Требования к документообороту склада

MRSA.ru — азы оценки активов и инвестиций

M oney R ent
S coring A ssets . ru

Оценка вторичной недвижимости

Важность электронного учета и документооборота на складе

Современный мир трудно представить без информационных технологий; многие сферы деятельности не способны обходиться без них. Информационные технологии – это процессы, явления, хранение, обработка, распространение и отображение информации. Склад на Московском шоссе 177 А – яркий пример информационных технологий, необходимых предприятию для успешного ведения деятельности. С учетом всех глобализационных и интеграционных процессов, а также ростом общества потребления, торговля и логистика нуждаются в складских помещениях для накопления и дальнейшего распределения продукции. Через склад проходит множество информационных потоков.

Учет и документооборот – неразрывные сопровождающие информационных потоков, способные при рациональной их организации упростить ведение деятельности на предприятии. На основе учета и документов принимается множество управленческих решений, будь то закупки, планирование или решения о производстве. При неправильном ведении учета или недоработках происходит тотальное искажение. Причинами перехода к использованию информационных технологий на складе являются:

• Получение, переработка, учет и анализ большого количества данных (BigData). На складе может применяться при необходимости получения воспринимаемых человеком результатов, которые не поддаются банальным вычислениям (например, при применении большого АВС-анализа при большом количестве товаров, артикулов, штрихкодов и т.д.);

• Ограниченность человеческих способностей (информационные технологии дополняют, улучшают и в конечном итоге заменяют человеческий труд);

• Требования по срокам хранения документов — в электронном виде документы могут храниться гораздо дольше, чем в бумажном;

• Требования по безопасности – в электронном виде документы могут полностью либо частично шифроваться, ограничиваться по доступу, при запросе документов пользователи могут проходить многоступенчатую проверку, защиту паролями и т.д.;

• Экологические требования – экономия бумаги, сохранение древесных ресурсов, и, как следствие, экономия на канцтоварах и экономия пространства (хранение объема связанных со складской деятельностью документов может потребовать отдельного склада);

• Общемировые тенденции – при правильном и полном применении новейших технологий у предприятия вовремя, в нужном объеме, нужном месте и нужном количестве удовлетворяет спрос потребителей, завоевывает их доверие и получает приверженную аудиторию; технологии – конкурентные преимущества;

• Требования законодательства по ведению документооборота в электронной форме;

• Мощности вычислительных машин и облачных технологий (аренда мощностей у провайдера; может использоваться для вычислений, хранения информации и т.д.) позволяют заменить работу нескольких работников и сэкономить время;

• К информации можно получить доступ из любой (почти) точки мира и в любое время, что обуславливается развитием международной торговли и логистики – клиенты и партнеры могут узнавать необходимую информацию, находясь на любом расстоянии от предприятия и в любом часовом поясе;

• Быстрота обмена данными;

• Скорость обмена данных;

• Простота редактуры документов, заявок;

• Сокращение затрат в целом (производственных, транзакционных, временных, финансовых, человеческих) при налаженной работе и др.

Основываясь на приведенных выше причинах использования информационных ресурсов, становится очевидным тот факт, что роль информационных технологий в различных сферах деятельности будет только возрастать. Особенно это касается складской деятельности при все усиливающийся тенденции увеличения ассортимента и максимальной кастомизации продукции.

Требования к компьютерной системе склада

Современный бизнес чрезвычайно динамичен, и в соответствии с его потребностями меняются вопросы организации оперативного учета, планирования и контроля. Руководители фирм и подразделений нередко плохо представляют себе возможности компьютеризации, которая во многих компаниях выполнена пока только на уровне механизации операций для некоторой части деятельности. В то же время заказчики, не имея необходимых знаний, не могут должным образом поставить задачи для разработки компьютерных систем.

Ниже перечислены требования, которые следует предусматривать при выборе и адаптации или при разработке и развитии компьютерной системы склада.

Система должна обеспечивать:

• формирование любой схемы организации сбыта (оптовая торговля со склада, торговля по заказам, розничная торговля);

• контроль процесса исполнения заказов, графиков доставки и оплаты, состояния товарных запасов, взаиморасчетов и другой информации, необходимой для эффективной работы с клиентами;

• поддержку стандартов автоматизации документооборота. Это означает, что программы реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес-правилам организации и сообщают о необходимости выполнения тех или иных операций.

Управление потоком снабжения и сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия включает:

— формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе современных методологий с обеспечением динамического балансирования производства, продаж и закупок;

— управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

— автоматическое включение входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

— автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

— поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация и разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

-автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую — для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

— множественные налоговые схемы для автоматических расчетов налогов — каждому товару и услуге ставятся в соответствие налоговые схемы прихода и расхода;

— поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранений;

— возможности применения при расчете себестоимости товара методов «среднее», «скользящие среднее», «ЛИФО», «ФИФО»;

— распределение товара по партиям вручную;

— учет неотфактурованных поставок.

— объем полученных заказов;

— объем просроченных заказов;

— количество позиций в невыполненных заказах;

-динамика состояния невыполненных заказов;

— степень удовлетворения спроса по номенклатуре;

— динамика степени удовлетворения спроса по месяцам;

-сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

— количество позиций на складе;

— динамика оборачиваемости по месяцам;

— сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

Запасы по категориям товаров:

-динамика оборачиваемости по месяцам;

— сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

Срочные поставки в заказах на пополнение склада:

— процент количества позиций, заказанных срочно;

— процент стоимости позиций, заказанных срочно;

-динамика изменения доли срочных поставок по количеству позиций;

-динамика изменения доли срочных заказов по стоимости;

— сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

— количество неликвидов по номенклатуре;

-динамика состояния ликвидации неликвидов;

-сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

— процент валового дохода;

— процент валового дохода с 1 служащего в месяц;

— сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

Загрузка персонала:

— ежедневное количество и стоимость полученных позиций;

— ежедневное количество и стоимость отгруженных позиций;

— количество и стоимость возвращенных позиций;

— количество и стоимость поврежденных и несоответствующих позиций;

— ход выполнения инвентаризации;

-ежедневное количество и стоимость полученных и отгруженных позиций на 1 рабочего — загрузка;

-динамика загрузки по месяцам;

— сравнение этих данных с планом и прошлым годом.

Материальный учет должен обладать широким спектром

возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций. В связи с этим необходима мощная система управления складом, включающая электронный обмен данными, работу со штрих-кодами и технологию складского радиообмена.

База данных должна обеспечивать:

-хранение каталожных, серийных и иных номеров, изображений, спецификаций или схем товаров,

— несколько вариантов единиц измерения;

-накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т.п.;

— просмотр состояний запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;

— выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;

Смотрите так же:  533 приказ рк

— создание наборов, состоящих из нескольких товаров;

-указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;

— неограниченное число замен товаров с учетом цены;

— предложение замены при отсутствии товара на складе;

— определение инструкции о месте доставки;

— конкретные указания/сообщения на накладной/счете;

-дробные количества (меры) товаров в заказе;

— возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;

— возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.

Параметры складского учета должны включать:

— код, наименование и размеры товара;

— несколько возможных единиц измерения;

— вторичные коды, идентифицирующие товар;

— неограниченное число замен товара;

— неограниченное число аналогов товара;

— вызов товара по коду заказчика или поставщика,

— коды товара у различных заказчиков;

— коды товара у различных поставщиков;

-оригинальный код товара у производителя;

— отслеживание партий товара;

— отслеживание серийных номеров товаров;

-формирование наборов товаров для реализации,

— указание основного и дополнительного адреса на складе;

— возможность включения товара в отложенные заказы.

Неограниченное число групп товаров:

— группы при ценообразовании;

— группы для анализа продаж;

— группы по начислению комиссионных;

— группы по стоимости;

— группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;

— группы для производства;

— группы по бонусам и комиссионным;

-группы по таможенным пошлинам;

— группы по способу доставки;

— параметры для закупок;

— экономичное количество в заказе;

— минимальный/максимальный запас на складе;

— пути восполнения запасов.

— до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товаров, от группы товаров;

-комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;

— коды налогообложения. Параметры для бухгалтерского учета:

— неограниченные возможности привязки к счетам главной книги для проведения товарных операций;

— использование различных методов определения стоимости:

Тема № 13. Основные требования к организации документооборота.

Понятие “документооборот” и его нормативно-методическое регулирование. Характеристики документооборота. Правила учёта документооборота. Основные этапы прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот— движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОС 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

каждое перемещение документа должно быть оправданным;

следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

соблюдение единого порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Основными нормативно-методическими документами, регулирующими документооборот в организации, являются: Инструкция по делопроизводству, график документооборота (может быт приложением к инструкции по делопроизводству).

Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства, при решении вопроса о внедрении средств механизации и автоматизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество определяется дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие учитываются на участке приема и отправки. Внутренние — по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается только один раз.

Документооборот организации включает движение поступающих, отправляемых и внутренних документопотоков организации.

Документооборот поступающих документовпроходят:

прием входящей корреспонденции (экспедиция или секретарь);

первичную обработку (правильность доставки, вложений, целостность);

регистрацию (в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов);

предварительное рассмотрение и распределение (распределение документации для руководителя, заместителя, специалистом в соответствии с принципом делегации полномочий);

постановка на контроль (при необходимости);

рассмотрение руководством (резолюция);

внесение резолюции в учетные формы (корректировка контроля при необходимости);

передача на исполнение;

Порядок прохождения исходящихдокументоввключает в себя:

— подготовку и оформление проекта документа;

— согласование или визирование;

— регистрацию и отправление документа.

Порядок прохождения внутренних документоввключает в себя:

— составление и изготовление проекта документа;

— согласование или визирование (в необходимых случаях);

— подписание или утверждение;

— рассылку по структурным подразделениям,

— исполнение и направление в дело.

Составление и изготовление проекта документа, передача его на согласование или визирование, подписание (утверждение) осуществляются лицом, подготавливающим проект документа.

Как эффективно вести документооборот на складе

Как известно, все процедуры по приему, хранению, перемещению, отпуску товаров со складов должны оформляться с помощью соответствующих документов и отражаться в складском учете. Составление документов вручную уходит в прошлое: сегодня работники ведут складской учет при помощи специальных программ и сервисов. Об автоматизации операций складского учета и программах для ведения складского документооборота – читайте в нашем материале.

Содержание:

Скачать бланки наиболее важных документов по учету товаров на складе:

Автоматизация операций складского учета

Несколько десятков тысяч единиц может насчитывать номенклатура товаров на складе среднестатистической фирмы. И именно от качества ведения складского учета зависит сохранность такого большого количества товаров.

Некоторые склады с небольшим ассортиментом товаров ведут складской учет в «Excel», но современные предприниматели, которые стараются вести свой бизнес в ногу со временем, давно оценили преимущества и удобство программ автоматизации складских процессов. Для чего же необходима автоматизация работы склада?

В первую очередь, автоматизация необходима потому, что возникновение проблем в работе складов может повлечь за собой значительные финансовые потери для владельцев бизнеса.

Как создать управляющую компанию в сфере ЖКХ читайте здесь

К примеру, из-за неправильного расположения товаров, из-за ненадлежащего оформления отчетности, ошибочного учета остатков товаров, из-за человеческого фактора – невнимательности, ошибок персонала, а также нерационального использования складской территории весь процесс работы склада тормозится, система выстроена неправильно, а значит она, безусловно, даст сбои.

Неавтоматизированными могут оставаться небольшие склады с узким перечнем товаров, но если владелец бизнеса нацелен на развитие и не хочет останавливаться на достигнутом, то автоматизация операций складского учета – это важнейший шаг в работе, который принесет видимый результат уже спустя самое короткое время.

Основные преимущества автоматизации склада – это:

  • Адресное хранение товаров;
  • Систематизация номенклатурного справочника товаров;
  • Оперативный учет поступающей продукции;
  • Быстрое приходованные, расходование, списание товаров;
  • Детализация расположения товаров на складе;
  • Контроль запасов и остатков товаров в онлайн-режиме;
  • Управление резервированием;
  • Составление документов для организации работы склада в автоматическом режиме.
  • Облегчение проведение процесса инвентаризации товаров.
  • Облегчение процесса поиска товаров на складе.
  • Сокращение числа ошибок, случаев неправильного учета товаров.
  • Сокращение объема работ для сотрудников склада.
  • Печать ценников и этикеток.
  • Отслеживание процессов и стадий заказов товаров клиентов в онлайн-режиме.
  • Грамотное и эффективное управление складской территорией.
  • Повышение производительности работы склада.

И это лишь основные преимущества, которые приобретает любой склад после автоматизации процессов. Автоматизировать склад можно при помощи различных программ и на разных уровнях: частичном, базовом, полном – все зависит от того, какие цели автоматизации преследуется руководством фирмы и какой результат планируется получить.

Чтобы в полной мере оценить все преимущества автоматизации склада используйте программу Бизнес.Ру. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом с возможностью настройки под пользователя. Все вышеперечисленные преимущества уже входят в базовый функционал программы Бизнес.Ру.
Попробуйте программу для автоматизации склада Бизнес.Ру бесплатно>>>

То есть, автоматизировать можно, к примеру, только основные складские операции, а можно и все складские процессы полностью от «а» до «я».

Неоспоримым плюсом, который получит владелец бизнеса после автоматизации склада – это составление документов для организации работы склада.

Как известно, все процедуры по приему, хранению, перемещению, отпуску товаров со складов должны оформляться с помощью соответствующих документов и должны отражаться в складском учете.

И, если раньше составлять документы нужно было в ручном режиме и затрачивать на это огромное количество времени, то после внедрения автоматизации склада все документы для организации работы склада будут готовы автоматически, в самое короткое время и с исключением каких-либо ошибок. Это значит, что процесс подготовки складских документов упростится и ускорится в разы.

Сконцентрироваться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на бумажную работу, поможет сервис Главбух Ассистент. Оцените его преимущества — первый месяц бесплатно.

Смотрите так же:  Кто может заверить копию трудового договора

Виды складской документации

Рассмотрим основные виды первичных учетных документов, необходимые для оформления процедур по приему, хранению и сбыту товаров на складе. Документальное оформление каждой операции необходимо в первую очередь для предупреждения ошибок, нарушений персонала. Провести аудит вашей документации можно здесь.

Организация складского учета

Для успешного развития любого предприятия, независимо от формы собственности и осуществляемого вида деятельности, необходимо правильно организовать работу его склада.

В большинстве случаев для хранения товаров выделяется отдельное, хорошо оборудованное и охраняемое помещение. Благодаря складскому учёту обеспечивается сохранность всего объема товарных и материальных ценностей.

Особенно это важно для компаний, специализирующихся на реализации и производстве продукции, где необходимо иметь постоянно обновляющиеся данные о проданном и оставшемся на складе товаре.

Согласно распоряжению Министерства Финансов России, организация складских операций возлагается на материально-ответственное лицо.

Лет 15 – 20 назад практически все коммерческие организации ведение складских операций осуществляли вручную, так как далеко не все предприятия могли себе позволить использовать компьютерную технику.

Сегодня ситуация кардинально изменилась и ведение складского учёта осуществляется посредством специально разработанного программного обеспечения и полной автоматизации работы склада.

  • Складское помещение может использоваться в следующих целях:
  • для хранения товаров, подлежащих дальнейшей реализации;
  • для хранения готовой продукции;
  • для хранения рабочей одежды, инвентаря, ветоши, средств индивидуальной защиты и т. д;
  • для хранения запасных частей и комплектующих, задействованных в производственных и ремонтных процессах;
  • для ответственного хранения товарных и материальных ценностей.

Какие требования к работникам склада

Ни один склад не будет эффективно работать без участия таких высококвалифицированных специалистов, как: заведующий складом, кладовщик (если склад принадлежит крупному предприятию, то кладовщиков может быть несколько) и конечно, деятельность склада немыслима без грузчиков и уборщиц.

На каждого работника склада возлагаются определённые обязанности, которые должны быть прописаны в учётной политике предприятия.

Требования, предъявляемые к заведующему складом Руководитель склада должен грамотно организовать работу всех сотрудников, находящихся в его подчинении. Он лично контролирует все движения по складу: приход товаров, расход товаров, внутреннее перемещение товаров.

На такую должность могут претендовать специалисты, отвечающие следующим требованиям:

  • люди, имеющие среднее или высшее образование по специальностям, связанным с бухгалтерским учётом, финансами и экономикой;
  • люди, занимавшие ранее руководящие должности;
  • люди, имеющие определенный стаж работы на складе (при наличии соответствующего образования).

Требования, предъявляемые к кладовщику Кладовщик – работник склада, в обязанности которого входит организация складского учета материальных ценностей. Ежедневно он выполняет следующие функции:

  • принимает поступившие на склад товарные и материальные ценности;
  • выполняет проверку их сопроводительной документации;
  • самостоятельно вносит данные о прибывшем товаре в складскую учётную документацию;
  • выдает товарные и материальные ценности;
  • выписывает расходные документы;
  • делает соответствующие отметки в складской учётной документации;
  • проводит переучёт имеющихся на складе товарных и материальных ценностей и т. д.

Согласно опыту компаний, предоставляющих услуги по обеспечению информационной безопасности, основная доля утечки данных происходит по вине сотрудников компании. Грамотный и профессиональный подход к обеспечению безопасности информации банков подразумевает слаженную работу всех отделений и беспрерывное функционирование финансовых систем. Подробнее о защите банковских данных читайте тут.

Требования, предъявляемые к грузчикам и младшему обслуживающему персоналу Приём людей на должность грузчика склада производится при условии соответствия кандидата определенным требованиям.

В частности, грузчик должен: обладать хорошим здоровьем, быть физически развит, и должен уметь управлять специализированной техникой, которая обычно задействуется при поднятии и перемещении большого количества груза (погрузчики). Дополнительное требование к кандидату на должность грузчика – отсутствие вредных привычек.

Младший обслуживающий персонал должен содержать помещение склада в чистоте, делая регулярную сухую и влажную уборку, а также своевременно вывозить скопившийся мусор.

Документы при организации складского учета ТМЦ

Работники склада должны заполнять первичную документацию при совершении любой хозяйственной операции, касающейся товарных и материальных ценностей.

Также в их обязанности входит составление регулярных отчётов, которые относятся к внутренней документации предприятия. Сроки и порядок их составления устанавливается непосредственно руководством компании, которой принадлежит склад.

Согласно действующему на территории России Федеральному законодательству, организация складского учета на предприятии должна происходить при соответствующем документальном оформлении каждой совершённой операции с ТМЦ.

К таким документам относятся:

  • акт формы МХ – 1 «О приёме – передаче ТМЦ на хранение»;
  • акт формы МХ – 3 «О возврате ТМЦ, которые были сданы на хранение»;
  • складское свидетельство;
  • складская квитанция;
  • доверенности М – 2, М – 2а, на основании которых можно получить товары со склада от имени любого предприятия;
  • приходный ордер М – 4 – документ, необходимый для учёта ТМЦ, прибывших от поставщиков;
  • акт приёмки ТМЦ М-7, где указываются все данные о поступившем на склад товаре;
  • лимитно-заборная карта М-8;
  • накладная – требование М-11. Используется для внутреннего учёта ТМЦ;
  • накладная М-15, заполняемая при отгрузке товарных и материальных ценностей сторонним организациям;
  • карточка учёта ТМЦ М-17, предназначенная для внутрискладского учёта материальных ценностей;
  • акт приходования ТМЦ М-35, заполняемый при демонтаже основных фондов и т. д.

Систему защиты информации образует комплекс определённых мер (законодательные, административные, аппаратно-программные, физические), которые будут направлены на устранение угрозы безопасности, Качественные системы информационной безопасности предприятия учитывают всевозможные объекты угроз, их источники, цели, способы овладения информацией, а также варианты и средства защиты. Подробнее о безопасности предприятий читайте тут.

На каждом складе, помимо первичной документации, должны вестись учётные регистры, в которые регулярно ответственные лица вносят соответствующие данные.

В конце каждого месяца заведующий складом должен подвести итоги его работы. Для этого он изучает отчёты кладовщиков и вносит сводные данные (точное количество принятых и отгруженных за отчётный период товаров) в книгу складского учёта.

После этого им собирается вся полученная и выписанная первичная документация и, вместе с заполненной заборной картой (в ней помимо данных о ТМЦ указывается информация относительно возвратной тары), передаётся сотрудникам бухгалтерии.

Ответственность за нарушения при организации складского учета

В том случае, когда работниками склада нарушаются требования действующего законодательства, касающиеся документального учёта прихода или расхода товарных и материальных ценностей, ответственные лица подвергаются финансовым санкциям.

Последующие нарушения, произошедшие в течение одного отчётного года, могут повлечь за собой увеличение штрафных санкций, сумма которых может возрасти. Эти требования, к которым относится правильная организация учета складских операций, регламентированы статьёй 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Каждый руководитель давно работающего или только открытого ООО, коммерческого или государственного предприятия должен со всей ответственностью подходить к организации работы своего склада.

Это касается как сотрудничества с высококвалифицированными специалистами, так и современного технического оснащения складского помещения (компьютерной техникой, специализированной грузоподъёмной техникой и т. д.).

Регулярный контроль работы склада поможет исключить хищение товарных и материальных ценностей, утечки информации, что негативно сказывается на финансовом благополучии любого предприятия, независимо от формы его собственности.

Требования, предъявляемые к компьютерам, представленным на сертификацию в фирму «1С» для получения логотипа «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие»

Фирма «1С» проводит сертификацию компьютеров на предмет совместимости с системой программ «1С:Предприятие» версий 8.3.

Компьютеры, прошедшие сертификацию, получают сертификат, удостоверяющий их совместимость с системой программ «1С:Предприятие», а также право на использование логотипа «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

К сертификации принимаются компьютеры с характеристиками не хуже:

32-разрядный сервер 1С:Предприятия:

  • Системные требования
  • Процессор Intel Pentium IV/Xeon 2,4 ГГц и выше
  • Оперативная память 1024 Мб и выше
  • Жесткий диск 40Гб и выше
  • Устройство чтения компакт-дисков
  • USB-порт
  • SVGA-видеокарта

64-разрядный сервер 1С:Предприятия:

  • Системные требования
  • Процессор с архитектурой x86-64 (Intel с поддержкой EM64T, AMD с поддержкой AMD64).
  • Оперативная память 2048 Мб и выше
  • Жесткий диск 40Гб и выше
  • Устройство чтения компакт-дисков
  • USB-порт
  • SVGA-видеокарта

Сервер баз данных:

  • Системные требования
  • Технические характеристики компьютера и операционная система должны соответствовать требованием Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.
  • Системные требования
  • Процессор Intel Pentium Celeron 2400 Мгц и выше
  • Оперативная память 1024 Мб и выше
  • Жесткий диск 40Гб и выше
  • Устройство чтения компакт-дисков
  • USB-порт
  • SVGA-видеокарта
  • Системные требования
  • Процессор Intel Pentium Celeron 1800 Мгц и выше
  • Оперативная память 256 Мб и выше
  • Жесткий диск 40Гб и выше
  • Устройство чтения компакт-дисков
  • USB-порт
  • SVGA-видеокарта
  • Системные требования
  • Процессор Intel Pentium Celeron 1800 Мгц и выше
  • Оперативная память 256 Мб и выше
  • Жесткий диск 40Гб и выше
  • Устройство чтения компакт-дисков
  • SVGA-видеокарта
Смотрите так же:  Форма заявление в суд на возмещение ущерба

Компьютеры должны быть укомплектованы мышью, клавиатурой, сетевыми шнурами.

Компьютер должен предоставляться для сертификации в той программно-аппаратной конфигурации, в которой он будет поставляться потребителю.

Вместе с компьютером должен поставляться комплект необходимых драйверов под соответствующие операционные системы.

Конфигурация компьютера должна соответствовать спецификации (Hardware Compatibility List) для используемых операционных систем.

Документооборот в складском учете

В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставятся номер карточки и виза работника бухгалтерии или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию организации. Карточки выдаются заведующему складом под расписку в реестре.

Учет движения МПЗ (приход, расход, остаток) на складе ведется материально ответственным лицом. В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открываются второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работниками бухгалтерии при очередной проверке.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) кладовщик делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операции, и ежедневно выводятся остатки. Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерии организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять на складах в присутствии кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерии сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность ведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерии со складскими карточками. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерии предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные в организации графиком кругооборота, кладовщики обязаны сдавать, а работники бухгалтерии или иного подразделения организации — принимать от них все первичные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется составлением реестра, на котором работник бухгалтерии расписывается в получении документов.

О результатах произведенных на складах проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерии, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

При оформлении отпуска материалов подписями получателей в карточках складского учета без оформления расходных документов карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу по реестру и после обработки возвращаются на склад.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «Остаток перенесен в карточку 200_ года N _»), подшиваются и сдаются в архив организации.

На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета. В этих книгах на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В строительных организациях оборудование к установке может учитываться на складах в специальном журнале учета поступающих грузов (форма N МХ-4). Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России N 66. Записи в журнале производятся уполномоченными работниками по мере поступления оборудования на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

Если будет установлено несоответствие поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины и т.п.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее соответствующим актом.

В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется. Приемный акт служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Материалы приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По единицам измерения устанавливается учетная цена.

Когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках — количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если затруднительно отражение движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерии, специалистами других отделов (если это необходимо) и заведующим складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения, со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято на предприятии (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята на предприятии.

Если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделения организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделения организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, оформляется распорядительным документом организации.

Складской учет материальных запасов может вестись при помощи средств вычислительной техники. В этом случае оператором вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов в средства вычислительной техники.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей. Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты.

При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.