Загранкомандировки проживание

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ь п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

  • работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ы ст. 168 ТК РФ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

  • работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет а подп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай — если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , 2014, № 13, с. 76.

Комиссия банка за обмен валюты — это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить их ст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие й п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн о ч. 2 ст. 168 ТК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов — они покрываются за счет суточны х п. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс я Письмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк е п. 3 ст. 217 НК РФ : в России — 700 руб., за рубежом — 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда — по российски м п. 18 Положения № 749; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо ´ ль ­ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛ Письма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ы Письмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть — после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Когда командировка уже идет к закату, работнику нужно побеспокоиться о том, чтобы все документы, подтверждающие расходы, были в наличии

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

  • работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
  • работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России — в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Суточные при командировках в 2018 году: размеры выплат, изменения

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. В этой статье Юлия Бусыгина, ведущая вебинара про оформление командировок в 2018 году, комментирует выплату суточных по командировкам и ситуацию по отмене суточных в 2018 году.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Суточные в 2018 году

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. В 2018 году суточные при командировках сотрудникам сохранены.

Ситуацию комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы :

«Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, с 1 января 2018 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные. Обращаю внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ » .

Рекомендуем вебинар про оформление командировок: документальное оформление и оплата командировки; средний заработок при командировке; командировка в выходной, однодневная командировка; суточные при командировках.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день,
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс под отчет 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро
Смотрите так же:  Как не проиграть спор на алиэкспресс

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные 1 день по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных в 2018 году по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)

По общему правилу размеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 рублей — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Эксперт Юлия Бусыгина комментирует, как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные: «Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам ».

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Однодневная командировка: суточные-2018

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам в 2018 году:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах вашей компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ»

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным по России, ни по суточным за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающие документы по суточным не существуют. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Какими документами можно подтвердить оплату проживания в командировке

Вопрос-ответ по теме

Сотрудник вернулся с командировки и предоставил в подтверждение проживания в гостинице:- счет на оплату (печать гостиницы отсутствует)- чек ККМ- чек банковского терминала (сотрудник оплатил проживание банковской картой). В данном чеке не прописана фамилия держателя карты. Достаточно ли таких документов для подтверждения расходов? Нужна ли банковская выписка, заверенная печатью, для подтверждения расходов по банковской карте?

Нет, не достаточно.

Если сотрудник оплатил проживание банковской картой, оплату проживания подтвердит счет или квитанция, выданная гостиницей и оформленная в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 (представлены в рекомендации № 2 в полном ответе). В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету банковской карты.

Главные новости декабря для бухгалтера

1.Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Документальное подтверждение расходов

Если гостиница применяет ККТ, подтверждающими документами будут кассовый чек с квитанцией к приходному кассовому ордеру. Гостиницы, которые не применяют ККТ, выдают клиентам бланки строгой отчетности.

Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков

При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.

Организации, оказывающие услуги населению, могут проводить наличные денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такой вывод следует из пункта 7Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Внимание: счет формы 3-Г не подтверждает расходы на наем жилого помещения в командировке. Связано это с тем, что форма 3-Г не является бланком строгой отчетности. Ее запрещено применять с 1 декабря 2008 года (письма Минфина России от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400, от 9 июня 2009 г. № 03-01-15/6-291).

Ситуация: какими документами можно подтвердить оплату проживания в командировке, если сотрудник оплатил услуги гостиницы корпоративной картой через Интернет

При оплате услуг гостиницы с помощью банковской карты необходимы документы:

  • подтверждающие использование карты сотрудником (слипы электронных терминалов, квитанции банкоматов, выписка по счету корпоративной карты, предоставленная кредитным учреждением);
  • свидетельствующие об оплате услуг гостиницы и о получении ею денег (кассовый чек или иной документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности).

В рассматриваемой ситуации у сотрудника не будет слипов электронных терминалов или квитанции банкомата, поскольку оплата производится через Интернет. Поэтому запросите у банка выписку по счету корпоративной карты.

При оплате проживания через Интернет гостиница не сможет предоставить сотруднику кассовый чек. Вместо него она вправе выдать сотруднику бланк строгой отчетности (счет или квитанцию) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не подтверждает расходы.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации оплату проживания подтвердит счет или квитанция, выданная гостиницей и оформленная в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету корпоративной карты.*

Смотрите так же:  Осаго на легковой прицеп 2019

2. Из рекомендации

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

В каких случаях можно использовать бланки строгой отчетности при расчетах наличными

Вместо ККТ при оказании платных услуг населению организация может применять бланки строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Перечень услуг в ОКУН открытый, так как некоторые услуги отнесены к прочим. Поэтому, если услуги прямо не поименованы в ОКУН, но относятся к услугам, оказываемым населению, организация может применять БСО. Например, услуга по лечению при проживании в пансионатах в ОКУН не поименована, но может быть отнесена к прочим санаторно-оздоровительным услугам. И следовательно, при ее оказании можно использовать БСО. За разъяснениями об отнесении того или иного вида деятельности к услугам, оказываемым населению, можно обратиться в территориальное отделение Росстандарта. Такие выводы следуют из писем Минфина России от 21 октября 2013 г. № 03-11-11/43794 и от 8 октября 2012 г. № 03-01-15/8-213(доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 24 октября 2012 г. № АС-4-2/18034), ФНС России от 7 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4329.

Бланки строгой отчетности должны содержать следующие обязательные реквизиты:*

  • наименование документа, шестизначный номер и серия;
  • наименование организации и ее организационно-правовая форма;
  • местонахождение постоянно действующего исполнительного органа организации (в случае его отсутствия иного уполномоченного лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности);
  • ИНН, присвоенный организации;
  • вид услуги;
  • стоимость услуги в денежном выражении;
  • размер оплаты наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
  • дата расчетов и составления документа;
  • должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации;
  • иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги, и которыми организация вправе дополнить документ.

Загранкомандировка. Нюансы учета отдельных операций

В настоящее время заграничная командировка не является редкостью. Для учреждений спорта такие поездки могут быть связаны с проведением различных спортивных мероприятий как в странах Европы, так и в странах СНГ. Особенностью данной поездки является то, что расходы командированного лица ведутся в валюте иностранного государства. О том, как отразить их в учете, пойдет речь в статье.

Командировочные расходы. Что и сколько следует возмещать?

В соответствии с общими нормами перед отъездом командированному лицу выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749,ст. 168 ТК РФ). Кроме того, командированным работникам гарантировано сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).

Если командировка связана с поездками за рубеж, то перечень командировочных расходов может быть шире. В этом случае в соответствии с п. 23 Положения № 749 работодатель должен возместить:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются (ст. 168 ТК РФ):

  • работникам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных учреждениях, федеральных государственных органах, – нормативными правовыми актами Правительства РФ;
  • работникам, заключившим трудовые договоры о работе в государственных учреждениях субъектов РФ, государственных органах субъектов РФ, – нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ;
  • работникам, заключившим трудовые договоры о работе в муниципальных учреждениях, органах местного самоуправления, – нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Таким образом, при возмещении командировочных расходов учреждение спорта исходит из норм, которые регламентированы для данной организации нормативными документами в зависимости от ее ведомственной принадлежности к определенному уровню бюджета. Так, например, учреждения, финансируемые за счет средств федерального бюджета, при возмещении командировочных расходов обязаны руководствоваться требованиями постановлений Правительства РФ от 02.10.2002 №729, от 26.12.2005 №812. Обратите внимание, что в данной ситуации возмещение командировочных расходов не регулируется коллективным договором. Эта норма предусмотрена с 02.04.2014 только для коммерческих организаций.

Как выдать иностранную валюту на командировку?

В связи с возникающими вопросами по поводу осуществления операций в иностранной валюте, связанных с направлением работников бюджетных учреждений в заграничные командировки, Минфин в Письмеот 10.12.2013 № 02‑06‑007/54200 привел следующие разъяснения.

В силу пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона № 173‑ФЗ разрешено проведение между резидентами валютных операций по оплате и (или) возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. По мнению Минфина, данные нормы подтверждают право работодателя выдать работнику аванс в иностранной валюте через кассу учреждения при условии открытия валютного счета.

Таким образом, для проведения операций с иностранной валютой учреждению спорта необходимо открыть в банке валютный счет. Осуществление незаконных валютных операций или осуществление операций с нарушением валютного законодательства РФ, включая куплю-продажу иностранной валюты минуя уполномоченные банки, либо осуществление валютных операций, расчеты по которым произведены минуя счета в уполномоченных банках в случаях, не предусмотренных валютным законодательством РФ, влечет административную ответственность, установленную п. 1 ст. 15.25КоАП РФ.

С 01.07.2014 порядок открытия (закрытия) валютных счетов регулируется Инструкцией ЦБ РФ от 30.05.2014 № 153‑И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов».В соответствии с п. 1.2 данного документа основанием открытия счета является заключение договора счета соответствующего вида и представление до открытия счета всех документов и информации, определенных законодательством РФ.

Выдача учреждением аванса работникам, выезжающим в командировку за рубеж, производится в иностранной валюте через кассу учреждения путем снятия валюты с валютного счета или покупки учреждением валюты в банке. На основании п. 2.1 Указаний ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054‑У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации» выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение, составляемого в произвольной форме.

Для получения валюты иностранного государства необходимо определить ее количество, то есть сумму, которая подлежит снятию с валютного счета. Как правило, она складывается из расходов на проживание (услуги гостиниц) и суточных. В этом случае надо учитывать нормы, изложенные в Положении № 749. Как указано в п. 18 данного документа, суточные в иностранной валюте при направлении работника в командировку за рубеж выплачиваются с учетом следующих особенностей:

  1. при следовании работника с территории РФ дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
  2. при следовании на территорию РФ дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с ее территории и обратно определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Например, работник учреждения направлен в служебную командировку в Германию. Вылет самолета из Москвы – 29 августа, возвращение работника в РФ – 2 сентября. Таким образом, суточные за 29 августа будут выплачены работнику в валюте Германии (евро), за 2 сентября – в рублях.

При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения № 749).

Как отразить в учете курсовые разницы?

При принятии расходов, выраженных в иностранной валюте, у бухгалтеров часто возникает вопрос, на какую дату следует брать курс иностранной валюты по отношению к рублю. В соответствии с п. 216 Инструкции № 157н для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета.

Однако следует учитывать, что при возврате сотрудником неизрасходованных подотчетных сумм в иностранной валюте они отражаются в бухгалтерском учете в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу Банка России, действующему на дату внесения денежных средств в кассу (то есть на дату совершения операции) (п. 154 Инструкции № 157н).

Бюджетное учреждение физической культуры и спорта направило сотрудника в зарубежную командировку.

9 сентября 2014 года с валютного счета была снята сумма в 1 000 евро.

11 сентября 2014 года деньги были выданы работнику, командированному за границу, на оплату суточных. Оплата гостиницы была произведена с валютного счета учреждения.

26 сентября 2014 года работник, вернувшийся из командировки, представил авансовый отчет на сумму 850 евро и сдал неизрасходованную сумму в размере 150 евро в кассу учреждения.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил (цифры в примере условные):

  • 09.09.2014 – 49,69 руб./евро;
  • 11.09.2014 – 48,80 руб./евро;
  • 26.09.2014 – 50, 58 руб./евро.

Все расходы осуществляются за счет средств от приносящей доход деятельности.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 174н будут сделаны следующие записи:

Как правильно возместить сотруднику расходы на проживание в гостинице

Вопрос-ответ по теме

Просим разъяснить как правильно возместить сотруднику расходы на проживание в гостинице в загранкомандировке в Грузии, если сотрудник произвел оплату за проживание в гостинице своей банковской картой (банковская карта рублевая).Сотрудник предоставил чек по оплате проживания, в котором списана сумма в валюте страны проживания — Грузии, а также предоставил счет за проживание, где сумма проживания по датам проживания указана в валюте страны проживания — Грузии, а в итоговой строке счета указаны суммы как в валюте Грузии так и в долларах США.Каким образом произвести правильно расчет компенсации сотруднику стоимости за проживание в загранкомандировке в Российские рубли? На дату утверждения авансового отчета курс ЦБ РФ какой валюты применять в данной ситуации, Грузии или Долларов США?

Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа. Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте.

Смотрите так же:  Наследство по закону гк рсфср

В авансовом отчете сумма расхода указывается по курсу на момент проведения платежа. Курс какой валюты брать зависит от того, в какой валюте произошло списание. Это будет видно из банковской справки.

Главные новости декабря для бухгалтера

1.Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА», № 9, CЕНТЯБРЬ 2015

РАБОТНИК ОПЛАТИЛ ГОСТИНИЦУ
В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ РУБЛЕВОЙ КАРТОЙ, НО В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ

Документ: письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749
Что нового: сумму компенсации затрат нужно пересчитать в рубли на день оплаты расходов

Компания обязана возместить работнику оплату жилья в командировке (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Оплата произведена в валюте. Компенсацию нужно выплатить в рублях. Как ее рассчитать?

Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа. Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте.

Например, 20 августа 2015 года сотрудник улетел в командировку на три дня в Рим. В этот же день он оплатил рублевой картой номер в гостинице. С карты была списана сумма за два дня проживания — 200 евро.

Курс обмена валюты банка на 20 августа — 72,7085 руб. Компания должна выплатить работнику компенсацию в размере 14 541,70 руб. (200 евро × 72,7085 руб.).*

2.Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА», № 11, НОЯБРЬ 2015

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ В ВАЛЮТЕ ОПЛАЧЕНЫ РУБЛЕВОЙ БАНКОВСКОЙ КАРТОЙ: КАК УЧЕСТЬ ЗАТРАТЫ

Н.А. Ленская, аудитор

Из этой статьи вы узнаете:
в какой день учитывать командировочные расходы в валюте;
— какой курс использовать для пересчета расходов;
— как оформить авансовый отчет.

Работник получил аванс на загранкомандировку в рублях на свою рублевую банковскую карту. Этой картой он оплатил расходы за границей в валюте.

Как бухгалтеру пересчитать валютные расходы в рубли, уточнили специалисты Минфина России.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ В ВАЛЮТЕ

Затраты на командировочные расходы нужно определять исходя из истраченной суммы валюты. Ее определяют по курсу обмена банка — эмитента карты (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-03-06/41128). Курс нужно брать на момент проведения платежа (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Курс обмена сотрудник может подтвердить заверенной справкой из банка о движении денежных средств на его счете. Банк указывает в справке сумму платежа и в валюте, и в рублях. В сумме в рублях учитывается внутренний курс банка.

Предположим, что работник не представил справку о движении средств на своем счете. В этом случае можно направить в банк, выпустивший карту работника, запрос о курсе обмена валюты на определенный день. Письменный ответ банка нужно приложить к авансовому отчету.*

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОБ ОПЛАТЕ

Для подтверждения оплаты командировочных расходов понадобятся также оригиналы всех документов, связанных с платежами по банковской карте: квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронных терминалов).*

Обратите внимание: в этих документах обязательно должна быть указана (пусть и латиницей) фамилия работника — держателя банковской карты (письмо Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106).

РАСЧЕТЫ С КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКОМ

Работодатель обязан возмещать командированному сотруднику расходы, связанные со служебной поездкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Компания возмещает сумму расходов в рублях.

На основании справки из банка (письма о курсе обмена валюты) бухгалтер посчитает сумму расходов в рублях и выяснит:

  • — или работнику нужно возместить перерасход;
  • — или работник должен вернуть неиспользованный остаток.

Справка банка о движении денежных средств на счете является первичным документом. Работник должен упомянуть ее в авансовом отчете.

Как правило, авансовый отчет оформляют по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. На оборотной стороне авансового отчета работник указывает потраченные суммы в рублях (образец ниже).*

Суммы в валюте указывают только в том случае, если аванс был выдан в валюте (Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).*

ОФОРМЛЕНИЕ ПОДОТЧЕТНОГО АВАНСА

Когда работник расплачивается в командировке личной банковской картой, есть угроза, что налоговые инспекторы могут не признать это расходами подотчетного лица. Чтобы избежать претензий, оформите несколько документов.*

Заявление работника. Перед тем как перечислить аванс на личную банковскую карту попросите работника написать заявление. В заявлении должны быть указаны (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288):

  • — просьба работника перечислить подотчетную сумму на его личную банковскую карту;
  • — реквизиты банковской карты работника.

Платежное поручение. В платежном поручении на перечисление аванса в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными суммами (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

3.Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт

Бухучет операций в валюте

Суммы, снятые сотрудником с пластиковой карты в валюте, отразите в рублях по курсу ЦБ РФ на день списания (п. 4–6 ПБУ 3/2006). Разницу между официальным курсом валюты и курсом банка, по которому он списал деньги с пластиковой карты, включите в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) или доходов (п. 7 ПБУ 9/99):*

Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– отражена отрицательная разница между официальным и коммерческим курсами валюты;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 91-1
– отражена положительная разница между официальным и коммерческим курсами валюты.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.

Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173–ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.

Главбух советует: Чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.

Помимо оперативности такой способ выдачи аванса на загранкомандировку удобен тем, что в учете не будет курсовой разницы. Вместе с тем, из-за колебаний коммерческого курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы.

Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса.

Командированному сотруднику нужно возместить все затраты, которые он понес, с разрешения администрации (ст. 168 ТК РФ). Поэтому сложившийся перерасход ему придется компенсировать.

В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации. Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета. Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег.

Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту. Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.

При выдаче аванса и при возврате неиспользованной суммы сделайте проводки:

Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано вуказаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.*

Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.*

Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).*

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Аналогичный порядок действует и в случае электронных документов, например, авиа- и железнодорожных билетов. Если не сделать перевод, о вычете входного НДС можно забыть. Об этом сказано в письме Минфина России от 9 декабря 2015 г. № 03-07-14/71801.