определяют в соответствии с таблицей 1.

Требования к оборудованию архивов

Обеспечение архивов специальным оборудованием, отвечающим всем необходимым требованиям, а также создание оптимальных температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, позволяет обеспечить высокую степень сохранности документов, которые хранятся в архивных помещениях

Одним из главных вопросов, связанных с обеспечением сохранности архивных документов, является подбор оборудования для архивов. Как правило, материально-техническое оснащение данных помещений осуществляется в зависимости от различных факторов: его размеров, типа документов, их количества, сроков хранения и других.

Какое оборудование используют для архивов

Если речь идет о стандартных папках с документами, то для этого используются обычные полочные стеллажи. Однако для документов технического, конструкторского, землеустроительного, технологического и другого характера необходимо подобрать специальное оборудование. Это могут быть небольшие или крупногабаритные стеллажные системы, стеллажи с выдвижными полками и прочее.

Специальное архивное оборудование дает возможность хранить документы в соответствии с требуемым порядком хранения документов в архиве. Набор необходимых средств, позволяющих функционировать хранилищу библиотеки, музея, образовательного учреждения может включать в себя следующее:

  • разборные или стационарные сборные металлические стеллажи с электрическим или механическим приводом;
  • полутораметровые столы для классификации документов, поступающих в архив на хранение;
  • шкафы для картотек, создающихся с целью регистрационного учета поступающих документов;
  • компьютерное устройство для учета и контроля документооборота;
  • аппарат для чтения микрофильмов;
  • библиотечные тележки для перемещения дел;
  • устойчивые стремянки для работы у стеллажей;
  • корзины, ящики, архивные коробки, разного рода разграничители, не допускающие смешивание документов, которые хранятся на полках.

Для того чтобы обеспечить хранение документов, имеющих особую ценность, а также тех, которые касаются личного состава учреждения или относятся к категории справочных, необходимо оборудовать металлические сейфы и шкафы.

  • возможность скачивать шаблоны документов
  • доступ к просмотру видеотренингов ведущих экспертов
  • доступ к журналам для главного врача и его заместителей

Активировать доступ

Если в архиве имеется документация, к которой разрешен открытый доступ, то в помещении нужно установить множительную технику. Это позволит сотрудникам архива создавать копии документов, затребованных пользователями.

Помимо всего прочего, помещение, предназначенное для хранения архивных документов, должно быть оснащено средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией.

Стоит заметить, что несмотря на разнообразие оборудования для архивов, все же основной расходной статьей является приобретение стеллажей. Если в хранилище планируется разместить на длительное хранение небольшой объем документации, то для этого стоит оборудовать обычные стационарные полки. Их приобретение не требует больших финансовых затрат и, кроме того, они отличаются таким полезным качеством, как многофункциональность.

В случае, если помещение предназначается для длительного хранения большого объема документации, то в данном случае стоит использовать архивные стеллажные системы, имеющие множество преимуществ, например:

  • обладают высокой эффективностью в использовании;
  • обеспечивают экономию пространства хранилища;
  • имеют длительный срок эксплуатации.

Случается, что некоторым учреждениям приходится арендовать помещение для размещения архива. Поэтому рано или поздно архивные документы все же придется перевозить в связи со сменой адреса. В данном случае целесообразно устанавливать стационарные стеллажи, которые легко демонтировать и так же быстро устанавливать в другом месте. Как правило, конструкция и размер стеллажа зависит от формата документов, которые на нем будут храниться.

При размещении стеллажей в архивном помещении необходимо придерживаться определенных параметров:

  • расстояние между рядами стеллажей должно быть не меньше одного метра;
  • ширина проходов между ними должна достигать 75 и более сантиметров;
  • расстояние от нижней полки стеллажа до пола не должно быть меньше 15 сантиметров.

Независимо от того, к какому типу и конструкции относятся архивные стеллажи, в любом случае их необходимо устанавливать перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительными батареями на расстоянии не меньше, чем 50 сантиметров.

Какие требования к оборудованию архивов

В соответствии с требованиями любое архивное помещение должно быть размещено вдали от складских, бытовых и производственных помещений. В нем не должно быть газовых, канализационных и водопроводных трубопроводов. Внешние двери необходимо изолировать металлом и в нерабочее время опечатывать.

Электрическую проводку нужно проводить только в скрытом виде. Все электроприборы, включая распределительные устройства и электрощиты, должны иметь закрытое исполнение и устанавливаться вне хранилища. Что касается средств пожаротушения, например, углекислотных огнетушителей, то их необходимо устанавливать из расчета не менее одного прибора на 50 квадратных метров.

В помещении должны поддерживаться оптимальные условия физико-химической сохранности документов. Если климат для улучшения режима хранения документов в архиве не регулируется, то в данном случае стоит установить приборы для просушивания помещений и дополнительные источники увлажнения воздуха.

Сегодня многие музейные архивы используют такой прибор, как прецизионный кондиционер. Более всего он подходит для тех помещений, где хранятся материальные ценности и важные архивные документы. Его основные преимущества заключаются в следующем:

  • обеспечении высокоточных параметров влажности и температурного режима;
  • высоком уровне надежности при непрерывной эксплуатации;
  • универсальности;
  • высокой работоспособности в условиях широкого температурного диапазона наружного воздуха.

Для того, чтобы проконтролировать состояние температурно-влажностного режима, в главных проходах на стеллажах хранилищ устанавливают контрольно-измерительные приборы. С целью защиты архивных документов от пыли в помещении оборудуют специальные установки, очищающие воздух от пыли и вредных примесей.

Руководитель учреждения, в котором имеется архив, должен как минимум один раз в пять лет создавать комиссию по проверке исправности оборудования архива, а также его температурного и санитарно-гигиенического режимов.

Какое оборудование необходимо для электронного архива

На сегодняшний день многие организации, включая библиотеки и музеи, практикуют создание электронных копий архивных документов. Это позволяет избежать проблем, связанных с хранением и управлением бумажными документами. Помимо этого, электронный архив имеет другие преимущества:

  • удобство в использовании;
  • доступность к необходимым документам;
  • быстрый поиск;
  • исключение возможности утери архивных документов.

Но самое главное, что для такого способа хранения документации не требуется отдельное помещение и большое количество специального оборудования.

Для того чтобы перевести важные бумаги организации в электронный формат, необходимо приобрести специальное устройство – сканер с автоматической системой подачи и распознавания документов. Его выбор зависит от двух основных факторов: типа документации и масштаба сканирования.

При планировании обработки большого количества широкоформатных документов, лучше всего подойдет широкоформатный сканер. В случае сканирования небольшого количества стандартных документов оптимальным вариантом является обычный офисный сканер.

Как организовать архивное хранение документов бухгалтерии?

Действующее законодательство содержит требования об обеспечении сохранности бухгалтерских документов в течение определенных сроков, а также устанавливает ответственность за их несоблюдение. О том, как правильно организовать архивное хранение данных документов, расскажет эта статья.

Требования законов и подзаконных актов

При этом ответственность за отсутствие документов в целях ведения бухгалтерского учета предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ (при условии, что в результате их отсутствия имеет место искажение любой строки формы бухгалтерской отчетности или занижение суммы налога (сбора) не менее чем на 10%).

Для целей налогообложения обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Отсутствие нужных документов для целей исчисления и уплаты налогов может повлечь за собой привлечение организации к ответственности по п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ, а в случае занижения налоговой базы – по п. 3 ст. 120, ст. 122 или 123 НК РФ.

При этом о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, например, в суде и говорить не приходится.

Смотрите так же:  Изменения в трудовой договор по тк рф

Также стоит отметить, что в настоящее время, помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций РАН, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов. То есть вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.

Варианты организации хранения документов

1. Передать все документы на хранение в специализированную организацию-архив по договору хранения (ст. 886 ГК РФ). Но данные услуги могут стоить недешево. Кроме того, в таком случае имеется риск утраты документов, если контрагента недобросовестен.

2. Организовать хранение всех документов внутри организации. Но в организации далеко не всегда имеются свободные площади, и не все организации могут обеспечить подходящие условия хранения документов.

3. Часть документов передать по договору хранения в надежный архив (особенно документы с длительными сроками хранения), а часть – хранить самостоятельно.

Если с вопросом передачи документов на хранение в специализированную организацию все более или менее понятно, то порядок организации безопасного хранения документов внутри компании вызывает много вопросов. Можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов. Но можно пойти другим путем и определить минимальные требования к условиям хранения документов с целью нахождения оптимального соотношения рисков утраты документов и затрат на организацию их хранения.

В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.

Требования к условиям хранения. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

1) в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

2) стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранить документы на полу или подоконниках не допускается;

3) в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;

4) хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;

5) в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка и обеспыливание пылесосами или влажными материалами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;

6) в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;

7) в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.

Организация учета архивных документов. Обеспечить безопасное хранение документов – хорошо, конечно. Но это не ведет ни к какой практической пользе, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ. Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в месте их хранения минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

С этой целью нужно обозначить отдельные площади хранения документов определенными кодами, а также обеспечить ведение журналов регистрации документов и посещений архива.

Если планируется хранить документы в отдельных помещениях, то стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа, а если они располагаются параллельно стене с входом в несколько рядов, то нумерация осуществляется сначала по каждому ряду в направлении от входа (рис. 1, позиция I). Полки в стеллажах и шкафах нумеруются сверху вниз. Отсеки в стеллажах и шкафах нумеруются по направлению удаленности от входа (рис. 1, позиция II) (см. рис. на стр. ).

Нумерация стеллажей (шкафов) производится буквами русского алфавита. При достижении буквы Я нумерация продолжается таким образом: АА, АБ и т. д.

Нумерация полок осуществляется латинскими цифрами: I, II и т. д.

Рис. 1. I – схема нумерации стеллажей (шкафов) в месте хранения, II – схема нумерации полок и отсеков для хранения в стеллаже (шкафу).

Нумерация отсеков на полках производится арабскими цифрами: 1, 2 и т. д.

Нумерация наносится непосредственно на стеллажи, шкафы или их элементы водоустойчивой краской, чернилами, маркерами или на таблички, надежно прикрепляемые к элементам стеллажей и шкафов.

Учет архивных документов осуществляется в книге учета поступлений и выбытий архивных документов, открываемой на каждое место хранения. Для целей облегчения поиска в архиве необходимых документов данная книга должна содержать следующие графы:

  • наименования документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, от которых документы передаются на хранение;
  • период, к которому относятся документы;
  • момент времени, до которого нужно обеспечить хранение;
  • код места хранения документов (например, Г-III-2);
  • дату принятия документа на хранение;
  • дату выбытия документа;
  • подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения;
  • комментарий.

В данной книге отражаются записи о передаче документов на архивное хранение и безвозвратном выбытии документов из места хранения (в последнем случае заполняется графа «Дата выбытия документа», которая содержится в записи, сделанной в момент поступления документа на хранение). В графе «Комментарий» отражается информация, которая может быть полезной по усмотрению лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения (например, в случае изъятия документов следует указать лиц, изъявших документы).

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов делится на разделы таким образом, чтобы в одном разделе книги содержались документы одного наименования (одного подразделения, работника) с целью облегчения их поиска. Также допускается для каждого наименования документов (подразделения, работника) заводить отдельную книгу учета поступлений и выбытий архивных документов. В результате становится возможным определить место расположения нужного документа.

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов хранится у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения.

Если вы заметили, в книге учета поступлений и выбытий архивных документов не содержится информация о временном изъятии документов из архива, а также о лицах, которые имели доступ к архивным документам. При этом в случае отсутствия необходимого документа в месте его хранения данная информация была бы очень полезна для установления его реального местонахождения. Для такой цели имеет смысл организовать ведение учета посещений места хранения документов в журнале посещений, содержащем следующие графы:

  1. дату посещения;
  2. фамилию, имя и отчество посетителя;
  3. наименования временно изъятых документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, к которым относятся временно изъятые документы;
  4. период времени, к которому относятся временно изъятые документы;
  5. код места хранения временно изъятых документов;
  6. дату возврата документов;
  7. подпись посетителя. Заполняется с целью подтверждения посетителем своего посещения и временного выноса указанных документов;
  8. подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения. Заполняется с целью контроля за соответствием данных, указанных посетителем, фактическим обстоятельствам;
  9. комментарий. Посетитель или лицо, ответственное за организацию хранения документов в месте хранения, может оставить информацию, которую сочтет нужной (например, о предполагаемом сроке возврата временно полученных документов).

В случае временного выноса архивных документов заполняются соответствующие графы о наименованиях изъятых документов, периоде времени, к которому они относятся, коде места их хранения. При возврате этих документов делается отметка о дате возврата в записи о посещении места хранения для временного выноса документов, произведенной ранее. Таким образом, при временном выносе каких‑либо документов из данного журнала становится возможным определить лицо, у которого должны находиться временно изъятые документы.

В случае посещения места хранения для пополнения его новыми архивными документами или их безвозвратного изъятия журнал не заполняется.

Журнал посещений и ключи от места хранения документов должны храниться у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения, с целью исключения доступа к архиву посторонних лиц без соответствующих полномочий.

Передача документов в архив. В целях исключения возможных недоразумений в отношениях с работниками рекомендуем включить в их трудовые договоры (должностные инструкции или коллективные договоры) обязанности по передаче документов, оконченных делопроизводством, в архив.

При этом в целях обеспечения архивного хранения документы должны быть определенным образом сгруппированы (сшиты, переплетены или иным образом надежно соединены (объединены)) и на них водоустойчивой краской, чернилами, маркерами должны быть указаны:

  • наименования документов (в соответствии с действующей номенклатурой дел, если она имеется);
  • наименование подразделения или должности работника, передающего документы (в случае необходимости в данной информации);
  • период времени, к которому относятся документы;
  • момент времени, до которого требуется обеспечить сохранность документов.

* * *

Универсального решения в отношении того, как организовать хранение документов, не существует. При любом способе организации их хранения возникают риски утраты документов, которые нужно анализировать в каждом конкретном случае. Самый простой способ – передать документы на хранение в специализированный архив, но и этот способ таит в себе определенные риски, к тому же за такие услуги придется платить.

В статье мы рассмотрели в качестве варианта хранения документов организацию системы их хранения с возможностью поиска документов собственными силами с минимальными затратами хоть в отдельном помещении, хоть в рабочей зоне.

При этом также отметим, что остались нерассмотренными документы в электронной форме, переход на которые позволяет организовать их хранение в компьютерной базе данных. Данный переход, как представляется, и будет задавать основной вектор развития архивного дела, что позволит снизить затраты на хранение документов. Ну а пока в организации не произошла полная замена бумажных документов на электронные, предлагаем организовать ведение журналов регистрации документов и посещений архива в электронном виде, что автоматизирует получение отчетов на основании информации, содержащейся в них.